公文传输系统

公文传输系统（精选13篇）

1.公文传输系统 篇一

附件2：

XX市XX区人民政府电子公文传输系统应

急措施

对于雷电、水灾、火灾、电路抢修等不可抗拒因素造成的网络中断无法传输现象，为切实保障我区无纸化办公的正常应用，确保传输体系正常运作，根据宛城区工作实际，特制定本应急措施。

应急措施：

1、因雷电、水灾、火灾等自然灾害造成的大规模网络瘫痪，且造

成长时间不能进行公文传输的，经有关领导批准，临时进行纸质公文传输；

2、由于机房故障检测、电路抢修等造成的服务器无法访问，视故

障的严重性经有关领导批准，可申请公文的滞后传递，对于一些紧急的公文，可临时进行纸质公文传输；

3、由于VPN系统访问故障、病毒入侵等造成的无法访问情况，可向信息中心申请技术支持，特殊情况下可申请临时进行纸质公文传输；

4、由于各部门、各乡镇、办的网络故障或计算机故障造成的无法

访服务器现象，可申请临时进行纸质公文传输；

5、因其他原因不能使用或不适宜使用电子公文传输的，经报请有

关领导批准，可申请临时进行纸质公文传输；

备注：因某些特殊情况下进行的纸质公文传输，各单位需备用传真机一台。

2.公文传输系统 篇二

电子公文传输系统(简称“电子公文系统”)是一个独立的管理系统或与办公自动化系统(OA)集成,实现公文的制作、保存、查询和统计等功能,使用高强度加密算法或国家机要管理单位认可的硬件加密设备对公章进行加密,以保证电子公文的严肃性。它有一套完整的公章验证体系,在公文流转过程中,公文盖章和公文打印都必须经过验证。

1.1版式文档在电子公文系统中的应用

版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷等领域信息存储、交换和发布的重要技术。电子公文系统是版式文档格式的应用,重点应用电子公文流转、加盖电子公章、控制打印份数等部分。

1.2版式文档基础技术

(1)结构化信息提取技术

由于版式文档的生成软件的功能以及传统版式文档的描述能力问题,以前的版式文件(如PDF)都不包含结构化信息。因此从其他版式文档转换成新的版式文档标准格式,就需要通过算法进行结构信息的理解和识别,把结构信息写入标准版式文档中。因为历史保存的大量电子公文、电子图书等版式文档,都没有结构信息,而且目前多数生成版式文档的软件也不支持结构信息的输出,所以通过版式文档的结构化信息提取方法,不仅可以解决版式文档标准在电子阅读器中的应用问题,还可以通过结构化信息对内容管理技术的支持,提高版式文档在电子公文、数字档案等领域的应用水平。

(2)安全控制技术

版式文档在发布、传播和存储等过程中,都需要严格的技术手段来支持该文档的保密性、真实性和完整性。应用的发展要求版式文档需要具有开放的验证机制,需要支持水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码等认证技术手段,并便于验证。

现有版式文档的相关安全控制模式仍有一定的局限性,需要对文件进行签名和加密处理时,只能针对文档的整体进行,当文件需要不同部门不同权限的人处理时,这种不可分割性的局限性就表现出来了,因此建立分段授权机制解决上述难题势在必行,即一份文档就能满足不同权限的不同应用。

(3)内容管理技术研究

版式文档同其他类型的文档一样,通常需要由内容管理系统来进行统一的管理。为了更好地对内容管理进行支持,需重点解决针对通用内容管理系统的支持技术,主要包括元数据、自定义域和检索接口。

2电子公文系统组成

电子公文系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、发排系统、脱密软件、收发文管理系统等构成,硬件方面除网络设施外,还需要保密/发排二合一卡(装在专用电脑机箱的CPI插槽中)、彩色打印机等。

电子公文系统将公文传输方式从传统的“先打印后传输”改为“先传输后打印”,从而既能用网络传输红头文件,又基本不改变现有工作流程,解决了相应的远程传版、系统安全性等问题。该系统实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标。

系统构造了一个非常通用的内核,通过条件编译,能产生多种系统多种应用方式的代码,不仅减少大量重复工作,更重要的是保证了核心的一致性,也大大方便了产品的维护和版本控制。

完整的RIP(光栅图像处理器)能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品,用于公文处理绰绰有余。

3电子公文系统主要流程

公文加密流程图如图1所示,公文解密流程图如图2所示。

4电子公文系统安全性分析

公文有其特殊性、重要性、严肃性和规范性,对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求:电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致,保留原有红头,以保证红头文件的严肃性和规范性;与现有公文收发工作流程保持一致;保证安全性,防止文件被篡改,防止文件被未经授权的人阅读;公文电子的传递范围应达到各分支机构;电子公文当天可发送到收文单位。

4.1电子印章的安全性

对于电子印章,可从数据的安全性和使用的安全性进行分析。数据安全是指电子印章数据需要安全存储,防止篡改和拷贝等;使用安全是指系统在使用印章时需要对印章使用的各环节有效控制,保证各环节的正确性和合法性,并对相应的操作记录进行存储,以便日后进行跟踪追查。

数据安全性需要考虑以下问题。

(1)存储安全:印章数据必须被安全存储和管理。

(2)防篡改:印章数据不能被非法篡改,任何篡改都能检测到。

(3)防拷贝:印章数据不能被任意复制,印章必须在特定的存储介质上才能使用。

(4)唯一性:电子印章主要目的是完成对文档的签名,必须唯一对应一个私钥,且私钥必须具有安全保护措施,由使用者所拥有。

(5)机密性:电子印章数据中的印章图片数据如果被非法获取,就可能伪造印章,因此印章数据必须以密文的方式存储,保证印章图片不能被非法获取。

(6)数据结构安全性:印章数据在加盖前和加盖后,都能够验证其合法性。

使用安全性需要考虑以下问题。

(1)完整性验证:在使用过程中必须验证印章数据的完整性。

(2)合法性验证:验证印章数据是否为合法机构颁发。

(3)印章状态的合法性:即当前印章是否允许使用,其状态是否合法。

(4)印章日志:任何对印章的使用都需要进行详细的记录,以便日后审计查询。

4.2电子文档的安全性

电子文档在安全上需要实现数据的不可篡改性和不可抵赖性,其算法必须为国家密码管理局认可的算法,不可篡改性和不可抵赖性可通过电子印章对文档的签名来实现。

对于电子文档的安全,需要重点考虑以下几点。

(1)显示一致性

每台计算机的环境都不一样,尤其是字体文件会影响文档的显示效果,在设计上需要解决这个问题,保证同一个文档在不同的计算机上显示一致。

(2)不可篡改性

盖章后的文档不能被篡改,任何微小的改动都能够被及时发现。

(3)不可抵赖性

盖章人一旦对文档进行盖章确认,则不能否认,系统需要提供有效的方式进行查看。

4.3软件设计的安全性

流程上,每一步骤都需要检查印章或者文档的合法性,否则不进入下一个环节。

功能的设计上,每个功能都是一个独立的流程,直接生成目标文件,处理细节屏蔽在系统内部,调用者不能对其行为进行干预,保证处理的安全性和一致性。

显示软件方面,在显示前首先对文档和印章进行验证,如果出现错误则给出提示,对于带有印章数据的文档,在显示印章的时候,先将印章虚化显示,以防止印章图片被拷屏。

打印数据通过打印驱动发送到打印机,数据有被截获的可能性,需要考虑防止打印数据被截获。

需要提供完整的制章程序给制章中心,印章数据需要使用印章中心的唯一私钥签名,公钥颁发的安全性需重点考虑。

摘要：本文主要阐述了两套电子公文传输系统的安全性设计,一是作为全国办公电子公文传输系统的客户端,一是单位内部使用的系统。

3.中国海油公文一体化系统 篇三

关键词：公文一体化；办公自动化；Domino

1系统建设背景

中国海洋石油总公司在国家。推进信息化和工业化融合”政策和有关规划的指导下，在信息化方面做了大量工作。办公自动化是中国海油信息化建设的重要组成部分，通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构。调整管理体制，在提高效率的基础上。增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

公文处理、流转和交换是办公自动化的核心应用。公文是传达贯彻企业的方针、政策，发布行政规章制度，施行行政措施。答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况。交流经验的重要工具。对于企业内各项工作的高效有序运行、统一员工思想具有重要作用。在中国海油总公司机关内部以及总公司与所属单位机关之间经常进行大量的公文接收与传送。

