机关公文写作基础知识

机关公文写作基础知识（精选8篇）

1.机关公文写作基础知识 篇一

公文写作知识（市政府办公室：孙传志）

写作的基本概念：写作，是我们业务干部和从事管理的工作人员不可缺少的能力。不会写作就不能从事管理，不能胜任业务。至少完全可以说，不会写作，就不能做好一个国家公务人员。

写作，有广义和狭义之分。广义的写作，顾名思义，是指写诗作画作文章。我们这里所讲的写作，仅指写公文（当然包

括专用文章）。这种写作，是针对干部的实际情况提高他们作为干部所需要的最基本的写作能力。

写作是一种什么样的能力？

客观事物经过人们的认识活动，成为思想、感情、信息，要是用文字组成篇章把它表达出来，就是写作。

1、写作的基础是认识能力

写作是用文字表达思想内容的，写出的文章好不好，首先取决于意思对不对，应不应该和值不值得写出来告诉别人。

文章的思想内容是从那里来的？来自对客观事物的认识。思想内容正确及深刻与否，决定于作者的认识能力。即，能否对客观事物以及主观的意念进行科学的认识，从而得到正确的思想。这一方面指有敏锐的感受力和精细的观察力，发现别人没有认识的事物、特征、动向及其意义；另一方面，是对丰富的感性认识进行思考，使之进入理性认识阶段，这就需要运用概念、判断、推理，进行分析、综合、归纳，从而形成反映客观事物本质和规律的思想内容。

2、写作的实质是思维能力的体现

写作，从认识开始直到成文定稿，贯穿着思维活动，认识过程中从感性认识到理性认识就要经过思维，从写作角度看，就是鉴别——去伪存真，选择——去粗取精，联想——由此及彼，分析——由表及里，渐次进入构思阶段。从构思起草到修定成文，仍然是思维活动的继续；它贯穿了命题立意、布局谋篇、遣词造句、修改定稿的全过程。换一个说法，事物反映到头脑，即输入信息，只有经过思维活动的加工才能用文字表达成文章。所以，文章只是思维活动的“物化”结果，写作能力实际是思维能力的体现。

要提高写作能力，就要提高思维能力，主要是两个方面：一是要想得合乎思维规律，即合乎逻辑；二是要想出新的路子、新的深度，能解决新问题，想出新办法。这就是开拓性创造性的思维能力。

3、表达能力也是多方面能力的综合体现。前面讲过，写作能力的基础是认识能力，实际是思维能力，但是认识能力和思维能力却又不等于写作能力。我们这里所讲的写作能力是指书面表达能力，即用文字以适当方式把思想感情表达出来，把信息输送出来的能力。

写作要具备七种能力：★审题能力，★表现中心思想的能力，★搜集材料的能力，★系统地整理材料的能力，★修改文章的能力，★语言表达的能力，★选择文章体裁的能力。

列宁概括的“三大要素”：选择主题，论述主题，文字修饰。

选择主题的能力，就是在现实生活中能选准、抓住有意义的主题，命题作文能正确审题并确立正确的主题。

论述主题的能力，就是能选择材料、运用材料、结撰文章来表达主题。

文字修饰能力，指词章修养，即运用语言文字的能力，不仅符合语法修辞规律，又适应文体，而且能发挥文字的表现力，具有健康的文风。

第一章公文、文件

公务文书，即机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企业事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间公务关系、办理机关事务的文章。其中最重要的一类是有法定权威性和约束力的正式公务文书。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》指出：“国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规，报告情况，交流经验的重要工具。”《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）规定：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”党政分开，政府公文和党的文件渐有不同，但都是治理国家、管理社会、开展党政工作、领导各族人民进行四化建设的正式文件，体现了邓小平所说“拿笔杆是实行领导的主要办法”的一个方面。

第一节概述

一、公文的含义

1、含义

按《办法》、《条例》所用名词，国家机关称公文，党的机关称文件。由于共通之处甚多，按习惯皆称为公文。公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所使用的正式文字材料。

