会计电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度（精选19篇）

1.会计电算化档案管理制度 篇一

会计电算化档案管理制度

为了加强电算化会计档案管理，确保会计档案的安全，特制定本规定：

(一)单位应严格按照《会计档案管理办法》的规定，专人管理电算化会计档案。

(二)单位的会计档案包括存储在磁盘(硬盘和软盘)上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式,未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和 汇总数据(包括和月度汇总数据)必须永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

(三)必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的,每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作,如

要对磁盘会计数据进行加工,必须使用备份罗盘的副本,不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

(四)必须妥善保管好会计数据的备份软盘,备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封,或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

（五）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度,没有做过备份的硬盘数据不得

清理删除。

(六)磁盘会计档案的管理工作,包括数据备份,数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

朝阳区卫生局财审科

2005.7.19

2.会计电算化档案管理制度 篇二

一、建立健全电算化会计档案管理制度

按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》, 建立健全电算化会计档案的保管、操作、保密等管理制度和档案人员岗位责任制。档案部门要指导财务人员对会计电算化档案的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验, 包括软、硬件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染、载体有无划痕等;档案管理人员要认真执行电算化会计档案的归档制度, 做到应归档的电算化会计档案内容完整无缺;为解决电算化会计软件升级带来的不兼容问题, 应将运行财务软件的系统刻录在一次性刻写光盘上, 同电算化会计档案一同入库保存。

二、加强对电算化会计档案的安全保管

根据国家相关标准, 建立电算化会计档案保管制度。选择优质的介质进行会计档案数据备份, 备用盘与储存盘分离存放;存放载体的柜、架要达到有关标准的要求, 最好存放在密封的防磁档案柜中, 电子档案存储介质要装入特制的软件盒中, 直立排放, 严防变形, 防止意外地碰伤、划伤, 并注明存放资料名称、时间及相关资料信息。为防止会计档案泄密或被人恶意修改, 要保证运行财务软件的计算机没有上网历史;每一至两年对会计档案进行一次清查, 对磁性介质的档案进行复制, 以防数据丢失;每年年终决算后应将会计信息记录在一次性刻写光盘上, 光盘不可重复擦写, 防止数据被非法修改或病毒破坏。良好的保存环境, 不仅可以延缓载体的自身老化, 而且还可以减慢载体所存信息的自然衰减。因此, 要做好防磁、防火、防潮和防尘等“八防”工作。保存电算化会计档案的库房温度应控制在17oC～20oC之间, 相对湿度应控制在35%～45%之间, 并避免阳光直射且远离磁场和有害气体。

三、加强电算化会计档案的日常维护

要长久保持电算化会计档案的真实性、完整性、安全性, 就须从其生成时即对其进行严格监管, 并针对它的特性进行保存与维护, 使电子档案长久处于可准确提供利用的状态。如何保存、维护电子档案, 使之安全、可靠并长久处于可准确提供利用的状态, 就必须对其进行定期复制和迁移。

1. 对载体的选择。

电算化会计档案作为档案长期保存, 应选择性能稳定、检索方便、显示还原容易的载体, 可存储在只读光盘上。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签, 注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。

2. 备份。

由于电算化会计档案使用的媒介具有不稳定性, 随时会受到各种有意无意的破坏, 如操作者失误造成数据的丢失、删改, 计算机病毒的感染等, 均会造成信息部分或全部丢失。因此要定期把所有会计资源拷贝到磁性介质或光盘上, 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把会计数据备份保存好, 在每份注明形成时间、会计数据内容、操作员姓名, 并对备份数据进行定期检查, 防止磁性损坏而使内容丢失。电算化会计档案, 一般拷贝两套, 一套异地保存, 一套提供利用。备份的一套要封存, 一般只用于与其他拷贝件核校之用, 以维护其原始性和真实性。

3. 迁移。

电算化会计档案的存储及归档使用的记录介质长期保存, 通常受两个主要因素的影响:介质的不稳定性和技术过时的可能性, 即使光盘在良好的环境下保存30年, 但其所依赖的写入和读取技术的不断发展、记录工具和存储格式及应用软件的不断发展, 也使信息保存寿命缩短, 因此信息的迁移将比载体保存显得更为重要。由于电算化会计档案的生成、存储都是通过计算机完成的, 这就决定了其对设备及标准的依赖性。随着系统设备软件的更新、扩充, 应及时对电算化会计档案信息进行迁移操作, 如果不及时迁移, 会造成若干年后, 记录信息的介质还在, 可因原读取设备淘汰、毁损等原因, 新的读取设备及应用软件已不能对其识别, 从传统意义上说, 这些数据就丢失了。因此, 迁移是极其重要的。如果能确保随着时间的变化或在技术环境改变时进行迁移, 信息就将无限期地保存下去。需要注意的是, 早期保存的电算化会计档案一般都存储于软盘中, 由于软盘存储量很小, 随着计算机的不断更新换代, 一些新型计算机已取消了软盘驱动系统, 也就是说软磁盘已不宜作为电子档案的载体, 应及时将软盘里的信息转换到一次性刻写光盘上。

四、提高电算化会计档案管理人员素质

3.会计电算化档案管理制度 篇三

【关键词】会计电算化；会计档案管理；规范化

随着时代的不断发展，我国会计制度改革不断深入、计算机技术迅猛发展，现如今，会计电算化对很多企业单位而言都已经不再陌生。会计电算化的实施大幅度地降低了财会人员的工作强度，提高了他们的工作效率，为事企业的发展创造了良好的条件。会计电算化的优势勿庸赘述，但是会计电算化的会计档案管理在实施的过程中也还存在一定的问题，如何优化会计电算化条件下的会计档案管理已经成为新时代下一个急需解决的问题。

一、会计电算化条件下会计档案管理的问题分析

（一）思想意识不达标

首先，受客观条件影响，我国人民的思想意识普遍较差，在思想意识普遍较差的社会环境影响下，很多财务人员完全没有电算化会计档案管理意识，致使“重核算、轻管理”现象成为一种社会现状，企业内部所谓的“归档”仅仅指的是纸质档案的归档，电算化会计档案被保存在财务部门，而这无疑给规范化电算化会计档案管理埋下了隐患。其次，现阶段我国很多企业缺乏完善的电算化会计档案管理制度，档案管理工作处在一种相对无序的状态里，电算化会计档案的收集、整理、利用、销毁等仍然沿袭着传统的会计档案管理办法，档案管理要求、档案管理人员素质要求、档案管理保障条例等等仍处于空白范畴。最后，传统的纸质档案查阅服务方式仍然是很多单位落实会计档案管理的最主要形式，这种惯例在一定程度上制约了电算化会计档案管理的发展，使得电算化会计档案难以被高效利用。

（二）档案缺乏完整性

会计档案管理的完整性是指能够进行独立核算的单位需要将其全部的会计资料进行整理、归档和保存。因此，完整性的会计档案应该包括两个方面：第一，企业所保管的经济业务方面所实际发生的真实的会计数据；第二，企业内部全部的会计核算资料。然而现阶段，在企业会计档案管理过程中，会计信息的真实性难以保障，由于信息数据在磁盘或者光盘等磁性介质中存储，电子数据的修改问题难以被有效控制。另外，会计信息的完整性难以保证，因为磁性介质中所存储的重要的会计数据很容易被非法人员复制、伪造、销毁，进而导致信息失真以及信息不完整问题发生。

（三）会计职业能力差

在传统的会计档案管理工作模式下，档案管理工作依靠财务人员手工记账对账，档案管理工作对财务人员的能力要求并不很高。然而会计电算化以后，档案管理工作对人才能力的要求越来越高。一般的会计人员虽然具备丰富的会计经验，但在计算机应用方面经验不足，因此极容易因操作不当等等问题影响会计档案数据的管理效果。一般的计算机人员虽然较为熟悉计算机的操作流程，也能够解决计算机经常出现的一些小问题，但是他们未必了解会计知识，这也就给会计数据的处理以及会计档案数据的保存埋下了隐患。