目前建立在中国海油Domino办公自动，化平台上的总公司的公文应用包括公司文件、领导批示和督办报告等模块，各分公司也建立了相关的公文应用模块。但是，目前的收、发文应用模块只是用来记录公文处理的结果。而真正的文件流转过程信息(如文件当前的处理状态、当前处理人、在某个处理环节所花时间等)却没有通过计算机进行管理，由此容易导致公文流转过程的不可控和传递效率问题。

此外，文件在海油上下级公司之间的传递目前没有在办公自动化平台上实现，各下级公司的文书人员一般通过登录总公司系统相关模块，从总公司公文系统发布的文件中拷贝粘贴文件内容到本地的办公系统公文模块中。容易由于权限限制的原因，导致公文不能及时传递。

针对上述问题，中国海洋石油总公司决定开发满足自己需求的公文一体化系统。

2系统总体框架

中国海油公文一体化系统按照“统一系统格式，统一工作模式”的原则。在总公司、各二级单位内建立既相对独立，又互相关联的大公文系统。公文一体化系统是提供一种对海油系统内公文、档案的一体化处理平台，以用于处理公司内部的公文流转。能够实现包括公司内各级组织内部的公文处理，以及公司各部门之间、公司与下属单位之间的多级公文交换。

公文系统的总体框架如图1所示：

整个公文系统建立在Domino的安全机制之上，包括收文、发文、督办、档案、工作流引擎和公文交换系统。收文系统接收外部文件(包括外单位的纸介质文件和从本系统内其他单位交换来的电子公文)，利用工作流引擎提供的流转控制进行相应的处理，在收文处理过程中。相关的督办人员可以针对文件发起督办。发文系统主要处理内部各种正式文件、请示报签等文件的审批过程，利用工作流引擎进行相关的流转处理，文件发往系统内其他单位时。通过公文交换系统自动进行传递，并记录相应的接收情况。督办系统可以从收文、发文系统中发起，也可以由督办人员直接发起。也可以利用工作流引擎提供相关报告的流转。公文系统中的文书档案系统主要处理文件的归档、查询、借阅和利用。工作流引擎则是系统后台处理流转的基础支撑工具。

各公司的公文系统能相对独立完成本公司内的收文处理、发文审批和工作督办等具体工作，同时，各公司公文系统互相之间可以通过公文交换系统连接为一个整体。形成完整的上下级文件的自动传递。上下级公文系统形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程。总公司的发文，可以通过公文交换系统自动下发到各收文单位的公文系统中。各单位接收到文件后，在收文系统中接收文件，文件自动进行收文登记，进入收文数据库中，接收文处理流程进行处理。通过完整的公文传递，可以确保海油的公文上传下达的畅通。

各功能之间通过业务接口形成一体化的公文流转、交换和归档的处理过程，如图2所示：

3系统实现的功能

3.1发文管理

发文管理子系统提供公司中针对各级组织内部和组织之间的公文流转功能，实现从拟稿到文件下发的一个完整流程的控制，并支持公司与其各级所属单位的公文交换。实现发文过程(经过的步骤包括：起草、核稿、会稿、审稿、签发、编号、套打盖章、印发、存档)；催办；督办(自动和人工督办)；查询、统计等。通过与流程定义功能的关联，达到发文自动化。

在发文过程中可以实现文件的批注(痕迹保留)、流程跟踪、流程的中断处理以及正式发文。在公文流转过程中，若任何一个审核环节通不过，系统能提供驳回功能，使公文直接驳回到发文拟稿部门或发文人。在办公室给定发文的字号后，系统能自动计算发文文号。用户也可以手工对发文文号进行修改。系统能自动产生发文登记簿，并按要求打印输出。若公文下发到公司各部门，系统将自动记录各部门签收情况，各部门签收后，部门收文流程将被自动激活，从而完成收文工作。在发文流程结束以后，公文将自动归档到企业级文档库的相应类目和拟稿部门的部门文档库中。处理完后的公文根据情况若需要发布，系统能自动发布到公司门户首页的“公司公告”栏目中。

3.2收文管理

公司收文有两类，一类是由外部单位下发的纸质公文。另一类是系统内部单位的电子来文(通过发文系统产生)。收文处理主要包括：签收登记并拟办；主管领导批示；相关部门承办或传阅；办公厅(室)归档等环节。对于外单位的纸质来文，在收文管理中，提供与扫描仪的接口，以便快速、方便地将纸质文件扫描成电子文件，该系统能把多页的正文合成一个文档。并且扫描操作可以直接集成在收文登记的界面中。对于通过公文交换传递来的电子文件，可以直接签收登记，避免文件的重复录入工作。对于整个收文办理过程，系统都能提供流程监控和圈阅记录等功能。在收文流程结束以后，公文能自动归档到企业级文档库的相应类目和传阅部门的部门文档库中。系统为公司定制收文登记簿，该登记薄能根据要求打印输出为Excel表格。处理完后的公文根据情况若需要发布，能自动被系统发布到公司门户首页的“公司公告”栏目中。某些收文若需转发到公司各部门，则系统能提供转发功能，并自动记录各部门签收情况。

3.3工作督办

实现两种工作的督办：文件督办和领导安排工作的督办。督办情况要按时间形成督办报告。督办工作的过程为办公厅(室)秘书根据领导要求创建督办事项，说明工作事项、处理部门、责任人等，提交后，相关部门责任人(可能有多个)接收到督办通知，处理交办事项后，分别填写工作反馈信息。文件督办可以直接从收文、发文中发起，督办过程与领导交办工作的督办类似。秘书每周能将当周的督办事项汇总为督办报告。同样利用工作流

引孽中定义的流程进行流转。

3.4文书档案

对于公文档案来说，需要保留公文正文内容，并进行检索、借阅、利用。因此，在公文系统中。设立文书档案的功能，流转完成的各类文件进行归档操作后，自动进入相应的文书档案数据库。文书可以进行文书档案的立卷、分类操作，普通用户可以查阅相应的档案信息，进行检索、借阅等操作。文书档案提供与“兰台档案系统”的接口，定期将文书档案库中新的档案信息提交到“兰台档案系统”中去。

3.5文件交换

在公文系统中的公文交换平台，作为公文交换的枢纽，将需要交换的公文自动分发到正确的位置，并提供分发过程中的加密功能。以保证公文交换过程的保密性。对需要交换出去的公文，在将需要交换的公文提交给公文交换系统时，在公文上附加上公文交换信息，包括：给公文加上时间戳和相关责任人的数字签名和单位的数字签名，以确保交换公文的真实性、可靠性和完整性。对接收的公文，交换中心检查数据的完整性、真实性，公文交换系统根据接收文件的属性，将文件自动登记签收，并通知相关人员进行处理。(如图3所示)

3.6工作流引擎

工作流引擎的功能包括：流程环节定义、流向定义、审批人产生方式、驳回方式定义、多人处理规则定义。利用工作流引擎可以进行复杂工作流的定制工作。运用这个程序可以设置包括流程循环、流程分支、子流程嵌套、会签等功能。也可以通过比较简单的修改工作流设置，实现业务流程变更。

4系统实施效果

公文一体化系统在总公司办公厅、各部门、各所属单位全面推广使用，同时在使用过程中不断完善，取得了很好的实施效果。

文件的起草人员了解了文件流转过程中的所处状态，同时。通过公文的网络流转提高公文的审批速度。

各所属单位，如各地分公司通过办公网络及时、安全地与上下级单位进行公文的交换。实现文件上传下达的网络化和一体化。避免公文的重复输入，提高对公文传达事项的处理效率。

各所属单位的文书管理员对本单位内的文件的运转状况有比较全面的掌握，对公文进行各种条件的查询统计分析，对文档运转的效能进行监控，及时发现公文流程中的关键路径，进行流程优化。

5存在问题与展望

在中国海油公文处理过程中，有大量审批修改的行为，其中大部分操作者是总公司、所属单位的领导。虽然公文一体化系统已经在总公司、各部门、各所属单位推广应用，但是公文审批过程是：领导秘书将文件(纸介质)送领导批示后，将批示录入收文系统中。在领导审批环节，仍然是人工加上纸介质。公文一体化系统没有将系统与审批技术结合起来。为方便各级领导在公文审批、请示报告审批等方面的工作，可以在公文系统未来的升级改造中提供符合领导使用习惯的手写批示屏，使领导可以通过类似于传统纸质文件批阅的方式对公文、请示进行批注。