2、我国公文发展沿革线索。

公文随社会发展。公文的形式、特点、功能是历史形成的。当前公文的办法，条例是适应现实需要而有其发展沿革的历史过程。

我国公文起源于原始公社后期，有结绳和图示法。奴隶社会有了成熟的公文。封建社会有发达的公文，门类齐全、格式严整，名文高手如云，当然，冗杂繁琐，弊病也很多，这

2.机关公文写作基础知识 篇二

一、注意积累是写好机关公文的基础

一要注重思想积累。一篇好的公文除了语言准确、简洁、流畅, 内容真实典型、结构安排合理外, 关键在于思想正确, 观点鲜明, 而且具有一定的高度。公文这种特殊性, 决定了撰稿人必须具有较高的思想理论水平。因此, 我们在读著作、学习文件、听领导讲话等过程中, 就应该注意吸收借鉴他人的思想观点, 开阔自己的思维, 丰富自己的头脑。只要坚持学习、继承和借鉴别人好的思想观点, 日积月累, 就能不断提高自己的思想理论水平。

二要注意知识积累。丰富的知识储备, 对一个文字工作者很重要。加强知识储备必须从点滴积累做起。要广泛涉猎多方面的知识, 特别是与本专业相关的知识, 要多读、多看、多记。平时的理论学习也不能忽视, 必须勤学深悟, 顺应形势, 在掌握新思想、新观点、新论断上下功夫, 确保自己的理论素养满足岗位需要。

三要注意材料积累。材料的积累对公文写作至关重要, 如果没有丰富的材料作支撑, 写出的公文就会给人言之无物, 空洞乏味, 脱离实际的感觉。公文写作与部队的实际工作关系密切, 对下要传达上级指示精神, 对上要反映部队的工作情况, 平级之间还要互通情况, 商洽协作。这就要求在公文写作中既要把握好政治理论材料, 又要全面掌握部队的工作情况, 做到材料真实典型。

四要重视经验积累。写作是一项需要长期积累经验的工作, 只有不断探索公文写作中的规律并为我所用, 才能逐步提高公文写作能力水平。只有在坚持不懈地在练笔中积累经验, 才能在写作时得心应手。

二、写好机关公文要把握好准备、写作、修改三个阶段

(一) 准备阶段。

一是接受任务, 理解意图。接受任务后, 首先需要很好地理解领导意图。有不清楚的地方, 应当及时请示, 询问明白。有时领导只出题目, 无具体意见, 撰写人就要根据工作实际情况拟定发文的主题目的和初步意见, 及时向领导汇报, 得到领导认可后, 才能动笔起草。二是调查研究, 搜集材料。在领会领导意图和发文目的的基础上, 就可以围绕主题搜集材料, 进行一定的调查研究工作。对调查来的材料要随时加以整理, 认真分析研究, 去粗取精, 去伪存真, 由此及彼, 由表及里, 认真进行鉴定、加工、优选, 使材料不断服从、服务于表达主题的需要。三是安排结构, 拟出提纲。公文结构就是作者根据主题的需要, 按照各种公文的写作要求, 对材料进行科学的组织与安排。编写提纲, 是撰写机关公文的重要方法步骤。编写提纲的过程, 就是事先构思观点、安排材料的过程。从表面上看, 编写提纲似乎多了一套工序, 添了麻烦, 其实有了提纲, 写起来就思路贯通, 便于顺理成章, 避免大的返工。

(二) 写作阶段。

这一阶段的主要任务是起草公文草稿。起草文稿就是把构思好的内容用文字写成公文形式的初稿。草稿的质量, 对定稿有潜在的影响。起草文稿要抓住两个关键问题:一是观点要鲜明, 观点和材料要结合好;写好文件, 既要有正确、鲜明的观点, 又要有真实、丰富的材料。而尤其重要的, 是材料和观点的统一。如果观点是观点, 材料是材料, 观点不是从材料中必然要引出的结论, 材料不能说明观点, 这样的文件, 虽然观点、材料齐备, 但没有达到观点和材料融为一体, 不能算是有说服力的好文件。为了做到观点和材料一致, 要多思考, 认真消化已掌握的材料, 善于发现问题, 对大量的材料进行比较、鉴别, 去粗取精, 去伪存真, 从材料中提炼出较明确的观点, 并把它条理化。二是文字要简练, 交代问题清楚。撰写文件既要文字简练, 又要把情况、意见、要求等交代清楚, 还要快, 一气呵成。