二、解决会计电算化条件下会计档案管理问题的策略分析

（一）提高思想意识

由于会计电算化条件下的会计档案管理与传统的会计档案管理有着较大的差异性，因此在执行的过程中也不可避免地遭遇了一些问题，采取措施解决问题、提高会计电算化条件下的会计档案管理质量已经成为当务之急。 首先，帮助人们更新思想观念，利用可利用的教育、宣传手段，强化人们的信息化意识，帮助人们在思想意识上形成要与社会经济发展相适应的现代思维方式，并以此来强化人们依靠科技来规范会计档案管理思想的意识。其次，最大程度地争取领导的支持。领导是企业的带头羊，是企业发展方向的决策者，因此只有帮助领导正确的认识到电算化会计档案管理的重要性、必要性以及实际价值，这样才能够使他们重视电算化会计档案管理，愿意为电算化会计档案管理提供必需的经费以及必要的人力投入，如此才能够为电算化会计档案管理工作的顺利开展创造条件。最后，加速与电算化会计档案管理相关制度的建立速度。充分考虑事企业单位的实际情况，在结合其他单位工作经验的基础上，大胆创新，研发出更具科学性的会计档案管理办法，设计与立卷、归档、保管、借阅、移交、备份、维护、销毁各环节相关的管理制度，确保管理工作的各个环节能够密切配合，以实现提升会计电算化条件下的会计档案管理工作的质量。

（二）加强法制观念

会计档案管理缺乏完整性的最根本原因在于档案管理者法律意识淡漠，因此想要有效地解决这一问题，必须帮助会计人员真正地重视会计档案管理工作，了解会计档案管理完整性与自身之间的关系，如此才能够保证他们有意识地避免道德风险，严谨的对待档案管理工作。在具体落实的时候可以从如下3个方面出发：第一，充分地考虑国家的政策规定以及企业自身的实际情况，制定科学、完整的档案管理、保存、借阅、移交、销毁制度，确保制度能够与法律有效衔接，并拥有一定的法律强制约束力。第二，加大法律宣传力度，组织企业内部会计人员参与宣传教育活动，提高会计人员的法律意识，使他们能够重视自身的工作，有意识地避免篡改、盗取会计档案资料等等行为。第三，加大企业高层与企业基层人员的联系力度，确保企业高层人员能够充分发挥引导作用，能够为基层人员解决特殊问题，能够与基层人员打成一片，紧密联系、共同配合完成档案管理工作。

（三）提高会计职业能力

人力资源是事企业单位内部一笔隐形的财富，如果能够充分利用，对企业的发展、企业经济效益的提升都会发挥出巨大的帮助。事企业单位应该有意识的为会计电算化部门引进综合性人才，让综合性人才来负责会计电子档案管理工作。在引进人才的时候不仅重视人才的会计知识能力，也要重视会计人员计算机专业知识能力，充分的考虑企业自身的经营特点，定期对引进的人才进行再次培养，确保人才能够与时俱进，能够脱离单一的“核算人才”向着“智能人才”不断发展。

三、结束语

综上所述，电算化的会计档案管理是会计档案管理中的一个重点，与传统的会计档案管理关系密切。传统的会计档案管理可以被认为是电算化的会计档案管理的基础，电算化的会计档案管理可以被认为是传统会计档案管理的一种创新模式，是会计档案管理向着规范化、现代化、优质化、高效化方向不断发展的标志。因此相关人士必须采取有效措施不断的提高电算化会计档案管理工作的质量，只有如此才能够保证会计数据资料的安全性与完整性，也才能够充分地发挥会计信息的作用，继而为经济社会提供更加优质的服务。

参考文献

[1]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].时代金融，2015，15：131.

[2]张娜.事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].企业改革与管理，2015，16：144.

4.会计电算化档案管理制度 篇四

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

参考文献:

[1]张颖.对会计档案管理的思考.辽宁经济,(3).

[2]周卫珍.谈会计电算化后会计档案的变革.山东档案,(4).

5.试论电算化会计档案内部控制论文 篇五

会计电算化的发展虽然给企业带来了巨大的效益，但给内部的控制和管理也带来了新的问题和挑战。

电算化会计管理的特点

(1)会计电子档案具有技术性。

技术性文档是解释会计电子档案的运行和设计情况，与会计电子档案的设计和使用紧密相关。

(2)会计电子文档缺乏直观可视性。

会计电子档案主要存储于磁性介质上，与传统的具有直观可视性的`会计档案不一样，会计电子档案须在特定的计算机软件和硬件环境中才能可视。

会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案须依赖于计算机的软件和硬件系统才能使用，而且它对储存的周围环境要求较苛刻。磁性介质不仅要求环境防火、防水、防尘、防磁，而且对温度也有一定的要求。磁性介质对环境的高要求增加了数据的脆弱性。

会计电子档案对会计信息使用者的安全操作提出新要求。会计电子档案的管理要求会计信息从事人员除了需具备会计专业知识，同时还得掌握必要的计算机操作和维护知识。

会计电子档案管理缺乏有效的安全和保密措施。在网络时代，新型磁性介质档案管理是一种新型的管理方式，它取代了传统的纸质管理。电子数据因其具有数据高度集中的特点，非常容易被泄密。电子数据是以数字编码的程序的形式储存在各种磁性介质上，但磁性介质具有体积小，存储容量大的特点，正因为此特点以致电子数据资料泄密容易，而且范围广，涉及时间长，危害性也较大。

6.会计电算化操作管理制度 篇六

一、操作使用人员：

操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。

根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员；

（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。

（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。

（三）数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。

（四）数据管理人员：负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。

（五）系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。

二、操作使用人员的操作权限：

（一）系统管理员必须根据财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。

（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

7.电算化会计档案管理问题初探 篇七

1. 管理中存在的主要问题

1.1 缺乏丰富的管理经验

虽然会计电算化已经实施很长时间了, 但是, 部分单位领导和会计人员还是缺乏会计档案管理经验, 有一些单位只对打印出来的会计档案进行存档, 却不保存计算机中存储的会计信息, 这些都影响了会计信息的整体性。电算化会计档案管理不只包含打印输出的会计报表, 还包括纸质文件、电子文件和系统软件处理形成的文件, 具有相当广阔的外延。

另外, 部分单位虽然进行了会计档案数据备份, 但是没有选择优良的磁盘介质, 存储盘与备用盘也没有进行很好地分离存放, 这样就很容易丢失和损坏电子会计档案。而且部分操作人员并没有执行规范的管理流程, 不能每天都对会计档案进行备份, 也没做到对数据盘定期维护和检查, 这样一旦出现意外情况, 势必会造成财务数据的丢失, 进而带来无法弥补的损失。

1.2 调阅方法认识不足, 保存硬件措施不配套

因为只有在特定的软件系统环境中, 电算化会计档案才能够显示出来。所以电算化会计档案的缺点是可视性和直观性欠缺, 所以要妥善保存调阅软件。但一旦软件系统升级, 就会出现因为版本的不同, 而使旧版本的电算化的数据就不能够被调用。另外, 还有一些单位仍旧使用老式打印机, 无法达到规定的保存期限, 也没依据相关标准建立会计档案保护制度。

1.3 计算机网络安全维护人才缺乏

电算化档案管理囊括了方方面面的内容, 如软件的维护和系统的安全, 这样就对电算化会计档案的操作人员提出了更高的要求。不光要对会计核算工作熟知和掌握, 还要懂得必要的计算机维护和操作知识, 但是, 许多单位的会计人员只进行过简单的培训, 就进行电算化档案管理, 会计人员对于计算机维护和软件系统管理还不熟悉, 一旦病毒侵入或软、硬件出现故障, 其数据的可靠性、安全性就会受到威胁;如果资料没有随机备份或定期打印存档不及时, 就会造成不可弥补的损失。另外, 如果不了解软件系统管理和计算机维护, 没有设置严格的口令密码和操作权限, 就会使操作管理出现纰漏, 没有执行严格的专机专用, 致使一些会计责任事故频繁发生。