4.行政公文系统格式、字体要求 篇四

公文格式要求

一、文件标题。2号方正小标宋简体，分一行或多行居中排列，回行时要注意做好词意完整。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

二、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶格，用3号方正仿宋简体。上行文规范名称需将上级公司全称标明（如：中国石油内蒙古销售公司）。

三、文件正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号方正仿宋简体，正文中结构层次序数依次可以用“

一、（一）“”“1.（”“1）””标注，第一层用3号方正黑体简体，第二层用3号方正楷体简体，第三层和第四层用3号方正仿宋简体。上行文属请示的，公文结束语需采用“妥否，请批示。；上行文属报”

告的，公文结束语需采用“特此报告。”结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。

四、附件。公文中如有附件，在正文下空1行左空2字,用3号方正仿宋简体注明“附件”两字，后标冒号和名称，附件名称必须标注清楚、完整。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。

例如：

附件：1.××××××××××××××××××××××

××××××××××

2．×××××××××××××××××××××

3．×××××××××××××××××××××

5.烟草系统公文处理考试题 篇五

（单选题）“对其他科室来文办理提出初步方案或建议”属于收文工作中的_____工作。

A.拟办

B.批办

C.承办

D.催办 “对来文办理作出批示”属于收文工作中的_____工作。A.拟办

B.批办

C.承办

D.催办 3 “对来文执行与办复”属于收文工作中的_____工作。A.拟办

B.批办

C.承办

D.催办 “对机关其他科室或下属县区局的来文或发文的办理督促检查”属于办文工作中的_____工作。

A.拟办

B.批办

C.承办

D.催办

1.05 “市局机关领导人在发文稿上签名”属于办文工作中的_____工作。

A.签发

B.签署

C.批办

D.审核 答：ABCDA “市局党组成员在文件正本上签名”属于办文工作中的_____工作。A.签发

B.签署

C.批办

D.审核 7 文件处理的中心环节是____工作。A.批办

B.批办

C.承办

D.注办 8 对发文进行终审的工作，是_____。A.核稿

B.签发

C.承办

D.批办 9 对发文进行全面审核工作，是____。A.核稿

B.签发

C.承办

D.批办 10 ____文件，不能用签发形式生效。

A.指导类

B.会议类

C.报请类

D.知照类 答：BCBAB 盖印章时，应做到_____。A.上压正文，下不压成文日期 B.既压正文，又压成文日期 C.上不压正文，下压成文日期 D.上不压正文，下不压成文日期 以机关名义对外签发公文，必须遵循____。A.集体会商的原则

B.先核后签的原则 C.正职签发的原则

D.规范签发的原则 13 最有效的催办方式是_____。

A.电话催办

B.文字催办

C.登门催办

D.会议催办 14 将办完清理出的文书交给发文机关或指定的科室，称作___。

A.立卷

B.清退

C.查办

D.销毁 15 内收发签收指____。

A.本系统内部各部门互相传递文件的签收 B.履行规定的手续接收外单位发来的公文 C.文书人员检查包封内文件而进行的签收 D.对文书封件完好进行检查而签收 答：CBCBC 保管年限中的“长期”，其年限为_____。A.5年～10年；

B.8年～20年；

B.16年～50年；

D.32年～50年。17 将办理完毕文件组成案卷，称作_____。A.立卷

B.清退

C.查办

D.销毁 18 按照文件的形成时间或文件内容针对时间来组卷，称作_____。

A.按作者特征组卷

B.按问题特征组卷 C.按时间特征组卷

D.按名称特征组卷 19 按文件的文种组卷，称作______。A.按作者特征组卷

B.按问题特征组卷 C.按时间特征组卷

D.按名称特征组卷 20 卷内文件的排列的主要依据是_____。A.文件形成日期

B.文件之间的联系 C.文件的文种

D.文件的作者 答：CACBB “卷内立卷状况”用_____注明。A.卷内备考表

B.卷内文件目录

C.案卷封皮

D.案卷类目表 22 文件印刷应使用_____纸型。

A.B5

B.A4

C.A3

D.16开 23 “领导者逐级授权办理公文”，属_____的原则。A.先核后签

B.分层签发

C.正职签发

D.副职代签 24 公文中用3号黑体字排版的内容是_____。A.公文正文

B.秘密等级与保密期限 C.正文内标题

D.主送单位 公文中用3号仿宋GB2312体排版的内容是_____。A.公文正文

B.秘密等级与保密期限

C.正文内标题

D.主送单位 答：ABABA 协商未果不能发文，属于发文工作中的_____环节的原则。

A.拟稿

B.会商

C.核稿

D.签发 27 归档指_____。

A.将平时的收发文件按类别暂时组合在一起 B.将办理完毕的文件按它们之间的联系组成案卷 C.将组成的案卷定期移交给机关档案管理部门的活动 D.将组成的案卷按照类目组成全宗系列案卷 经领导批示对不需要回复的公文，按照_____办理。A.需要传阅的文书

B.办毕的文书

C.清退的文书

6.公文传输系统 篇六

在没来参加这次培训之前，我所理解的公文写作就是找到一个模板，然后再删删补补，顺利完成领导交办的办文办事任务。可是在经过两位专业老师的传道授业解惑后，我意识到公文写作其实并不是一味单纯地模仿套路，并不是茫然地被动输出，蓄足水源，公文也可以长成生命力旺盛枝繁叶茂的大树。

立意为先是公文具有生命力的基本前提。古有“意在笔先”、“胸有成竹”，成就了一批至今都熠熠生辉的字画瑰宝。今天的公文写作也应是如此。公文写作的目的不是抒发情感，更不是聊以自慰，公文承载着办文办事的.使命，为用而写，所以下笔之前主题必须明确，意蕴单纯、求实重用。正如张军老师所说，给领导起草讲话稿时弄清楚了讲话者的身份、讲话的场合、发言的目的，准确把握住了讲话主题，写出来的讲话稿才有可能让领导满意。切题的成功是方向的成功。下笔之前明确了会议主题，才能写好会议纪要。起草方案之前清楚了方案设计目的，才能形成完善的方案。立意为先为公文焕发生命力提供了基础。

业务要熟是公文具有生命力的重要支撑。帅锦平老师在剖析一个关于通知的案例时指出，只有准确知道全市范围的资金安全检查工作会涉及到的部门单位，具体流程，注意事项，这份关于在全市范围内开展资金安全检查的通知发出去时，相关部门单位才可以迅速明确职责，做好相应准备工作，这份通知的使命才算完成，它的生命力才得以得到彰显。这让我明白一份通知是否可以将有关事项通知到位，跟通知内容的语法格式没有直接关系。一份讲话稿听众是否愿意认真倾听，跟发言材料是否具有文学欣赏性关系不大。真正可以支撑某份公文完成职责使命的是起草人对此项业务的了解与熟悉。文以载物，不熟悉财政业务，空有满肚子诗词歌赋，也没办法交出一份满意的预算执行情况报告。想让公文言之有物，富有张力，必须熟悉业务，透彻了解所要表达的事物。

逻辑要强是公文具有生命力的必然要求。由于在中文系泡了7年，又当过两年初中语文老师，所以很多时候在写公文时过于注重抒情性，导致整篇材料看起来很“散”，沉醉于感情线索，而忽视了公文创作的逻辑性。正如帅锦平老师所说，公文的目的是为了办文办事，所以写作公文时要注意行文逻辑，重视结构能力。文学作品是拿来看的，公文作业是拿来用的，前者重抒情，后者是直叙，要明确区分。只有保持强大的逻辑思维能力，才能娴熟地根据公文文种要求安排文章材料结构，新闻稿运用直线式结构，调研报告运用因果式结构，工作总结运用并列式结构……不同文种，不同章法，意脉贯通，公文才会有生命力。

格局要大是公文具有生命力的本质灵魂。也许只是一份常规的年终工作总结，也许只是一篇常见的情况汇报，公文“码字匠”就会沉迷于堆积木，东拼西凑，套用模板，这样的结果就是观点不突出，语言缺乏活力。而公文“建筑师”则会去搜集、整理、归纳、分析资料，而不是简单地汇总材料。一名优秀的公文“建筑师”会将具体事物抽象化，透过现象看到本质;会将上级精神具体化，结合本职制定措施;会将传统文化时代化，立足当下给人启发。立意深刻，格局宏大的公文，即使语言平实，依然会让人念念不忘，没有思想观点的文稿哪怕言辞华丽，依然没有灵魂，读来味同嚼蜡。