(三) 修改阶段。

公文修改是公文撰写过程中的一个重要环节, 是整个公文写作不可分割的一部分。由于人们主观认识的局限, 或业务知识、文字能力等方面的不足, 往往不能提笔成文, 一挥而就, 使表达的内容与客观事物完全吻合, 随着思考的深入, 就容易发现初稿中的问题, 这就需要很好地修改。再则, 起草过程中, 由于强调“疾书”, 对字、词、句以及一些事例, 不能很好斟酌, 就必须在修改中认真推敲, 使其不断完善。“佳作常自改中来”, “文章是三分写七分改”。实践证明, 写公文不愿意修改, 不善于修改, 就提不高写作水平。修改本身也是学习、提高、升华。在主题内容上, 看中心思想是否明确突出, 是否与行文目的相符, 内容是否全面而又突出重点, 观点提法是否正确妥当等。在结构段落上, 看各主要环节是否适当合理, 如开头、主体、结尾是否合适, 层次、段落是否分明清晰, 过渡、照应是否连贯紧密, 详写、略写是否恰到好处等。语言词句的润色、文字的锤炼以及标点符号也要认真检查修改。在公文格式上, 看文种是否恰当, 标题有无毛病, 受文单位是否合适, 附件材料是否齐全等。发现问题按规定要求进行修改。总之, 修改工作要做到耐心细致, 精益求精。

三、要养成严谨的写作作风

3.机关公文写作基础知识 篇三

关键词：党政机关公文；发文字号；机关代字；规范化建设

2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即“机关代字是什么”的阶段，没有对其具体编写规范即“怎么办”提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。

1 党政机关公文机关代字编写原则

要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：“本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之”。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如“某机关训令第某号”“某机关饬令第某号”等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用“来文字号”“去文字号”的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于“便于公文的检查和处理”，能够“反映公文的认办单位”“给予收文和发文的分类登记工作以方便”[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。

在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定“应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号”，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则：

1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的“身份标识”，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成“×省监”，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为“苏政发”；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为“浙政发”。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。

1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，“中”往往指代“中共中央”，“国”往往指代“国务院”，这就是约定俗成。再如河南省简称“豫”，安徽省简称“皖”，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是“×政发”，而乙政府编写的机关代字又变成“×府发”，同为行政机关，一个简为“政”，另一个简为“府”，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。

1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是“通师高专校”，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了“该省不省”和“妄加”的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类别说不清楚，编写时大费笔墨。后者往往是过于放大机关代字的功能，什么菜都往机关代字这个篮子里装。如某省国有资产监督委员会文件《关于加强防汛工作的紧急通知》的机关代字编写为“×（该省的简称）国资考核字”，该机关代字除“国资”二字还可进一步简化外，“考核”二字本身与公文主题毫无关系，纯属画蛇添足之举。建国初期有的机关甚至把签发人的名字也嵌入其中，那就显得更不严肃。如何做到简洁？主要有两条：一是组成要素不宜太多。目前公文实践样例中已经包含机关简字和文件格式简字两个要素，笔者认为仍有简化的可能（下文还要专述）。二是各个要素简字要做到字字珠玑，言简意丰，力求以少胜多。

2 当下党政机关公文实践样例中的机关代字编写规范设想

从目前党政机关公文实践用例可以发现，机关代字通常由机关简字和文件格式简字两部分组成。如国务院发文字号的系列机关代字中，就有“国函”“国发”“国发明电”诸类。笔者认为，在机关简字之前很有必要加注机关所在地的简字，理由一是在我国社会信息化水平不断提升的大背景下，机关代字要更有利于党政机关公文的全国流通与快速辨识。二是虽然机关简字从党政机关的规范化简称中选择可能最好，也最方便，但问题是我国党政机关规范化简称的领属区域范围太小，不能反映其所在的省份。《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》中，规定国家行政机关印章所刊名称“可以采用规范化简称。地区（盟）行政公署的印章，冠省（自治区）的名称。自治州、市、县级人民政府的印章，不冠省（自治区、直辖市）的名称。市辖区人民政府的印章冠市的名称，乡（镇）人民政府的印章，冠县级行政区域的名称”。这里以县级政府为例，如“中华人民共和国河南省平顶山市宝丰县人民政府”的规范化简称，按规定应该是“宝丰县人民政府”，前面不能冠以“河南省”。如果在编制机关简字时编制为“宝政”二字，在河南省平顶山市范围内人们可能还能知其所指，但如果其所发公文超越了特定区域流通，人们就可能不知所云，那么机关简字的替代和符号意义就很不明显甚至没有意义。但如果我们在其前面加注其所在区域的省份简字“豫”，则人们至少从机关代字上就可以一眼看出这是一份来自河南省的公文，这就使公文具有通行全国、普遍天下的价值。正是在这个意义上，笔者认为，当下党政机关公文实践样例中的机关代字应细分为区域简字、机关简字和文件形式简字三项。