2. 问题的解决措施

2.1 会计档案管理的完整性

在会计数据还没有形成正式的书面文件以前, 应该妥善保存电子数据的副本, 将各种财务凭证, 包括现金和银行存款日记账、各类记账凭证和总分类账打印输出, 同时依据税务及审计等相关管理部门的要求, 打印输出和保管各类账簿及报表, 同时还要将会计数据及时导入磁性介质, 及时进行备份, 将保管方式、时间按和数量等信息标注清楚, 同时还要定期检查和维护磁性介质, 对电算化档案信息进行复制, 以防丢失或毁损。

2.2 会计档案的保密性

因为在电算化条件下, 一些会计数据被集中在磁性介质, 包括磁盘和光盘上, 出于一己之私, 有一些别有用心之人在未经授权的情况下, 会进入计算机或网络, 偷偷浏览账目, 甚至会销毁、复制和伪造一些重要的财务数据, 使会计信息的完整性和安全性遭受重创。鉴于这种情况, 我们必须要规范使用权限, 对涉及单位机密的重要文件, 要做到专人专管专用, 只有那些普通数据, 才可共享使用。建立和健全借用手续制度, 保证电子档案的安全性。建立严格的审批制度, 外单位人员必须凭单位介绍信, 经过上级主管领导和财务负责人批准, 才允许查阅会计档案。一经发现非法涂改、变更和伪造数据文件, 或者对账册和备份磁盘人为毁损的行为, 必须严肃处理, 对于后果严重的, 要追究承担相应的法律责任。

2.3 硬件措施的完善性

为了使打印输出的会计档案的保存期限得到保障, 必须配备高清晰度的激光打印机或者是喷墨, 同时还应有专用的会计档案库房, 防火及防渍措施一应俱全

库房还应配有空调器, 温、湿度测量仪, 严格控制温度和湿度, 以防止盘片变形。另外, 会计人员要努力提高自身的专业水平和计算机操作水平, 同时单位还要拥有和配备高级计算机管理人才, 在任何条件下, 都能对网络安全和电算化软件的正常使用做出保障。

结语:电算化会计档案在我国已经应用很普遍, 其准确、方便、高效等优点使会计自身水平得到了快速提高, 为了控制财务风险, 提高工作效率, 电算化会计档案管理在许多单位得到了普及和发展, 使会计作用有了更强的发挥, 但是, 会计电算化也面临着许多的问题, 我们应该分析问题, 找出解决的办法, 总结工作经验, 使电算化会计档案管理更适应我国会计行业的发展。

参考文献

[1]徐艳辉, 李东方.浅谈如何做好电算化会计档案管理工作[J].中国集体经济.2012 (03)

[2]吕琳.浅议我国中小企业实施会计电算化的现状与对策[J].China’s Foreign Trade.2012 (02)

[3]武贵梅.网络财务与会计电算化发展方向研究[J].中国集体经济.2012 (03)

[4]张春艳.会计电算化存在的问题研究[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) .2011 (01)

[5]崔玉巍.完善会计电算化的措施[J].China’s Foreign Trade.2011 (02)

8.会计电算化档案管理制度 篇八

1.1工作人员对电算化会计档案的重要性认识不到位，许多会计档案管理人员和单位财务领导对电算化会计档案的组成内容不甚清楚。往往是移植传统的会计档案管理办法，只对计算机系统中的数据进行有效管理，对存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案管理不规范，对做好电算化会计档案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正确认识，造成现有会计数据、备份档案和其他会计文档资料未及时归档。

1.2电算化会计档案管理制度不完善。实行会计电算化后，一些单位没有及时修订本单位的会计档案管理制度，没有制定相应的电算化会计档案人员责任制。

1.3人员培训和管理不到位。由于从业人员专业技术培训的缺乏以及管理的不到位，造成个别会计电算化档案管理人员素质不高。会计电算化档案管理人员存在不愿干或不会干的情况。有些管理人员对计算机知识知之甚少，不能独立备份数据和定期检验数据，致使调用这些数据时。出现备份不全、存储介质损坏、备份数据与当前软件版本不符等问题。

2电算化会计档案管理中需要重点解决的问题

2.1强化电算化会计档案归档意识。管理人员必须树立“与时俱进”的思想，认识到电算化会计档案是总结本单位经营管理经验的重要资料，对贯彻党和国家的经济方针，编制预算决算，节约经费，加强内部经济管理等工作都有十分重要的作用。基于此，必须做好电算化会计档案的归档工作。一套完整的电算化会计档案，应当包括三个部分：一是会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案材料；二是存有数据的软盘、硬盘、光盘等其他介质的业务记录资料及其备份：三是系统软件、应用软件等配套软件。

2.2建立健全电算化会计档案管理制度。第一，建立电算化会计档案保管制度。对磁性介质会计档案应以只读形式保管，采用质量较好的存储介质，做双份备份，每份要注明档案形成的时间与操作员姓名，并贴上保护封签，分两个地点存放。这样做既可防止自然灾害造成磁盤损坏丢失数据，又可防止一些人为因素破坏会计数据。第二，建立定期检查制度。电算化会计档案管理人员应定期将相应的会计数据备份到磁性介质上，并设立备查登记簿，认真登记备份的时间、数量及保管方式等。由于磁性介质的特殊性，管理人员还要定期进行检查、半年复制一次，以防止会计信息丢失。做到妥善保管、有序存放、方便查阅。第三，建立电算化会计档案的整理和利用制度。从“重保管、轻开发利用”向“保管、开发与利用并重”转变。电算化会计档案管理人员每年对归档的信息进行加工整理，编制历年数据的比较分析信息资料，为决策者在遵循市场规则的前提下制定出适合自身发展的措施，以改善管理，提高效益。第四，严格执行会计档案的保密制度。会计计算机软件经批准投入正常运行后，必须对源程序和数据库予以加密，存有会计数据的磁性介质未经单位领导批准不得拷贝给制度规定以外的单位和个人，会计数据磁盘不得带出档案室，对需要查询会计档案的，须经单位主管领导批准并进行登记。第五，严格执行会计档案的鉴定与销毁制度。电算化会计档案的鉴定与销毁，是会计档案工作中一项科学性很强的工作。会计档案形成的特殊性、保管期限的多样性、形成数量的广泛性决定了电算化会计档案较之其他门类档案的鉴定复杂得多。因此，科学鉴定、及时销毁失去保存价值的会计档案，可以大量减轻档案管理人员的工作负担，使会计档案管理人员能够集中精力管理好永久长期保存的档案，并腾出更多的时间从事会计档案的编研工作，主动开发会计档案的信息资源，为经济发展服务。

2.3提高电算化会计档案管理人员素质。要加强和重视对电算化会计档案人员的培训，进行专业知识的教育，如派管理人员外出进修，举办有针对性的业务培训班或开展多种形式的业务研讨交流活动。提供和创造条件全面提高会计电算化档案管理人员的政治素质、业务素质和职业道德素质。电算化会计档案人员要自觉地加强学习，更新知识。勇于探索，努力掌握档案专业、会计专业和计算机的基本理论知识和技术，掌握现代科学管理知识和技能，并在工作中吸收借鉴同类型信息机构的经验，以提高档案管理能力。

9.会计电算化人员管理 篇九

会计电算化人员管理

会计电算化系统由以下几类人员构成：系统分析员、系统设计人员、编程调试人员、系统管理人员、系统维护人员、业务操作员、数据复核员、档案管理人员、财务分析人员。一般来说，系统分析人员、系统设计人员、系统编程调试人员统称为系统开发人员；系统管理人员、系统维护人员、业务操作员、数据复核员、档案管理人员、财务分析人员统称为系统的使用人员。在整个会计电算化系统中，不同的人员有不同的分工与职同的作用责，在不同的岗位上发挥着不。