在两位老师引经据典、深入浅出的讲解中，公文意识得到深化，写作技巧得到丰富，思维视野得到拓宽，对于如何让公文写作这棵大树开枝散叶焕发生命力也有了新的思路与想法。

一、博于取材

“不积跬步无以至千里”。早在入职之初领导们就反复强调要做有心人，要广泛占有素材，写东西才能得心应手。只有素材储备充足，才能为公文写作尤其是调研类、汇报类、讲话类公文提供源源不断的灵感源泉。

一要大量阅读。财政公文政策性强，业务性精，作为一名初入财政系统毫无财经专业知识的新人，更应该及时补充大量党和国家的方针政策，掌握最近财政政策，了解基本业务知识，夯实财政公文写作主轴。同时，应该跳出就财政学财政的思维局限，博采众长，兼容并蓄，这样下笔时才能运笔有神，立意深远，格局宏大。

二要深入基层。作为一名几乎不参与具体业务操作的办公室工作人员，只有带着问题深入实际调研，写出的精准扶贫情况汇报才有参考价值，只有本着了解目的与群众加强联系，关于乡村振兴的倡议书才会接地气。“纸上得来终觉浅，得知此事要躬行。”加强基层调研，掌握大量一手资料，了解群众语言，公文创作才会有生命力。

三要经常交流。“一百个读者就有一百个哈姆雷特。”闲暇之余可以与同事尤其是经验丰富的前辈交流写作感受。“他山之石，可以攻玉。”在交流中碰撞思维火花，寻找写作灵感。

二、善于思考

“道得人人意中话，千回百折费寻思。”写公文之前，必然有一个静观默察、深思熟虑，千回百转柳暗花明的思考过程。

1、带着本质思维去立意。公文写作者必须在动笔前先立意，而立意是否具有高度、深度，角度是否新颖，这须要写作者带着本质思维去思考，反复出现的问题从发展规律上找原因，偶然出现的问题从主观方面找原因，找到原因后再确定主题和主旨。

2、带着大局意识去谋篇。如果说主题是文章的灵魂，那么结构就是文章的支撑与骨架。下笔前要带着大局意识安排文章材料，合理设计标题、开头与主体，根据文种确定行文结构。从整体着眼，从大局思考，公文写作才能意脉贯通，达到办文办事的目的。

3、带着文学思维去增色。公文语言讲究简练、准确、朴实，“直言其实”，不用过多运用文学手段。文学追求形象思维，公文追求逻辑思维。但在有些场合，可以适当运用文学思维。比如在写开(闭)幕词时，可以考虑排比、比喻等修辞手法。比如在写演讲稿时可以借用文学历史典故，增强材料语言的生动性，思想深邃性。

三、精于修改

古往今来，任何一部好的作品都经过了反复修改，千锤百炼。文章频改，功夫自出。认识深度、写作能力在一次次修改中得到提高，获得升华。尤其是来自领导和同事的修改意见，更是写作能力迅速提高的助推器。

一要斟酌主题。检查主题是否符合法律党纪、公序良俗以及单位实际情况。检查主题是否集中深刻，传达出了行文目的。检查主题体是否新颖突出有闪光点。

二要研究结构。反复考量整体布局是否协调，逻辑层次是否清晰，主次详略是否得当，过渡衔接是否自然。

三要检查细节。细节决定成败。尤其作为办公室工作人员，对待每篇公文，必须精益求精。确定成稿之前仔细检查各个细节，词语搭配是否使用妥当，标点符号是否使用正确，文件格式是否规范。

四、乐于奉献

7.公文管理系统研究与制作 篇七

1 建立公文管理系统的好处

能够大大提高办公效率,利用计算机将所需公文写成电子稿,并通过公文管理系统对公文进行管理,办公人员能随时查阅公文,不仅节约了发送公文的时间,还节约了写公文所需的纸张。提高公文的利用效率,因为公文管理系统对公文系统归类、管理,所以办公人员能通过分类检索进行查询,给公文的使用带来极大便利。对公文制作实现全称监控,可以加强内部公文流转速度和质量。公文管理系统的核心是数据管理,通过对计算机网络技术中数据库信息系统的利用,可以对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。有利于归档,传统的公文归档以基本是纸质原件,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点,公文管理系统能改善这一问题。有利于查询,纸质公文存放时间久可能会使内容模糊不清,给查询带来很大麻烦,并且有些时候例如用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,也会给查询带来困难。公文管理系统能很好地解决这些问题,它没有存放时限,并且能根据年限等标准条件归类,有利于办公人员查询,有完善的权限管理机制,保密性强,根据操作者不同的身份赋予不同的权限,操作者只能在其权限范围内阅读,真正做到安全管理。公文管理系统的操作简单,对操作对象除了具备一般的计算机操作能力外没有其他要求。

2 公文管理系统制作存在的问题

2.1 公文管理系统没有标准化管理

公文管理系统在电子公文格式上的标准不统一。传统的纸质公文一般采用信纸,撰写标准统一,但电子公文不同于纸质公文,虽然其规范是建立在传统纸质公文格式上,但是不同的企业之间所用的公文管理系统不一样,导致模式不统一,使得公文格式标准和管理公文流程有了差异。

2.2 公文管理系统不成熟

行政机关、公司企业公文工作趋向于电子化,电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题,但当前公文管理技术与标准还不够成熟。客户端的公文管理系统一般是专门设计的,导致整个系统的可扩展性较差,并且每一次对系统改动后就得对所有的客户端进行手动升级,给操作者带来了一定的麻烦,公文管理系统还只是做到了工作流程自动化,因为系统功能还不完善,所有对系统要更深入的研究,对相关人才更又需求。

2.3 公文管理系统的工作素质不高

不管公文管理系统的功能多强大,起管理工作还是靠人来运行,所以管理公文的工作人员的素质水平直接影响到公文管理效果。大多数企业的公文管理工作人员素质不高,专业水平不过关,但是公文管理工作是很重要的,所以为了培养他们的素质水准,还需要开展专门的培训班,落实于行动中,提升业务员的整体素质。公文管理中出现的任何问题都由领导负责,所以在选拔领导时,也要根据领导的素质来定,在法规的约束下明事理,不滥用职权,真正使用其领导权。

3 公文管理系统分析

3.1 业务流程分析

一般来说办公室的公文管理业务流程是当来文的时候办公室秘书接收文件并且进行登记,登记完之后送给办公室主任处理,办公室主任处理完之后送到相关领导那里去审批,领导审理完之后交给秘书,秘书将命令下发到其他部门,整个处理完之后就可以进行存档,另一个方面下发文件命令的时候,办公室的秘书要进行登记处理且拟稿,审完稿后给领导请示签字审批最后发行、存档。

3.2 数据流程分析

一般来说数据的流程是由来文登记单、来文台账、来文存档、领导批阅下文单、发文登记单、发文台账、发文存档组成,我们选择其中一个作为例子,例如来文登记单:

总的数据流程就是来文登记单、批阅后的来文登记单、下发后处理的来文登记单、发文登记单、审核发文登记单、发行发文登记单、发文台账信息、来文台账信息整个一套流程组成的公文管理系统的设计。

4 公文管理系统设计

4.1 公文管理系统的功能结构设计

公文管理系统的功能结构图的设计,根据系统的逻辑和系统目标的要求,我们可以把它分成五个二级科目,分别是来文处理、发文处理、文件查询、系统维护和退出,来文处理、发文处理、文案查询、系统维护又分成四个三级科目,他们分别是来文处理的四个三级科目来文登记处理、领导阅批和下发、督办处理、来文存档;发文处理的四个三级科目发文拟稿处理、审稿处理、发行处理、发文存档;文件查询的四个三级科目来文台账查询、来文台账打印、发文台账查询、发文台账打印;系统维护的四个三级科目取消存档、存档备份、数据库的清理、恢复数据,其中存档取消设计两个四级科目,分别是取消来文存档、取消发文存档。这一整套流程能够很大程度的促进办事人员的效率,使得数据的输入性能能够提高,编辑修改也非常的方便,系统的维护也非常的简单,操作灵活简单,不需要太多的专业知识人员来操作,以弥补工作人员自身的素质不够的缺陷,也可以进一步改善公文管理系统的不标准化的现象。

4.2 代码设计

代码设计分为来文编号代码设计、发文编号代码设计,采用复合码的方式进行设计,用十一位字符代表,采用4位字符、2 位字符、2 位字符、3 位字符分别代表年份、月份、日期以及顺序号。