2.1 区域简字。党政机关区域简字应该由省份简字加市（县、镇）简字构成。如河南省委、河南省政府，自然直接简称为“豫”，这与中共中央、国务院直接简称为“中”和“国”一样。全国各省、自治区、直辖市的简称相关文献已有介绍，此不赘述。有的同志在简称省份时过于随意，如把海南省的简字确定为“海”。如果再有人把上海市的简字也确定为“海”。这样就不能保证全国各省、自治区、直辖市简字的唯一性，因此也就没有区分价值，当然也不易为社会大众所接受。

如果是某省（自治区、直辖市）的下一级机关，如省辖市级党委、政府的发文，其区域简字就宜于使用两个字。如河南省平顶山市，其区域代字应确定为“豫平”为好。在实际用例中，河南省平顶山市政府办公室文件的机关代字编为“平办发”[6]，似乎就不够妥当，理由是其不利于全国通行。若非河南省平顶山市本地人，阅文者很难从区域代字上看出平顶山的地域归属。依次类推，河南省辖市下面的县、镇，也宜于标注“豫”字，以显示其所属区域所在。如河南省洛阳市伊川县，宜标注为“豫伊”，不能仅标注一个“伊”字。至于有人提出，如果是县、镇一级，是不是一定要标全省、省辖市、县、镇各级的区域简字？笔者以为不必过于拘泥，可以统一规定：除国家和省本级之外，从省辖市开始至县、镇一级，一律标注为“省简字+省辖市简字”或“省简字+县简字”“省简字+镇简字”。

2.2 机关简字。仅从党政两类机关的公文来看，首先要确定党的机关和行政机关的区分简字。笔者建议把党的机关简称为“党”，行政机关简称为“政”。有人把党的机关简称为“委”，行政机关简称为“府”，这种用例不常见也不统一，还是统一为好。如党的机关简为“委”，似乎只有党的委员会才适宜这样简。但事实上党的机关还包括党组、党总支、党支部等，如果统一简为“委”，就显得狭窄。而且党政机关也经常成立各种松散型组织如“×市人民政府经济体制改革委员会”，以及在其他社会组织尤其是社会团体组织中，也有不少冠名为委员会的。如果它们也简之为“委”，那么党政机关与社会团体之间就难以区分。

其次，还有党的机关和行政机关部门的简字编写问题。笔者认为如果能够直接从简字上看得出党或政机关类别的，就直接标注。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，统战部简“统”；教育局简为“教”，建设局简为“建”等，这些可以直接约定俗成为党的机关或行政机关部门，不必在其简字前面叠床架屋地加上“党”或“政”字。反之，如果不能从简字上看出“党”“政”类别，就宜于以“党”或“政”标注（日常用例中，党的机关及其部门通常都要标注“党”。如果某一机关及其部门没有标注“党”字，通常就视为行政机关或行政机关的部门）。如河南省开封市教育局党组发的文件，可以编写为“豫开教党”，其中“教党”就是机关代字；如果是河南省开封市教育局发的文件，编写为“豫开教”即可，也不要画蛇添足地编写为“豫开教政”，这也要成为一个定规。

2.3 文件形式简字。目前可见的文件形式简字通常为“发”“函”。在上个世纪还出现过“字”，这是旧式公文的沿用，当下没有实在意义。“发”“函”等简字有什么意义？有学者认为“发”表示某文件是领导机关的下行文，“函”是代表某文件的发文机关与主送机关是不相隶属关系的机关。据此，认为“发”用于普发性下行文，“函”用于平行文及发文对象单一的下行文，“字”主要用于上行文，“电”主要用于明传电报，“联”主要用于联合行文。如果此观点成立的话，那么《国务院关于同意将浙江省湖州市列为国家历史文化名城的批复》的发文字号又怎么编制为“国函〔2014〕88号”呢？其实对照《国务院关于优化建设工程防雷许可的决定》的发文字号“国发〔2016〕39号”，就可以发现，目前公文实践用例中的“发”“函”，前者指的是公文形式是普通文件格式，后者指的是信函格式。《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的文件格式共四种：普通文件格式、命令格式、信函格式和纪要格式。在编写简字时如何使用，笔者有两种意见：一是省略文件形式简字。二是如果一定要标识，那么上述四种文件格式分别简为“发”“令”“函”“纪”四字。实际用例中还发现，有机关使用明传电报的，还标识“电”字，国务院公文中也有不少这样的样例。其实“电”字与前面的“发”“令”“函”“纪”四字的含义是不同的，前者指的是文件形式，后者指的是文件载体，根本不是一个类项。笔者认为还是不要标注为好，包括国务院在内就应停止此种用法。