会计电算化下的岗位责任制相当于手工条件下的岗位分工。对会计电算化系统人员管理的基本方法是，按照“责、权、利相结合”的基本管理原则，明确系统内各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂起钩来。一句话，建立、健全岗位责任制。

10.会计电算化档案管理制度 篇十

会计电算化自从被企事业单位使用，就一直面临着安全性的问题。试想在没有数据备份的情况下，储存在硬盘中多年的会计数据一旦丢失，将是一个灾难性的后果。因此我们必须保证会计电算化软件系统在一个相对安全的环境下运行，使得由此而产生的信息风险自始至终处在可控的范围之内。

一、网络环境下会计电算化安全性方面存在的问题

从安全角度出发，会计电算化管理制度在安全方面作出了多方面的规定和要求，在实际工作中起到了积极作用。但随着会计电算化的发展，财务ASP的应用，会计电算化安全性方面还存在诸多问题。

（一）会计业务数据被丢失或破坏，导致正常核算中断。

在网络化多用户的状态下发生计算机故障、黑客攻击等造成数据资源被破坏所带来的危害将更大。一旦出现存储在计算机内的UFDATA.MD、UfErpInf.md以及UfErpAct.Lst等文件丢失或破坏，恢复数据则需要一个时间过程。

（二）商业间谍盗窃经济情报，利用掌握的经济情报犯罪。

如利用数据资源的复制可在瞬间完成的特点，通过拷贝窃取全部账户信息，或借日常维修之机，趁人不备偷窃数据。在网络会计电算化的环境下，可以通过网络黑客窃取传送的数据信息，其最大特点是既不干扰破坏信息流，又能窃取数据信息。

（三）不法分子非法修改会计应用软件、篡改会计业务数据、偷窃或贪污资金。

随着网络化会计电算化的发展，不法分子篡改网络上传送的信息，通过加大结算金额，更改收款单位账号，达到贪污或窃取资金的目的。

（四）网络病毒破坏会计电算化的应用软件系统。

近年来，计算机病毒呈不断蔓延之势。在网络会计电算化工作中，由于网络病毒的多发性和快速感染性，计算机感染病毒的现象不同程度的存在。计算机一旦感染病毒，极易破坏会计电算化应用软件系统中的数据文件和应用软件，使数据文件突然出现不明真象的丢失，以及应用软件无法正常工作。

二、会计电算化硬件系统安全性分析

对于会计电算化硬件系统来讲，保持不间断的电源是很重要的，因为突然断电，会导致用户所做的会计电算化工作因为没有来得及存盘而前功尽弃，若是程序正在向数据库中写内容时也会因突然断电，导致数据出现错乱。

三、会计电算化应用软件系统安全性分析

（一）数据备份与数据恢复必要性分析

数据备份与数据恢复功能可以进行会计数据的保全与恢复。如果系统出现故障，可以在系统管理界面把最近一次备份的数据引入，将最后一次备份与故障发生前的这一阶段所发生的数据进行补充登记。数据备份应该按计划进行，一般完整备份的时间周期相对长一些，其他方式的备份时间周期相对短一些。可以规定完整备份一周一次，其他方式备份一天一次。在一天中应选择工作结束后，下班前执行备份，以免影响当天的工作。

系统管理员可以执行对整个会计电算化系统的数据备份。会计主管可以执行对全部或部分会计电算化系统的数据备份。一般操作员的数据备份权限由会计主管分配或指定。

（二）设置操作员权限与口令必要性分析

操作员的权限分配与口令设置是构成软件安全性的两个重要方面。众所周知，会计电算化工作中，操作人员的职务级别不同，工作范围不同，可以操作的软件功能和访问的数据内

容也不同，因此需要由最高级别的管理员对操作员进行权限分配。

在功能权限中，每个操作员都需要经过授权才能使用该会计电算化系统，并且只能使用被授权的功能。通过类别权限控制对操作员进一步的限制，使操作员只能在同一功能下不同类别范围内操作。操作员在操作时，尤其在做数据录入的操作时，可以限制其操作的数据发生额在一定的限度内。

（三）外部防护的必要性

（1）周界安全防范。

周界控制是通过对安全区域的周界实施控制来达到保护区域内部系统的安全性目的，它是预防一切实行外来攻击措施的基础，主要内容包括：设置外部访问区域，采用二层式客户机/服务器模式组建内部网，利用中间代理服务器隔离客户与数据库服务器的联系，实现数据的一致性；建立防火墙，在内部网和外部网之间的界面上构造保护屏障，防止非法入侵、非法使用系统资源，执行安全管理措施、记录所有可疑事件。

（2）数据通讯安全防范。

数据通讯控制是为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故而采取的内部控制措施，单位可采取各种有效手段来保护数据在传输过程中准确、安全、可靠。主要措施有：保证良好的物理安全，在埋设地下电缆的位置设立标牌加以防范，尽量采用结构化布线来安装网络；采用虚拟专用网（VPN）线路传输数据，开辟安全数据通道；对传输的数据进行加密与数字签名，在系统的客户端和服务器之间传输的所有数据都进行两层加密保证数据的安全性，使用数字签名确保传输数据的保密性和完整性。

总之，需要会计信息系统能够实时提供有关决策信息是实时传递的，网络化经济环境中信息高速公路为会计信息系统实时提供了可能，这就需要建立适应网络化经济环境下会计时间、空间和速度的新理念。随着网络经济时代的到来，基于网络环境的网络会计信息系统为企业提供了更多的机遇和挑战，实施网络会计信息系统，对提高企业的管理水平和综合竞争力有着重要的意义。网络会计信息系统在产生、发展过程中虽然存在着各种各样的问题，但毋庸置疑的是，建立于“事项会计”下的网络会计信息系统是网络经济发展的必然趋势。在网络环境下，会计信息系统的安全问题将成为会计工作的重要内容。

参考文献：

11.会计电算化档案管理制度 篇十一

一、电算化会计档案管理工作的特点

1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来难度。

２、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。

2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。

3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

三、做好会计档案管理工作的对策

（一）应加大对软硬件设备设施的投入

比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度

1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。

2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件卡片。

3、建立严格的借用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

5、建立分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

( 三) 提高思想重视程度。实现会计电算化的企事业单位，有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

（四）提高电算化会计档案保管人员的素质。要管理、保存和利用好电算化会计档案，必须有相应的档案管理人才。管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高，除了要具备传统的会计档案管理专业知识外, 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识, 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育, 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识, 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。

参考文献：

1、霍振芳：《电算化会计档案的特点》，《唐山学院学报》2007年第5期。

2、财政部、国家档案局：《会计档案管理办法》。

3、楼丹婷：《电算化会计档案的安全管理》，《上海档案》2007年第12期。

12.浅谈电算化会计档案管理工作 篇十二

会计档案既是记录和反映单位经济活动的重要史料和证据, 又是检查经济工作、预测和决策经济活动、开展会计分析等项工作不可缺少的重要依据。随着会计电算化的普及与深入, 会计档案被赋予了许多新的特点, 会计档案管理工作也相应发生了一些变化, 电算化会计档案成为其重要的管理对象。电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据 (以磁性介质或光盘存储的会计数据) 和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表 (包括报表格式和计算公式) 等数据以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。笔者现就电算化会计档案管理工作谈点自己的认识。

1. 电算华会计档案的生成与管理

电算化会计实行的是电子档案与纸质档案并行的双套制管理, 所以电算化会计档案的主要内容应包括一是由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。二是以磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计数据。三是会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序。