4.3 输出设计

公文管理系统的输入输出设计分别有来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出以及发文台账打印,我们以来文台账查询输出为例做一个基本形式的设计图。

这就是对输出来文的一个设计,但是来文台账的打印却不是这种格式,本文也就不一一做出表格。

5 总结

本文简单介绍了公文管理系统的内容及发展方向,并且对该系统存在的问题做了简单归纳,从该系统存在的意义说明了该系统的实用性。经济建设离不开科技的进步,而公文管理系统体现了科学的力量,政府及企业的办公逐渐趋向信息化,为了进一步推动政府及企业信息化的建设,必须进一步研究开发适应新时代的基于计算机网络技术的公文管理系统,以提高公文办理效率,提升政府和公司绩效。

摘要：随着经济的发展,科技不断进步,在21世纪的今天,我们进入了计算机网络时代,计算机网络技术实现了资源共享,给人们的生活带来了高效、便捷。办公室的办公多数都是通过计算机完成,一般公文的撰写都是用计算机完成电子稿再打印出来,为了将公文进行全面信息化管理,我们需要一款使用的公文管理系统。该文通过对公文管理系统的研究,将其制作过程进行阐述。

关键词：公文管理,系统,研究与制作

参考文献

[1]乔春霞.浅议公文管理系统的设计与实现[J].科技信息,2010(22).

[2]汪斌;魏宏雯.一种电子公文管理系统的解决方法[J].中国教育信息化,2007(9).

[3]王明涛;师文文.基于知识管理的高校公文管理系统的设计与实现[J].中国教育信息化,2010(7).

[4]胡茂龙.中专学校办公公文管理系统的开发与研究[J].信息与电脑,2012(9).

[5]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

8.公文传输系统 篇八

本文研究了一般公文管理系统中普遍需要实现的三个核心功能，分别是权限控制机制、公文群发机制和签收机制，通过探讨能够使大家更深入的了解公文管理软件的精髓。

一、引言

随着信息化时代的高速发展，基于网络的信息管理平台大量涌现，给传统的工作方式带来了革命性变化。在各政府机关、企事业单位中，以公文流转为核心的web办公自动化系统（OA）应用已较为广泛。于此同时，也涌现出很多公文管理软件，它们的功能各有特色，但其核心功能都是相似的。本文希望通过权限控制机制的实现、公文群发机制和签收机制探讨能够使大家更深入的了解公文管理软件的精髓。

二、服务器开发平台

在介绍三种关键技术之前，首先介绍一下本系统的开发平台。本系统的软件平台采用开源的LAMP组合技术，并使用免费的Ajax类库XAjax实现部分异步通信功能。服务器主要软件配置如下：

（1）服务器操作系统采用Linux系统，版本为Red Hat Enterprise Linux 5.0，其内核为2.6.18，具有支持Xen虚拟化技术,集群存储等。

（2）Web发布软件采用Apache，其版本为2.2。

（3）系统开发语言采用PHP，其版本为5.2.6。

（4）网络数据库采用MySQL，其版本为5.0.21。

（5）异步通信采用XAjax。

三、系统关键技术及实现

（一）用户权限控制机制的实现

（1）权限存储策略

本系统中，用户权限控制是实现整个系统正常操作流程的重要基础和技术重点。下面从权限的存储策略、权限验证策略、技术实现三个方面介绍本用户权限控制机制的原理。

首先将抽象的“权限”概念具体化，将系统中所有需要经过权限认证才能进行的操作进行分类、细化，概括成若干个独立的、具体的权限。给出权限的文字描述，实现权限和程序之间的一一对应。并对每个权限进行编号。本系统的权限设置和编号情况如图所示。权限编号完毕后，将权限编号、权限名称、权限描述存入一个配置文件中。配置文件主要包括高级用户管理权限、普通用户管理权限、个人帐号管理、自定义发文群组管理、审批发文群组、内部发文群组管理、公共普发信息管理和手机短信管理等内容。

在用户基本信息表中，设置一个专用字段privlist，类型为text，可以支持极高长度的文本，本字段用于存放本用户的权限列表。在用户权限设置页面中，使用PHP的文本操作函数库，打开本配置文件，使用循环逐行读取文件内容，然后使用字符串处理函数将一行内容分割为数组，然后将当前权限输出。

（2）权限验证策略

在这里，设计一个专门的PHP函数实现权限验证。

Boolean function checkpriv($privid);

本函数接收一个权限ID，判断当前登录的用户是否具有此权限。其方法是：

①检查$privid是否大于0，是则进入②，否则返回false；

②从SESSION中取出当前登录用户的privlist，使用explode()函数将其处理成数组。

$arr=explode(“|”,$privlist);

③使用in_array()函数判断$privid是否是$arr中的一个元素，如果是则返回true，否则返回false；

④函数结束。

（3）技术实现

①PHP读取文本类型的配置文件。本操作使用PHP提供的文件操作函数，打开文本文件流，每次读取一行，循环处理直至文件末尾。具体实现代码概要如下：

②前台用户权限的序列化。在用户权限设置、修改等页面中，需要将所有权限以下拉列表方式列出，管理员对用户的权限进行增删操作，操作完毕后点击提交。在点击提交之后和发生提交之前，使用Javascript将所有已选权限（列在一个动态的下拉列表中）序列化为一个以“|”分割的字符串，并将这个字符串赋值给一个事先设置好的hidden表单中，与整个表单值一起提交到服务器。这个Javascript函数的技术实现如下：

其他技术实现细节不再赘述。

（二）公文群发与签收机制的实现

（1）公文群发机制的实现

一般而言，在Web系统设计中，对于群发信息一般采取两种方式：一种是向每个用户发送一份信息的拷贝。一旦发出无法撤回，接收者可以对信息进行各种操作包括删除，这种机制类似于电子信箱。这种方式下发送者无法或者很难掌握已发出信息的状态。第二种方式是只在服务器上存储一份信息的拷贝，所有用户共用这个拷贝。这种方式的好处是可以大大减少存储空间，同时便于管理，发送者可以随时跟踪所发信息的状态。

根据系统需求等综合考虑，本系统采用后一种方式开发。在具体实现上，为每一个文件设置一个memberlist字段和一个responlist字段。Memberlist字段用来存储所有收文用户的ID序列，responlist存储未签收的用户ID序列。按以下步骤进行发文操作：

①发送公文第一步，输入公文基本属性（标题、文号、内容等）。点击提交后将本基本信息插入公文数据表，在公文数据表中插入一条新记录，产生本文件的唯一编号（ID），并将文件状态初始化为1（编辑状态）。并将文件ID传入下一步。

②发送公文第二步，添加和编辑附件。在附件设置完毕后，根据上一步传递过来的文件ID，将附件信息写入附件数据表，并继续将文件ID传入下一步。

③发送公文第三步，选择收文用户。用户选择方式仍采用下拉列表，允许按不同群组选择。用户选择完毕后，生成用户ID的字符串（与权限管理功能原理相同），将字符串存入本文件的memberlist字段，同时将responlist字段也初始化为同样的值。继续将文件ID传入下一步。

④确认发文。提示用户是否确认发送文件，如果确定，则将文件的状态更新为2（已发送），并将发文时间字段更新为当前时间。如果否，则转入草稿箱。

⑤提示用户是否发送短信通知。如果是，则发送短信，否则不发送。

由于所有收文用户的ID都被存储在了文件的memberlist字段中，因此实现了集约式的公文群发。用户只需通过必要的操作检索数据库，即可知道哪些公文是发送给自己的。

（2）公文签收机制的实现

对终端用户而言，收文分为未读文件、已读文件和全部文件三种情况。收文按照以下思路和步骤进行：

①从SESSION中取得当前用户的ID。

②查询文件数据表，根据查询文件类型不同，分为三种方式:

未读文件：搜索memberlist中包含ID、responlist中也包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1 and LOCATE(‘|用户ID|’,responlist)!=-1 ……

已读文件：搜索memberlist中包含ID，responlist中不包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1 and LOCATE(‘|用户ID|’,responlist)=-1 ……

全部文件：搜索memberlist中包含ID的记录。对应的SQL概念语句为：select[]from[]where LOCATE(‘|用户ID|’,memberlist)!=-1……

③循环输出文件列表。

④收文结束。

未读文件的签收方法为：使用REPLACE语句，对文件数据表中指定文件的responlist值进行替换，将当前用户ID替换为空。其对应的SQL概念语句为;

UPDATE[]set responlist=REPLACE(‘|用户ID|’，’’，responlist)where id=文件ID

四、结束语

在本文中，作者研究了基于B/S模式的公文系统中的三项重要技术，很好的解决了开发中的难题，其中运用到了PHP脚本语言和SQL语言，因此该模块具有良好的跨平台性，特别是权限控制，为开发其他的管理信息系统提供了很好的参考价值。

[1]张玉琢.基于软件体系结构的软件重用技术[J].云南:云南师范大学学报（自然科学版）,1999（06）.