3 尽快建立、实施党政机关公文机关代字的国家标准，推进规范化建设

机关代字虽然属于党政机关公文发文字号的组成部分之一，但在发文字号中却起着根本作用。发文字号作为党政机关公文格式众多要素中的一种，其公文的身份性、替代性、统计性、防伪性等诸多功能，决定其绝非可有可无。正因为如此，其作为党政机关公文规范化建设的重要组成部分，不仅不可小觑，而且对其编写应该有更为周详的规定。建国后，历次党政机关公文处理的规定文书中，在内容方面对发文字号的标识规定为“包括机关代字、年号、顺序号”，在编写格式方面也只是规定了年度号、顺序号的编写要求，虽然具有一定的操作性和针对性（注：规定文本本身漏洞仍然不少。如2012年新版党政机关公文格式中，规定发文顺序号不加“第”字。在同一文本中，对命令格式的令号前面要不要加“第”字又没有明确表述，在实际工作中恰恰又是使用“第”字的。既然如此，在规定文本中关于发文顺序号前加不加“第”字，就要限定适用范围。），但仍显笼统，实践性欠缺。尤其对机关代字的编写语焉不详，这种现象在讲究公文格式规范化的今天，应该得到根本性转变。

如何消除当下机关代字编写的杂乱现象？解决途径有两种：第一种是回归本原，即发文字号真正由机关代字、年份号和顺序号三部分组成，机关代字就是机关名称的缩写称呼，由地区简字和机关简字构成。各省（自治区、直辖市）已有通行简称，省辖市、县、镇等三级党政机关的简字应分别由上一级行政机关确定，并统一印制简字表送国家文书部门备案；机关简字的编写规定为：党的机关简字为“党”，政府机关简字为“政”；党政机关部门的简字编写以中共中央、国务院组织机构设置的名称为依据，统一确定简字印发全国。如组织部简为“组”，宣传部简为“宣”，办公室（厅）简为“办”等，要求全国各级机关都要按统一称呼编写，不得各行其是。同时去掉公文实践中使用的文件格式简字“函”“发”“令”“纪”等。如国务院发的文件，发文字号就编制为“国〔××××〕×号”，不再编制为“国发〔××××〕×号”；国务院办公厅发的文件，发文字号编制为“国办〔××××〕×号”，也不再编制为“国办发〔××××〕×号”“国办函〔××××〕×号”等。第二种途径就是在区域简字、机关简字之外，继续保留文件格式简字，维持现在的结构组成。这种编写规范固然一方面是较好地延续了传统做法，容易被学界和写作实践所接受；另一方面能够从发文字号上看出公文格式。

权衡二者利弊，本着发文字号简明、区分、便捷、实用的要求，笔者更倾向于使用第一种途径。理由：首先，正是因为机关代字组成要素多元，而使其在写作实践中的编写变得自由随意起来。其次，公文格式从公文文面上能够一目了然且有诸多明确标志。如：命令格式令号编排在发文机关标志之下且下面直接标注正文，二者之间没有分隔线，发文顺序号前加“第”字；信函格式的首页上下均有一条红色双线且首页没有页码，发文字号标识位置右靠。如此等等，都无需再在机关代字部分做一些画蛇添足的标志。这样使发文字号更简明、醒目，对发挥其替代、统计、引用等作用都有好处。

这里要特别强调的是，包括机关代字在内的发文字号编写规范一旦确定之后，一方面国家文书标准制订部门要及时做出修订或说明，另一方面更需要各级党政机关尤其是文书人员认真遵守。各级党政机关的文书处理部门，在文稿审核阶段就要对机关代字编写规范情况严格把关；上级文书处理部门对下级机关代字编制不规范的，要通过警示甚至发回重报等途径，提出严格要求，加强规范督查。只有这样，通过建章、督查等多种手段，才能使发文字号机关代字的规范化水平得到有效提升。