第一, 记账凭证的生成与管理。根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证, 由计算机打印输出。在这种情况下, 记账凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证, 按《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。手工事先作好的记账凭证, 应先录入计算机, 然后进行处理。在这种情况下, 保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

第二, 会计账簿和报表的生成与管理。电算化后的会计账簿和会计报表应当打印出书面形式, 其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况, 在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定。如现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出, 做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印, 由于受到打印机条件的限制, 可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的, 可按旬打印输出。一般账簿可根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的账簿, 可满页打印。在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下, 总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。在保证账簿清晰的条件下, 计算机订印输出的账簿中表格线可适当减少。

2. 电算化会计档案的制度管理

档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。电算化档案管理制度一般包括以下内容:存档的手续, 主要指各种审批手续, 比如打印输出的账表, 必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管;各种安全和保密措施;档案管理员的职责与权限;电算化会计档案的分类管理办法;使用的各种审批手续;各类文档的保存期限及销毁手续。一是建立电算化会计档案的归档制度。保证资料齐全、立卷规范、归档及时。电

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算化会计系统开发和使用的全套文档资料及软件程序都应视同会计档案保管, 按类别和时间顺序对纸质会计档案、机读会计数据以及会计电算化软件系统名称、版本以及与之配套的安装光盘等计算机系统档案进行立卷归档。二是建立严格的电算化会计档案借阅手续制度。在调阅过程中, 只能调阅与调阅内容有关的资料。原则上档案原件不得借出, 也不得拆散原卷 (宗) 册。外单位调阅会计档案, 要抄录和复制的由会计主管人员签署意见, 经本单位领导批准。如有特殊需要, 经本单位负责人批准后, 提供查阅或者复制, 并办理登记手续。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时, 还应认真检查, 防止感染病毒。

3. 电算化会计档案的安全管理

针对电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大, 易被修改且不留痕迹的特点, 在管理时应注意以下问题:在选用保存会计档案的存贮介质时, 应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质, 存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用, 而纸张的质量只会影响到使用效果。对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样, 存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所。对存放往年会计档案的介质应定期复制, 如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点, 对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换, 对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。对硬盘上的会计档案, 应具有相应的安全保密措施, 防止对会计档案进行修改。常用的安全保密措施有:一是用户识别控制, 防止非法用户接触会计档案。二是操作日志管理, 应由系统自动进行操作登记, 建立加密的机内操作日志, 监督系统操作, 留下审计线索。三是数据存取权限限制, 对安全保密程度不等的数据, 应给不同的使用人员赋予不同的操作权限, 防止越权使用。四是确保计算机等设备的安全运行, 配备不间断电源等设备, 经常对设备进行维护、检查和保养, 对出现问题的硬件及时修理或更换, 并有防雷击、防水、防火、防盗等防灾措施。对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放, 以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作, 切实有效地保障计算机硬件、软件系统和会计信息数据的安全、完整。

4. 电算化会计档案的人员管理

13.会计电算化机房管理员总结 篇十三

这一周过得很充实，以至于去机房的次数也比之前多，由于快要考试了，大家都是紧张的，自从这周我们205机房也开始发试题练习，人都变得多了，本人也是几乎每晚都去机房练习题。轮到我值班这晚吧！还是看见许多人去，我想这种情况会持续很久吧！至少得是在考试后大家都通过了电算化的考试，但是我还是希望不管出去什么目的去机房我们大家还是得保证自己没有白去机房，得拿点收获回来，虽然收获与付出有时不是都是成正比的，总之得对得起自己去的那一趟。

机房的人变多了我们管理员的工作量其实有增大的，无论是机房的纪律还是机房的清洁，但是我们没有任何怨言反而是高兴的，其实前面几次去值机房时，虽有人但是不会有这么多反而觉得冷清，人一多就好了，不光是我们大二的还有大三了的学姐学长们，他们因为要参加“用友杯”的比赛，也在加紧练习，可能是有学姐学长们在，我看见我们大二的有的可能是做不来就去问他们，其实学姐学长们是很忙的，所以他们也没有多问。在机房的感觉就是听见敲打键盘的声音、少许的讨论声。这种感觉真的很好，其实机房晚上自主练习不就是要营造出这样的气氛吗？我们都爱这样的感觉及气氛。这是我当管理员来觉得感觉和气氛最好的。在后来快到关机房的时间了，其他人都走的差不多了，就是有2、3个学姐可能还有点没弄好吧！我们就变做清洁关窗户等他们做完。

这周很好，是一个充实及一切感觉都很好的，希望在以后也能保持这种良好的气氛及感觉。在这样的气氛中我相信你无论工作还是学习都会达到最佳状态。

14.电算化模式对会计档案管理的影响 篇十四

一、电算化模式对会计档案归档范围的影响

在传统的手工操作条件下, 从原始凭证的制作到财务报表的编制, 都是靠人工完成的, 因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的财务凭证、财务账簿、财务报表及有关的附属资料。实行电算化以后, 所有的财务核算业务都可通过计算机来完成。由于计算机是一种特殊的操作工具, 财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码, 然后才能借助计算机进行财务核算、处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是使电算化财务信息系统能够运行的前提条件, 又是保证电算化财务信息系统正常运转、进行故障维护的查询资料, 因而这些资料虽然不是财务核算活动的产物, 没有具体的数据和表格, 但是如果没有它们的支持, 整个财务核算过程就无法进行, 所以必须将其作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

电算化会计档案需在一定的软件系统内才可调用, 但是目前许多企业因为没有将财务软件的版本及软件系统很好地保存, 导致在电算化软件升级后, 不同版本下的财务数据不能被调用。因此, 应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。建议电算化会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的电算化财务软件系统版本。但目前由于一些单位受条件限制, 没有配备激光打印机或喷墨打印机, 致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按规定建立电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份, 未实行备用盘与存储盘分离存放, 导致了电子数据损坏或丢失。因此在归档过程中, 财务软件的版本及软件系统要作为会计档案的必要部分进行归档, 以保证电算化会计档案的完整性和可读性。

二、电算化模式对会计档案载体多样性的影响

在传统手工财务工作环境下, 科目汇总表、资产负债表以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算, 使得财务人员的工作量很大, 同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化模式下, 只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行, 凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出, 科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成, 同时可以根据需要生成财务报表, 这大大降低了财务人员的工作量, 也避免了计算错误。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成档案时应采取双套制归档方式, 并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名, 贴上保护字样, 存放在两个不同的地点, 以防止地震或火灾等意外情况引起的整个电算化会计档案系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存时应远离磁场, 注意防潮、防尘等, 还应定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质的损坏, 而使会计档案丢失造成无法挽救的损失。

财务数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中, 一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏, 保存的财务数据将会丢失, 如果没有相关备份的话, 将给财务电算化系统造成严重的损失, 严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息, 如果数据被人恶意修改也不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的保障性工作, 如计算机病毒的防范。根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定, 账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘要由档案管理员办理存档手续, 备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封, 备份软盘应装在保护封条和包装盒内, 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所, 并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。

三、电算化模式对会计档案利用方式的影响

会计档案室就是会计档案的数据采集源泉和基地, 是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。一是在会计档案数字化的基础上, 建立会计档案数据库, 可按会计档案的内容分类建立原始凭证、财务账簿、指标文件、工作资料等主要基本数据库。数据库一经建立, 立即着手数据的录入, 将本单位的会计档案资料都录入计算机, 实现资源共享。二是建立完善的会计档案信息网络, 一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库, 减少档案人员的重复录入工作, 保证档案信息的完整性;另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务, 通过电子邮件或BBS等方式开展会计档案信息咨询。总之, 网络会计档案的在线管理和使用功能, 可大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现会计档案管理由静态管理向动态管理的跨越, 整合财力资源、人力资源, 提高会计档案管理能力和质量。