[2]聂庆鹏,毛书朋.PHP+MySQL动态网站开发与全程实例[M].北京:清华大学出版社,2007.

9.公文传输系统 篇九

高校公文处理及文件管理系统的分析与设计

任何组织的有序运转都离不开公文的运行.上级对下级的`指示和通知、下级对上级的请示和报告,都是通过公文的传递及其处理得以进行的,公文处理流转是高校办公室的日常工作之一,传统的基于手工或半手工的公文处理方式,由于工作繁琐,效率低,公开度、透明度不够,正逐渐被新的办公方式所代替,建立基于先进的计算机网络的电子公文处理及管理系统,实现电子文件的网上流转、审批和办理,对提高公文处理的系统性、时效性,具有重要的意义.

作 者：林慕婵 作者单位：华南农业大学刊 名：办公室业务英文刊名：OFFICE OPERATION年，卷(期)：“”(4)分类号：C93关键词：

10.公文传输系统 篇十

一、公文语言的特点

（一）准确性

要使公文语言做到准确无误，要注意以下几点：.概念准确，避免歧义。.措词得体，防止误用。.把握分寸，褒贬适当。.前后照应，杜绝矛盾。.细心检查，排除错漏。

（二）简洁性

要做到公文语言的简洁，主要有以下几点：.开门见山，直陈其事，不要兜圈子，玩文字游戏，说空话、套话。.使用规范化公文用语。.使用规范化简称。.多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句或感叹句。.慎用多义词，避免使用容易产生歧义的词语。

（三）庄重性

具体说来要注意几下几点：.注重客观性。.使用书面语。.使用专用语。

（四）规范性

要注意以下几个方面：.要使用规范的文字，不写错别字，不用不规范的简化字。.要使用规范的词语，尤其是具有特定含义的专用词语。不生造词语。不用半文半白、生捏硬拼的词语。.要正确使用标点符号。.要按国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。

二、公文语言的词汇

(一)称谓语

称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”、“贵局”、“贵市”、“贵会”、“贵社”、“贵公司”、“贵单位”等。

称与自己有关的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本会”等。

公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”、“该人”、“该地区”、“该单位”等。

(二)起首语

对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”、“关于……的电文已悉”等。

《通知》常用“为了……”开头。

(三)承启语

在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”、“特此命令你们”等领起下文。

(四)结尾语

是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、“是否有当，请予批复”、“当否，请批示”、“请予审批”、“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。

三、公文用词的特殊性

所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。

开头用语有：“按照”、“为了”、“根据”、“鉴于”、“依照”、“据查”、“关于”、“报告悉”、“电悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“据”、“……报称”、“……电称”、“制定”、“特派”、“任命”、“兹聘”、“派”、“惊悉”、“阅悉”、“谨悉”等。

结尾用语有：“望”、“请”、“特此函告”、“为盼”、“是否可行”、“当否”、“请批示”、“祈请批复”、“盼回复”、“望遵照执行”、“特此通知”、“请批转……执行”、“特此布告”、“此复”、”此致”、谨呈”、“谨报告”、“特此电陈”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“为荷”等。

过渡用语有：“为此”、“为此……特……”、“对比……”、“为……”、“结合……”等。

称谓用语有：“贵省”、“贵局”、“该地区”、“我市”、“我县”、“本镇”等。

表时间的模糊词语有：“最近”、“近期”、“适当时候”、“现在”、“将来”、“曾经”、“同时”、“有时”、“一直”等。、，表范围的模糊词语有：“有关”、“各部门”、“乡(县、市、省)内外”、“国内外”、“左右”、“上下”等。

表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、“在……情况下”、“在……基础上”、“符合一定条件”、“在特殊情况下”等。

表数量的模糊词语有：“许多”、“多数”、“广大”、“某些”、“有此”，“一些”、“个别”、“部分”等。

表程度的模糊词语有：“很”、“一般”、“更加”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“一定……”、“较”等。

表频率的模糊词语有：“经常”、“不断”、“有时”、“反复”、“再三”、“多次”、“偶尔”等。

四、公文写作常用词语

在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语。

五、公文语言的表达方式

在公文写作中，常用的表达方式主要有三种，即叙述、议论和说明。

（一）叙述

叙述是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。叙述常用两种人称（也就是立足点的问题），一种是主观的第一人称，另一种是客观的第三人称；但具体到一篇公文中，通常只用一个人称，主观或客观，不能主客观混用。叙述按时间顺序可以分为顺叙、倒叙、插叙、补叙和分叙，常用的叙述方式只有顺序、倒序和插叙。

1.顺叙

所谓顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。

2.倒叙

所谓倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。

3.插叙

所谓插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。

4.补叙和分叙

所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。

叙述的基本要求：一是语言要概括。二是交代要明白。三是详略要得当。

（二）议论

议论是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，此即所谓的夹叙夹议。

1.议论的三要素

议论有三个要素：论点、论据和论证。一般而言，这三个要素都是不可缺少的。

论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。

论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。

论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。

论点、论据和论证是公文“议论”中不可分割的三个因素，它们分别回答了“是什么”、“为什么”和“怎么样”的问题。它们之间的关系是：论点是主题和统帅，论据是支柱和基础，论证是方法，也是论点和论据之间的逻辑联系。

2.议论的方法

公文中议论的方法也就是论证的方法，论证主要是指立论。一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。

例证法就是以事实为论据，通过列举事实来证明论点的一种方法。

引证法就是以观念材料为论据，通过引用经典论著、科学定理、格言成语等来证明论点的一种方法。

比照法就是把相同或相反属性的事物和一个事物的不同侧面列举出来，经过对照或比较得出自己观点的议论方法。

因果推论法就是由原因推导结果，或反过来由结果推导原因的论证方法。

议论常与叙述紧密结合在一起，表现为“夹叙夹议”的方式。夹叙夹议就是一边摆事实，一边讲道理。运用这种方式要请注意两个问题，其一，叙述要真实、典型，议论要中肯、精辟；其二，事实与道理要和谐一致，防止出现事大理小或事小理大的错位现象。

（三）说明

所谓说明，就是用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。

说明的方法非常多，常用的包括定义说明、举例说明、比较说明、分类说明、数字说明、引证说明、解释说明。

1.定义说明

所谓定义说明，就是用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。

2.举例说明

所谓举例说明，就是通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。

3.比较说明

所谓比较说明，就是通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。

4.分类说明

所谓分类说明，就是把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。

5.数字说明

所谓数字说明，就是运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。

6.引证说明

所谓引证说明，就是运用权威性的材料来说明事物。

7.解释说明

11.中国古代公文探析 篇十一

次年，崔珙在泉旁立碑一通，碑文《润德泉记》完整地转录了有关这件事的所有文件，是研究中国古代公文报批程序的珍贵资料。

其一是崔珙的奏状，其二是中书门下签呈。唐代中书省和门下省同为最高政务机构，掌管决策、审议大权，负责审查诏令、签署奏章。崔珙奏状送至唐都长安中央机关，必然要经中书门下签呈，才能到皇帝手中。其三是唐宣宗李忱的答诏。唐宣宗之所以能及时答复并赐名，是因为崔珙所奏的事件有利于维护其统治。其四是崔珙的谢赐诏表。这四部文件反映了唐代议事公文的整个过程，充分体现了唐代公文的科学性及以皇帝为中心的集权统治之等级森严。

唐代为我国封建社会文化、政治鼎盛时期，诸多领域均有其代表性。公文中的“表”、“状”、“诏”等承前启后，从时间概念上讲，都有其一定意义的瞻承性。

“公文”名称，始见于《后汉书·刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文。”惟当时称公文者极少，多称“文书”、“文簿”、“文案”等。到三国时“公文”的称谓逐渐增多，《三国志·魏志·赵俨传》：“公文下郡，绵绢悉以还民。”