参考文献

[1].刘伟.王汝玲.新形势下会计档案管理工作之我见.档案天地, 2007.5

[2].程战.浅谈电算化会计档案管理.市场周刊, 2005.4

[3].刘天龙.张影.浅谈会计电算化档案管理.财会研究, 2009.4

15.浅析会计电算化的内部控制制度 篇十五

关键词:会计;电算化系统;内部控制

会计电算化是会计工作的发展趋势，已有十几年的发展历史。它由简单的数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，它使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来，提高了会计信息的及时性、正确性与全面性。但在会计电算化进一步向深层次发展，给企业带来巨大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验。笔者就会计电算化系统的应用对内部控制制度的影响以及如何完善会计电算化内部控制制度作一些浅析。

一、会计电算化系统内部控制制度的内容

1.会计电算化信息系统的控制内容及形式与手工会计系统存在差异。在传统的手工系统下，控制的内容主要针对经济事项本身的交易，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，控制的方式主要是通过人员的职务相分离，职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下，业务处理全部以电算化系统为主，出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。

2.内部控制的对象发生了变化。在电算化系统下，由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化，控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等，会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验，是以对人的控制为主；而在电算化系统下，会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理，而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码，并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样，内控对象转变为对人与计算机二者为主。

3.控制的实现方式发生了变化。手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。

4.会计电算化信息系统缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中严格的凭证制度，在会计电算化系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的控制功能弱化，使部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。

5.会计电算化信息系统中会计信息存储电磁化。电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中（如光盘、硬盘等），是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。

6.网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了许多新问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。

二、会计电算化对企业内部控制制度的影响

1.交易授权、执行等内部控制方法改变。由单一的人工控制转为程序控制和人工控制相结合。在手工会计系统中 ，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。

2.内部控制的程序化使得内部控制具有长期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发现，

3.无纸化作业使会计信息系统缺乏交易痕迹，由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，也就是内部控制的对象发生变化。 手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等严格的凭证制度。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。

4.控制的范围扩大。传统的内部控制主要针对交易处理，而电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。

5.电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化，加大了控制舞弊、犯罪的难度

手工会计系统中，会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化后，输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，如果上述的任何一方出现差错，就会使处理结果错误。而且 电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险，因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，电算化 会 计 系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。

三、会计电算化 存在的主要问题

1.电算化系统下的会计及电算化岗位的职能权限问题。操作权限控制是一种基本的内控手段，在电算化环境下，会计业务处理大部分由计算机操作，人为控制减少，削弱了会计审核功能。有些单位的各岗位操作权限制度没有真正落实到位，有的操作员可以以不同的身份进入系统操作,使分工控制名存实亡。

2.会计人员因主观原因或技术因素造成非法操作或操作失误。这是会计电算化内部控制中的主要任务，因其系统的程序、数据、文件等很容易被仿造、复制和修改，而不会留任何痕迹，所以某些人员为了达到个人目的，利用职务之便或不按操作规程进行非法操作，如通过冒名顶替、盗取密码等手段来非法改动、销毁会计资料，给单位造成严重损失。

3.会计软件的安全性及保密性问题。现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象，以至软件投入运行后存在着安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险，而现在许多单位缺乏操作的记录功能,出现问题后不便于追究责任。

4.会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失。在会计电算化法规中明确规定，单位应坚持每天双重备份，并分人分处保管。但在实际工作中，有的单位并没有真正落实，也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿，致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时，部分会计资料就会丢失，造成无法挽回的后果。

5.缺乏专业的系统维护人员。目前,许多会计人员对会计业务熟悉,但对计算机知识缺乏;而系统的维护人员对计算机知识熟悉,但对会计业务不够了解,使得在系统运行中的故障不能及时分析、排除。

四、完善会计电算化内部控制

1、建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。

强化内控管理，提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。

2.加强组织和人员职能控制。

16.会计电算化档案管理制度 篇十六

摘 要:由于很多原因的影响，我国很多企业的会计工作不能很好地参与到企业经营管理中，会计信息系统系统提供的信息质量不能及时高效地满足经营决策的需要，绝大部分企业仍然采用传统的手工会计处理方式进行经济业务处理，会计信息提供不及时，信息质量差。本文首先探讨了会计电算化与企业信息管理的关系，论述了企业信息化管理对现行会计电算化的影响，最后明确指出了实现会计电算化与企业管理一体化存在的问题。

关键词:企业 会计电算化 信息管理 问题

随着市场经济的不断发展，计算机已普遍应用到企业各个领域，会计电算化对企业信息管理产生了重要的影响。

一、会计电算化与企业信息管理的关系

20世纪90年代美国Gartner Group咨询公司提出ERP(企业资源计划)的概念，针对物流、人流、财流、信息流集成一体化的企业管理系统。在ERP的环境下，会计电算化成为ERP系统的一个重要组成部分，将具有系统高度集成和企业综合资源管理的含义。

随着我国信息产业，特别是电子信息技术和网络技术，云计算、移动互联网等新一代信息技术的快速发展，为中小企业，特别是小型微型企业应用信息化服务创造了有利条件。

企业信息化建设是指企业利用网络、计算机、通信等现代信息技术，不断提高生产、经营、管理、决策效率和水平，从而提高施企业核心竞争力的过程。而近几年，随着中小企业信息化建设的不断深入，一个巨大的中小企业软件服务市场快速成长起来。企业管理软件从开始单纯的财务电算化应用，逐步发展到对管理软件的综合应用，信息系统也逐步渗入到中小企业的日常经营决策中。

二、企业信息化管理对现行会计电算化的影响

当前世界进入后金融危机时代，机遇与挑战并存。对于每一个行业来说，竞争的实质是核心竞争力的`比较，而其中能成为核心竞争力的关键便是创新，包括技术的创新、业务的创新。提升核心竞争力，主要还是进行信息化建设，这是我们进行业务创新的基础。在会计电算化方面，没有进行信息化建设以前，我们需要对资产、费用、核算进行规范化管理，没有会计系统等科技手段的支持，往往很难做到。从一个细节来说，大量的手工登记信息肯定会有不准确或遗漏的时候，但是信息化系统完全解决了这个问题，尤其是现在的票据业务、债券业务，新会计准则核算，手工核算很复杂，核心系统不支持，但新会计系统能够完全实现准确核算。从整个企业的发展来看，企业发展到一定阶段，业务量、业务种类增加，各方面管理要求增加，就需要相配套的系统建设，利用科技手段来支持所有业务，系统建设促进了发展，发展需要更先进的系统支持，这也算是一个良性循环吧。

三、实现会计电算化与企业管理一体化的措施

实现会计电算化与企业管理一体化的总体目标是：基本实现会计信息化技术标准体系，促进大中型企事业单位会计信息化与经营管理信息化融合，提升企事业单位的管理水平和风险防范能力，做到数出一门，资源共享;基本实现大中型会计师事务所采用信息化手段对客户的财务报告和内部控制进行审计，进一步提升社会审计质量和效率;基本实现政府会计 管理和会计监督的信息化，进一步提升会计管理水平和监管效能;进一步完善会计信息化人才培养、选拔和评价体系。具体措施如下：

一是要强化企业领导层的信息化意识。企业决策者和管理者是企业的核心和灵魂，提高企业领导层对信息化的认识，发挥其作用,是推进企业信息化建设进程的关键。

二是分阶段制订企业信息化战略规划。企业信息化建设最关键是的与业务对接，而熟知业务最好的方法就是实践。这就好比盖房子，只有打牢地基，才能让结构稳固。同样，只有熟知业务，信息化才不会成为空中楼阁。

三是制定并实施企业信息化评价标准。企业信息化建设是一项复杂的系统工程，涉及企业管理的各个方面，制定并实施企业信息化评价标准一方面要明确指出工作努力的方向，另一方面要找到差距，寻找持续改进的方式方法。

四是增强技术创新能力，本地区许多中小企业利用信息管理系统改变企业生产经营管理方式，实现企业转型升级。比如某某企业采用MES/DCS等工业软件控制系统，生产线运行效率提高了50%，生产能力提高60%，经济效益增加了1.6亿元。

同时在培养信息化专职人才时要将这些人安排到企业各个部门深入实践，使其了解各部门的工作，加大培训力度对企业信息化管理人员进行专业的培训，以便企业信息化工作人员掌握最新的管理和技术专业知识。

参考文献：

[1]马春光.国际企业管理[M].北京：对外经济贸易大学出版社，：22-30

[2]李玉清，方成民，杨克勤.加强政府宏观指导促进中小企业信息化快速发展[J].中国科技信息，，(7)：12-15

[3]曾柳凤.加快推进企业会计电算化进程提高企业会计管理水平[J].企业科技与发展，，(22)：25

[4]程光.企业信息化现状及问题分析[J].中国管理信息化，，(12)：31-33

[5]欧阳昕.浅谈中小企业会计电算化的实施问题[J]湖南财经高等专科学校学报，2004，20(4)：58-60

17.九江学院会计电算化管理制度 篇十七

九院字[2007]184号

总则

1、会计电算化是一项政策性、制度性、技术性都很强的工作，为保障我校会计电算化工作顺利开展，确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全，根据国家《中华人民共和国会计法》、财政部颁发的《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定，结合我院实际情况，制定本制度。

2、我校会计电算化由院财务处负责统一组织实施和管理。为便于会计信息交流和共享，实现网络化管理，财务处建立网上查询平台。

3、会计人员都必须经过电算化培训并逐步取得《电算化上岗证书》，从而提高电算化工作的质量。

4、各科室要制订并严格执行电算化管理制度，明确岗位职责，落实岗位责任制。

5、财务处将加强电算化审查工作：从严监督本部门计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

6、财务处密切同信息中心的联系，加强防范措施，坚决杜绝外部入侵。

电算化岗位责任制度

会计电算化工作岗位分为：电算化主管、系统管理员、软件操作员、审核记帐员、会计档案管理员、电算审查员、数据分析员。在不违背内部牵制原则下，可一人兼任多个岗位。

1、电算化主管：负责组织协调会计电算化正常运行，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任，电算化主管不能兼任系统管理员，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。

2、软件操作员：按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行会计数据处理、输出记帐凭证、会计帐簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计人员担任。

3、审核记帐员：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）进行审核，对不符和财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符和要求的凭证、金额错误的凭 161

证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计帐簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计主管担任。

此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证（软件有控制）。

4、系统管理员：负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责掌管增加、删除帐套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据，负责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计电算化中级知识培训水平，可由会计人员兼任，也可配备专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。

5、会计档案管理员：负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。

6、电算化审查员：负责监督检查电算化安全运行和会计数据的合法性、真实性、准确性的检查监督，防止利用计算机作弊。此岗位可由会计负责人或会计主管兼任。

7、数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平，此岗位可由会计主管兼任。

电算化操作管理制度

（一）系统操作管理

1、系统操作人员及其操作权限，由电算化主管提出意见，报单位主管领导批准后通过系统设定。增加、删除帐套和增加、删除操作员由系统管理员设置；操作员的操作权限由电算化主管设置。系统管理员和电算化主管不得一人兼任。所有操作人员都要设自己的密码，在被授权的范围内进行操作，操作密码只能本人知道，严格保密，并定期更换。出现问题按操作日志记载的有关操作人员追究责任。

2、健全内部控制制度，操作人员必须明确划分操作权限，互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行操作。

3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得随意增加、删除、修改数据，不得修改原程序和数据库表结构。

4、操作人员培训合格后持证上岗。操作人员上机前，应该作好准备，尽量减少计算机的占用时间，提高工作效率。

5、操作人员严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。

6、审核人员应及时检查操作人员输入的凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合16

2法性。若发现已输入的凭证有误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后发现的，要求凭证制作人员，以红字冲销纠正，再输入计算机。

7、在系统运行过程中，操作人员如要离开现场，必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁，以防止他人越权操作。

8、任何人不得伪造、涂改会计资料，不得故意毁坏数据文件、帐册、软盘等。

9、根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（二）账务系统操作管理

1、账务系统初始化设置必须符合会计制度要求，会计科目、帐本格式、凭证类型等初始设置由会计主管设计方案，由其他操作员输入，再由财务主管审核确认。初始设置完成后一般在内不进行修改变动，确需修改的要经电算主管批准，并保证数据安全。

2、凭证处理

（1）在电算化条件下，必须严格按照国家财会制度审核原始凭证。

（2）直接输入原始凭证，由系统自动生成记账凭证的，在录入之前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性。对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒绝录入，并要求更正。机制凭证须经有关人员签字盖章。

（3）输入计算机的每一笔经济业务，都要有书面凭证与之对应。

（4）记帐凭证编号必须连续。编号间断时在断号后的第一张凭证上说明断号的原因并签字盖章。

3、记帐凭证的审核与记帐。

（1）操作人员每输入一张凭证，结束前要检查无误后再确认保存，录入下一张。

（2）输入的记帐凭证须经审核员审核确认后,方可汇总和登记有关帐簿。同一张凭证，录入和复核不能是同一个人。

（3）计算机凭证应装订成册，交会计档案管理人员保管。

4、帐表的打印和结帐。

（1）现金、银行存款日记帐应当每天打印，并与出纳库存现金核对无误。

（2）银行佘额调节表每月打印一次。

（3）科目汇总表每月打印一次、总分类帐和明细帐可以按月打印或满页打印。

（4）在结帐前应确认有关子系统是否月结。

（5）年未必须将全部帐簿打印输出，规范装订。

会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度

1、各单位要明确财务微机管理员，负责电算化软件和硬件的日常维护和管理。

2、硬件维护。

3（1）要为电算化创造和保持良好的环境，保障电算化设备正常运行。财务微机应当配备不间断电源（UPS），以避免意外断电造成会计数据的丢失。

（2）用于电算化的计算机、打印机等设备必须专用，严禁安装与财务无关的软件和进行无关操作。

（3）要建立严格的防病毒措施。严禁使用带毒软盘和光盘上机操作，各单位都要配备正版杀毒软件。在使用上下级送来的软盘时，应当事先进行病毒检查。

（4）财务微机禁止使用外来软盘，禁止玩游戏，以防感染病毒。

（5）不得随意删除计算机硬盘上的目录或文件。

（6）用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网和局域网中共享，防止存在安全隐患。

3、计算机软件维护

（1）每周全面检查一次计算机软硬件系统，并作好检查记录，保证系统的正常运行。

（2）在系统更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装调试，直至运行正常。

（3）在系统环境发生变化时，随时作好适应性维护工作。

（4）在系统运行过程中如发生异常，应及时分析，查找原因，尽快恢复系统的正常运行。如发生无法解决的故障应及时和硬件的供应商和软件的技术人员联系，以便妥善处理。

电算化会计资料管理

1、电算化会计资料包括存储在磁介质（软盘、硬盘、磁带、光盘）上的会计数据和纸质的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。

2、电算化会计资料，应按财政部的《会计档案管理办法》和我院有关制度管理，明确责任，妥善保管。

3、电算化会计资料的备份要求永久保留。以磁盘、硬盘、光盘等介质保存的数据必须有双备份，存放在不同的地点，并确保安全。

4、以磁性介质存储的数据应定期更新介质、进行再拷贝。

本制度由财务处负责解释，自下发之日起执行。

18.浅谈会计电算化档案规范化管理 篇十八

会计电算化是会计发展史上的一次重大革命,会计电算化替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作,使会计档案增加了新的内容———会计电算化档案。会计电算化档案承载的各种信息是检查过去发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据,是各单位必不可少的经济信息资源[1]。怎样做好会计电算化档案管理,充分发挥反映单位经济状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策中作用,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。