《尚书》是我国现存最早的一部以公文为主的历史文献总集，由于为孔子删定，被儒家尊为经典，又称为《书经》。关于《尚书》的内容和体例，唐代刘知几曰：“《书》之所主，本于号令，所以宣王道之正义，发话言于臣下。故其所载，皆典、谟、训、诰、誓、命之文。”鲁迅在《汉文學史纲要》里也曾说：“《书》之六体例有：曰典、曰谟、曰训、曰诰、曰誓、曰命，是为六体。然其中有《禹贡》，颇似记，余则概为训下与告上之词，犹后世之诏令与奏议也。”如《牧誓》一篇，为周武王伐纣灭商前的动员令，是为鼓舞士气、振奋军心而发告的“誓”。

周以前，公文比较单纯，没有严格的格式，体现在以文件交付、传达某种意图。从周朝开始，渐有上对下的公文表达形式，传达君王旨意，一般原话记录王言：“王曰……”或“王若曰……”晚清岐山出土的国宝级文物之一的毛公鼎，首句即为王若曰：“父，不显文、武……”

从秦到清，公文名称约有百种，各朝叫法不一。有的古有而今无，有的古无而今有；有的名同而实异，有的实同而名异。

大体说来，古代公文可分朝廷公文和官府公文两大类：前者是帝王与臣属之间使用的公文，后者是官僚或官府之间的来往公文。

朝廷公文可分为“诏令”和“奏疏”两类。

诏令类公文是帝王告臣属的，属王者之言。最早的此类公文称为“命”，夏、商、周三代又增加了“诰”、“誓”，主要体现在《尚书》当中；到秦时，又改“命”为“制”，“令”为“诏”；汉初，皇帝之命令又分为四类：策书、制书、诏书、戒敕；唐代将“王言”分为七种，其戒敕一分为四：发敕、敕旨、论事敕、敕牒；宋有御札；元清称圣旨。诏令类公文皇帝一般不亲自撰写，而由词臣翰林等代笔。

蔡邕《独断》：“制者，帝王制度之命也。”“制”又称“制书”，秦汉时皇帝用以颁布重大制度。唐代凡行大赏罚，授大官爵，改革旧政，宽赦降虏，都用制书。宋承唐制，用以封三公、三省（即门下、中书、尚书）等和罢免大臣。明代皇帝对臣属有所宣告时使用制书。到了清代，“凡大典礼，宣示百寮，则有制辞”（《清会典》卷二注）。

明陈懋仁《文章缘起》注云：“诰，告也，训饬戒励之言也。”“诰”是皇帝对臣民进行训诫的公文。秦以前，上下可以通用。《尚书》中《大诰》、《洛诰》是上对下的，而《召诰》则是下对上的。秦废“诰”而用“制”、“诏”。唐不称“诰”，而称曰“告身”，宋则称“诰命”，用于赐爵授官，与制书通用，设“知制诰”官员专管其事。

《说文》：“诏，告也。”秦以前与“诰”一样，上下通用。汉以后，为天子专用。其有制诏、亲诏、密诏、手诏、遗诏等名目。周公庙唐碑《润德泉记》中的唐宣宗赐诏即属于此类。汉武帝的《策贤主诏》，当时又称为“制”。到了唐末，“诏”有时也被称做“制”。明初，诏书首称“奉天承运”，以表皇帝是“见人言动奉天而行，非敢自专也”（《典故纪闻》卷一），即把王命说成是天命。

策书是古代命官授爵的公文，亦可用于罢免，“策”与“册”通。《说文》云：“册，符命也”，“策”作为王命公文，有所谓策问，即作为试题书之简策，选拔人材。

奏疏类是臣下对君王敷奏谏说的公文的总称。秦以前称为“上书”，秦时改为“奏”。汉将其分为四种：章、奏、表、议，《文心雕龙·章表》曰：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异。”“奏”又称“上疏”。贾谊的《陈政事疏》非按劾而是议政。表之应用范围更广，举凡论谏，劝进、荐举、弹劾、庆贺、贡物等，皆可用表。

唐代盛行表、状，故而周公庙唐碑上崔珙的奏疏和中书门下的签呈均为奏状，也属古代标准公文范畴。

上书是古代君臣或同僚之间，为公务而互致书简，属公文范围。下致上的，即为“上书”，是大臣给君王的公文，它是秦以前奏疏的统称，李斯的《谏逐客书》等即是。

章亦称“上章”，在前汉是大臣受封赠后用以谢皇恩的公文，唐以后不再用“章”，而是用“表”。唐碑《润德泉记》中，崔珙接到唐宣宗赐诏后，为了谢恩，又上了谢表，以感谢皇帝对自己的垂爱。

驳议、对策、射策、弹文是朝廷议事时陈述己见的公文。

奏本、题本、揭帖、奏折这四种均为明清时百官上奏君主的公文。

官府公文分下行、上行、平行三类，有的上下通用。下行公文主要有：令、告、教、宣、帖、符、牌、指挥、照会、案验、揭帖等；上行公文主要有：牒、刺、申、申状、呈、详文、揭帖、状和辞等；平行公文主要有：移、刺、关、咨、咨报、平牒、照会和牒。

12.电子公文管理系统设计与实现 篇十二

公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外,纸质公文的管理、维护、防腐等,也需要大量的人力物力支持。

随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高,当前公文的撰写基本都是先完成电子版本,然后再打印传达。因此,将公文的电子版进行归档成为可能[1,2]。实施电子公文的归档管理[3,4],与传统方法相结合,可以在几乎不增加额外劳动量的前提下,对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

2 系统设计

《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下,完成电子公文的归档、查询等功能。此外,对历史公文的充分借鉴,还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

系统采用标准的客户端-服务器模式(C-S模式),由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现,包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块,如图1所示。

“公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中,用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文,撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可,而不用再过多关心其格式等内容,提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理,支持同一公文的多个不同版本,并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失,同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文,可以归档录入数据库,以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式,并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目,如标题、关键字等,减少公文归档的工作量,提高系统可用性和效率;同时还可以将领导签字照片等附件一同录入,以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外,还支持基于内容的查询,即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后,“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能,灵活的数据库连接参数配置功能等。

3 关键技术

系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1)公文在Oracle数据库中的存取控制;2)公文内容的自动解析和批量归档;3)基于公文内容的全文检索查询;4)本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

3.1 公文在数据库中的存取

一个公文由很多元素组成,如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储,用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询;不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多,因此恢复新文档的操作复杂,而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单,但是由于各个元素没有分离,因此在公文的查询方面存在不足,需要解析文档内容并逐个分离出元素信息,效率较低,难以满足快速、灵活的查询需求。

通过分析比较,系统采用了一个折中方案:对于除正文以外的其它元素,如标题、发文机关、年份等,在数据库中分别在不同字段中分离存储,以方便用户的查询;同时又将文档本身进行存储,以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价,较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少,通过数据库中的日期型字段、Var Char字段等即可满足要求,因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中,具体是通过Delphi中TBlob Field类的Load From File()和Save To File()方法实现了数据库的存入和读出。

3.2 公文内容的自动解析和批量归档

为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题,系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定,通过程序对指定的公文进行自动分析,解析出各种元素的内容,然后自动填入数据库。

Delphi提供了两个类:TWord Application和TWord Document[3]。前者可以连接到MS Word应用程序中,后者可以连接到一个Word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格,都可以通过TWord Document对应的如Paragraph、Line以及Table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义,配合识别元素的关键词信息,通过逐段逐行分析,就可以解析得到元素内容。

实现了对一个公文的解析功能,再配合Findfirst、Find Next以及Find Close等Windows的API函数的递归调用,就可以查找指定路径下(包括子目录)的所有Word文档,然后逐一对之进行解析并将分析结果入库,就可以实现公文批量归档的功能。

公文内容自动解析及批量归档功能的实现,简化了公文归档的工作量,用户只需指定文件或者路径,系统即可自动完成剩余工作,大大提高了公文归档的效率。

3.3 基于内容的全文检索查询

指定通过公文标题、发文机关等元素内容,查找满足条件的公文,是基本的数据库查询操作,比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求,即用户只记得公文的大致内容,如公文内容中包含的几个关键词,但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。

该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录,均先将对应的Word文档保存到本地,然后用Delphi的TWord Document类打开。TWord Document类的Content属性为Range对象,调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找,功能与Word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样,不仅可以进行基本的查找,还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功,则该方法返回True,系统为该条记录做好标记,作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后,查询处理结束,所有被标记的记录均为满足条件的结果,即内容中包含指定关键词的公文。