1 高校会计电算化档案管理存在的问题

1.1 会计电算化工作中存在的问题影响会计电算化档案的质量

a)机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确,从而影响会计档案的完整性;

b)备份打印输出不及时。有些单位不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储;有些单位没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而破坏原有会计电算化档案的原始性、真实性;

c)硬件设施未跟上。由于某些单位没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失,导致会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。

1.2 会计电算化档案管理归档范围不明确

由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数单位定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等,使得会计档案的完整性、安全性得不到保证。

1.3 会计电算化档案管理缺乏专门人员档案意识滞后

会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多单位比较重视财会的人才引进,对档案的管理不够重视,有的单位甚至让非专业人员管理档案,或遇上级主管部门检查时临时安排人员管理会计档案[4];个别单位的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。

2 实现会计电算化档案规范化管理的对策

随着会计电算化的不断深入,各单位应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题,规范会计电算化档案管理,以使其发挥更大、更好的作用。

2.1 解决会计电算化工作中的问题提高工作质量

a)定期备份会计电算化档案资料。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。“一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏,保证会计档案的完整性”[2]。

b)建立完整的会计电算化档案管理制度,保证会计电算化档案的原始性、真实性。(a)建立会计电算化档案管理的归档和保管制度,良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节,会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度;(b)建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。调阅时必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,不得将保存的会计档案借出。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。(c)建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。(d)建立电算化分权限调用制度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。设置相应的使用范围,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能;

c)完善硬件设施,保证会计电算化档案的完整性和安全性。将会计电算化档案管理工作纳入整体工作的范围加以考虑和安排,完善硬件环境,不断升级软件,档案保管员要将备用盘与储存盘分离,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作。按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,实行备用盘与存储盘分离存放,避免电子数据因此损坏或丢失,保证会计档案的载体达到相关规定的要求,确保会计档案的完整和安全[3]。

2.2 明确会计电算化档案管理归档范围

会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。各单位务必明确归档范围,确保会计档案管理工作顺利进行[4]。

2.3 配备专业档案管理人员提高档案管理人员的业务素质

会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,会计档案管理人员业务素质和能力是会计档案管理的关键,各单位应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高人员业务素质,尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。完善各管理岗位责任制度和工作规范。根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准和考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。

参考文献

[1]魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案,2009,4:10-11.

[2]李新惠.电算化会计档案应注意的问题[J].档案管理,2002(5):36.

[3]武建新.浅议会计电算化[J].山西财税,2001(04):22-23.

19.论会计电算化内部控制制度建设 篇十九

关键词:会计电算化;制度建设

为了解决执行控制的主体因而这种内部控制制度设的不够完善,内部控制的分类的概念清晰,和区分腔制的主体,,建议将内部控制划分为对系统使用者的控制和对系统开发者的控制两大类,分别制定相应的控制制度,具体措施如下:

一、制度控制

制度控制一般是以执行管理制度的形式实现的,会计工作涉及许多制度组织和方法,现就与计算机系统直接有关的管理制度讨论如下:

(一)组织控制

电算化系统中组织控制是将系统中不相容的职责分离,即在系统中的各类人员之间进行分离,并以相应的管理规章与之配套,其目的是通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制,来保障会计信息的真实性、可靠性。组织控制的基本原则是职权分离。

首先,应当单独设立一个电算化部门,专门负责电算化方面的有关事宜,电算化部門主要负责业务记录及其相关数据处理,而各用户部门则负责各种业务的具体执行,这种职责分工的目的在于避免可能的错误和舞弊。如果某个部门或职员既负责业务,又有权接触电算化处理过程,那么该部门职员便有许多机会造假(如伪造原始记录等),并交由计算机处理,从而利用计算机进行舞弊。把电算化部门同业务部门分离,这种舞弊作假的可能性大大减少。

其次,应当在电算化部门内部进行适当的职责分工,设计系统数据管理员、系统维护员、操作员和审核记账员等岗位。因计算机数据处理过程是很特殊的,电算程序数据相对集中,对其进行任何修改都可以在很短的时间内完成,且可能丝毫不留痕迹。规定系统数据管理员和维护人员不得兼任系统操作人员,因为他们对软件内部结构了如指掌,很容易通过修改破译其他操作人员程序或绕过系统对数据进行删改。故对各岗位都必须给予一定的授权,并用密码加以控制,防止非法操作和越权操作。一般来说,业务文件在提交计算机处理之前,都应经过审核和批准。为确保只有已审核的数据才能进行计算机处理,业务文件必须保留审核人员的签章。

(二)操作控制

操作控制要求操作人员必须严格遵守上机守则与操作规程,上机守则与操作规程既是一种纪律性的要求,又是一种责任性的约束。上机守则主要是对机房中的工作所作的一般性规定,如规定开关的步骤,规定交接班手续和登记运行日记,规定数据备份的时机、内容和存放地点,规定机器的使用范围、规定软盘专用以堵截病毒感染途径等。操作人员在实际操作中,还应以具体操作规程为指导9以减少操作错误。通常操作规程是对计算机业务处理过程的具体操作步骤的要求,包括各种操作指令,各类设备的用途及使用方法,控制台各项记录的生成和保管,一般故障的现象说明及处理,故障后的恢复及重建,对系统的定期检测和维护及程序输出的各种报告样本等。在会计软件中设计防止重复操作、遗漏操作和误操作的程序控制,违反操作规程和操作时间时予以揭示和制止;建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人姓名、操作内容等。对己记账和已结账业务不可修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。

(三)档案资料控制

档案资料指运行过程中计算机打印的书面会计账簿、报表、记账凭证,存有会计信息的磁性介质及其他介质、会计电算化系统开发的全套文档资料。文档资料指开发过程中的系统说明书、流程图、源程序、用户使用手册和编程说明等,文档资料保管得好,不仅可以提高系统的可维护性,还可以减少使用过程中错误操作的机会,从而使系统能够高效运行。档案资料应有专人负责、专人保管,并制订备份、归档、借阅制度,以及防磁、防火、防潮和防尘措施。档案资料是单位的机密,一旦泄密将给单位带来不应有的损失,而磁性介质的可复制性叉使会计资料易泄露而不易发现,故会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印文件资料,输出后应立即严格管理,以防被人窃取或篡改。磁性资料应由会计档案管理员负责保管;打印资料在系统的操作日记上有所记录后及时送达指定人手中;收件人要签收并注明收仵日期、文件内容,以便日后备查;确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁性介质存放的数据要保存双备份。

(四)程序控制

这项控制不在企业内部,而体现在对软件的要求之中,主要包括:(1)系统应符合相关的政策规定,包括《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件功能规范》、 《会计法》以及《内部会计控制规范基本规范(试行)》等等;⑵系统程序控制设置合理,满足企业业务处理的需要。程序控制是对系统中具体的数据处理功能的控制。它一股包括输入、输出控制、处理过程控制和系统安全控制三个方面:

1.输入、输出控制。输入是会计系统的主要信息入口,只有输入正确有效的数据,才能保证系统处理的最终结果是正确的。所以输入控制是内部控制的重要一环。输入控制的重点在于完整性控制。完整指会计信息的正确性和相容性,一般通过设置各种约束条件的检验来加以控制。会计信息的输出包括查询、屏幕显示、打印等形式。内容涉及各种会计报表、日记账、明细账、总账等。输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。

2.处理过程控制。会计电算化实际操作过程大多是录入凭证,数据正确后,将要由程序进行具体的加工处理,如计算汇总、登账、对账等。由于不同子系统所处理的业务不同。所以处理中的控制内容和方法也不一样。账务处理系统的主要控制有处理流程控制、数据修改控制、数据各份和恢复控制、结账控制等。例如:会计数据一般要按输入一复核一登账一结账-打印报表等流程进行处理,这是一个严格的工序。会计核算软件必须能自动识别凭证数据所处的加工步骤,以便严格控制这个流程。