3.4 文档版本控制

“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份,同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。

版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤:1)系统启动时,通过Oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间,并将客户端时间与服务器时间进行自动同步;2)临时公文上传到服务器进行备份时,获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的Update Time字段中;3)检查本地文件与数据库备份文件是否一致时,再次获得本地文件的最近修改时间,通过与数据库中保存的时间进行比较完成。

获取文件最近修改时间功能实现,主要是通过Windows的API函数Find First File()获得文件属性数据,该数据的ft Last Write Time属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是,该属性获得的是用32位表示的文件时间戳,为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间,需要通过File Time To Local File Time()、File Time To System Time()以及Systemtime To Date Time()函数进行转换。

4 测试验证

为了验证依据上述分析设计的有效性,对已实现的公文管理系统进行了测试验证。

4.1 实验设置

试验在2台PC机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为PIV 2.0G CPU,1G内存,120G硬盘,其上安装了Oracle9i;客户端PC机配置为PIII 1G CPU,512M内存,80G硬盘,安装了Oracle客户端和Office 2003软件。

实验数据集为某单位2006-2008.6产生的500个实际公文文件,大小从50K到500K不等,平均大小约为200K。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。

4.2 实验结果

采用三种存储方案对公文进行存储,考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异,如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储;方案二为仅存储完整的公文文件;方案三为本文采取的折中方案。

可以看出,方案一所需空间最小,方案二其次,方案三所需空间最大。这是因为,方案一仅保存了必须的文本内容,而且不同元素之间相互无重叠冗余;而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外,还包含Doc文件必须的文件格式头等内容,因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容,因此所需空间最大。但总体看来,方案三与方案二相比,额外所需的存储空间并不是很大,约占文件大小的0.5~1%左右。

三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出,方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别,受益于Oracle数据库管理系统的查询性能,在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级;而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索,所需时间较长,尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加,当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面,方案一需要将所有内容进行重组,并按照公文承办规定设置相关元素的格式等,所需时间为秒级,而且恢复效果较差;而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复,所需时间仅为毫秒级。

在采用第三种存储方案实现的系统中,随归档文档数的增加,系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出,系统具有较高的自动分析和批量归档功能,平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。

系统全文检索效率如图7所示。可以看出,全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加,平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此,当公文数目较多时,建议先通过普通查询缩小全文检索范围,可以有效降低全文检索的响应时间。

5 结束语

基于Delphi和Oracle数据库,结合MS Word的VBA相关功能,设计并实现了一个电子公文管理系统,探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容,并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用,运行稳定,性能良好,也在一定程度上验证了本文工作的可行性。

参考文献

[1]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

[2]陈伟,丁秋林,郑洪源,等.在J2EE平台上开发电子政务系统的建模方法研究[J].南京航空航天大学学报,2003(4).

[3]王承.电子公文管理及归档工作分析[J].山东档案,2003(5).

[4]曾凡智,赵慧民,卢炎生,等.基于特征抽取的电子公文防伪系统的研究[J].中山大学学报:自然科学版,2007(6).

13.秘书公文知识：公文的修改 篇十三

契诃夫说：“写的好的本领就是删掉写的不好的地方的不好的本领。”修改是成文过程中的必经阶段，通过修改使认识由浅而深，使材料由粗而精，使结构由疏而密，使语言由繁而简，成为佳作，对提高写作能力大有益处。所以，古今中外的思想家文学家学者都非常重视文章的修改，那么修改从哪些地方入手呢？

（一）修改主题

修改时首先要看主题是否集中、明确、前后一致，还要检查文章所表达的思想观点与现行的法律法规方针政策是否一致，看看材料能否为主旨或观点服务，写作意图是否表达清楚，对错误的、模糊的和肤浅的地方要进行修正。现实生活中对公文主题把握不好造成的错误很多在这里略举一二，比如，由于文秘人员对公文主题的把握不准确，使标题偏离了主题。如一份简报反映某市根据农副产品市场供应情况，有计划地提高了一部分农副产品的收购价格，全市农副产品收购价格总水平比上年上升16.1%,从而调动了京郊农民发展农副产品的生产积极性。原标题是这样拟写的：《1987年某市农副产品收购价格总水平上升16.1%》，很明显这个标题只反映了该文的一部分内容，而该文的主要内容却没能概括进去，这份简报被采用时，将标题改为《某市运用价格杠杆促进农副产品生产》，这就比较准确的概括了全文的意思。

在日常的公文写作中，由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，“请示”和“报告”、“请示”和“函”以及“公告”和“通告”等文种就经常被混用。有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”。再次，有少数生造文种的现象。使用规范的文种，是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中，却出现了少数使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如“汇报”、“批示”等，这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性。如“××大学关于教学工作情况的汇报”，将“汇报”作为公文文种来使用，极不规范，应改为“报告”。

（二）修改格式

《国家行政公文处理办法》对格式、标准有明确的规定应参照执行。但在具体行文中仍出现这样或那样的错误如：

排版规格不当。如公文标题应在红色（黑色）反线下空２行处，函的公文标题在发文字号下空2行处，居中排布，用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，一般每页排２２行，每行排２８个字。如果字数偏多，则分行排列，分行时不要把各行上下对齐排成等长可视字数多少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。而在实际操作中往往是各行其是，严重影响了公文的严肃性。这里有一个公文标题排列不恰当的例子：

某某市城乡建设管理委员会

关于解决京广铁路沿线武汉城区段部分

景墙建设经费的请示

为加快京广铁路沿线某城区段综合整治步伐，美化铁路沿线景观，根据京广铁路沿线某城区段综合整治规划，经市政府研究同意在„„兴建„„的景墙。„„ 这份请示，要求解决修建沿铁路干线几个城区段景墙建设经费问题。但是这里的标题排列是城区段与部分相连，两者复指，即部分就是城区段，城区段等于部分，这样理解就成了要求解决的是某的城区段部分的全部景墙的建设经 费问题。正确的排列是 某市城乡建设管理委员会

关于解决京广铁路沿线武汉城区段

部分景墙建设经费的请示

要想真正掌握公文的格式就必须提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。一方面各级行政机关的负责人不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且应当在实践中模范遵守《办法》，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查，维护公文的严肃性和权威性；另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作。当前，要通过各种有效形式，广泛、深入地学习、宣传《办法》，对《办法》和《格式》进行深入系统地学习，掌握公文写作的格式，推进公文写作的标准化进程。

（三）修改材料

公文写作要求材料真实、典型和充实。因此要检查文章是否详实，有没有多余的材料，祥略是否得当。同时还要审核材料的真实性和典型性。对不真实，不典型，也就是剔除那些繁杂的无价值的与主题无关的材料，对缺少的材料要适当增补。

（四）修改结构

好的文章结构完整、严谨，层次分明、首尾圆合、迂曲多变，主题能明确地表达出来，形成一个完美的艺术整体，如果结构松弛，层次混乱，宾主无序，就必须修改。公文写作也要求结构严谨、完整和有条理。因此，要检查文章的内部结构是否合理，是否符合文体要求。不合理的不符合要求的应进行相应的调整。

（五）修改语言

锤炼语言，推敲炼字是中国作家的优良传统。特别是公文的语言讲究精确，其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，还要简洁和通俗。因此要反复推敲语言，有没有废话、错字、白字、病句等，语言表达是否准确，是否符合文体要求。对语言的推敲不能满足于没有错误，而要追求妥帖完美。

二、常用的公文修改方法 我国有句名言，叫“文不厌改”。文件起草完毕，要经过仔细的检查和认真的修改。起草人员要反复阅读文稿，逐字逐句的检查和认真的修改。观点表述不够鲜明的要重新措辞，材料叙述繁简失当的要加以删除和补充，结构安排不妥的要进行调整，内容重复和可有可无的文字要舍弃，事件，数字要检查核实，文中的错别字和标点符号使用不当的要更正。具体来说公文可以采用这样的方法：

1、四字法 删：没价值，不典型，与主题无关的材料删掉；补：材料少，内容不充分，要添补材料；调：首尾段层不严密不合理要调整使布局更合理，主题更突出；换：观点语言等方面不当不优的更换成更理想的。

2、冻医法 文章写好后，如果不需要其他同志参与审核、修改，就不要马上改，休息后再改。这样有好处：会有信息输入脑中，冷静一下大脑，思想会更清醒，思路会更明晰，认识会更深刻，技巧会更熟，语言会更丰，改效会更高。