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4.机关公文及常用文种写作知识讲稿 篇四

第一讲机关公文的格式和行文规则

目前人们习惯上理解的公文分为两大类：一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题。

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

行政机关的公文具体包括哪些种类呢？

根据国务院2000年8月发布的†国家行政机关公文处理办法‡规定，共有十三类，十四种。

一、公文的格式

根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。

（一）文头部分。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把‚1997‛写成‚97‛，让人误解为‚1097‛或‚2097‛等；括号要用六角括号‚“”‛，而不是‚（）‛或‚[]‛；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名。

请示的格式：

一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。

二是上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）主文部分。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。

1、标题。除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号。同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式，不能把词组、名称人为地分行。

2、主送机关。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。

3、正文。内容较多时，分层序码的规范顺序是：‚一‛、‚

（一）‛、‚

1、‛、‚（1）‛、‚‛。

4、成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。‚零‛写为‚O‛。

5、印章。务使印章与正文同处一面，不得采取标识‚此页无正 2 文‛的方法解决。

（三）文尾部分。

1、主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的†国务院公文主题词表‡标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要 求标注。

具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如†国务院关于加强水土保持工作的通知‡，就要先标类别词‚水利‛，再标类属词‚水土保持‛，最后标文种‚通知‛。另外，主题词表中没有的词，我们叫‚自由词‛，在必须标注时，应在该词后加‚△‛符号。如†关于张龙之等4名同志任职的通知‡，其主题词为：干部任免张龙之等△通知。

2、附注。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位臵居左空2格，在成文时间下一行。

（四）公文排版规格。†办法‡规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体 3 字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。

二、行文规则

公文行文方向有四个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报）、平行（函）、泛行（通告、布告）。

1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁臵而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。

2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。

3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。

4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。第二讲常用公文和文种的写法

基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。主要讲以下几种：

一、决定的写法

1．表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：†国务院关于全面推进依法行政的决定‡等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

4、变更或撤消性决定。如：†关于撤消XX厂‚文明单位‛称号的决定‡。

二、通知的写法

通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据—目的—文种承启语—事项—要求。

按†办法‡通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。

使用通知时存在的问题：一是标题繁琐。比如出现几个‚关于‛或‚通知的通知‛等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词‚关于‛再加事由和通知即可。如：†甘肃省人民政府关于印发1997年国民经济和社会发展计划要点的通知‡。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对 5 各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的‚通知‛，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委‚关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅†关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知‡的通知’的通知‛，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转†××日报‡发行工作会议纪要的通知，就简明多了。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：‚省经贸委†关于1998年经济运行调控方案‡已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。‛有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的‚同意‛、‚原则同意‛、‚基本同意‛等词语；提出要求希望的‚希遵照办 6 理‛、‚请认真贯彻执行‛、‚请研究执行‛、‚请参照执行‛、‚供参考‛、‚请研究试行‛等词语。

5．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用‚通知‛。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

三、通报的写法：

通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（一）表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。‛

（二）批评性通报：这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。

（三）情况通报：分为叙述情况；分析情况，阐明意义；提出意见和要求。情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。如†关于2004探矿权年检有关情况的通报‡。

四、报告的写法

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如†关于上报会计报表的报告‡）等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。如†XX局XX年工作总结‡

专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工 8 作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如†关于X省清理整顿公司工作的报告‡以及我局地质灾害现场会经验材料。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如†XX市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告‡。

3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。如†XX市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告‡。

五、请示的写法

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有‚以上意见是否妥当，请批示‛、‚妥否？请指示‛、‚当否？请批复‛、‚以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行‛等。撰写请示应注意：

第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四，它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写‚请示‛，以提请上级机关注意，及时处理。注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。

六、意见的写法

意见是†办法‡中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

七、函的写法

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的‚为要‛、‚为盼‛、‚为感‛、‚为荷‛，复函的‚待此复函‛、‚此复‛等。也可不写结束语，正文写完即结束。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专

一、集中、中心突出，一般要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

八、会议纪要的写法

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部 11 分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布臵的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如‚会议认为‛、‚会议强调‛、‚会议指出‛、‚会议号召‛、‚会议决定‛之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

九、述职报告的写法

（一）述职报告的特点

述职报告是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。主要特点是：自述性、自评性、报告性。

自述性，就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，必须使用第一人称。

自评性，就是要求报告人，依据岗位规范和职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。对工作的走向，前因后果，要叙述清楚，评得恰当；所叙述的事情，要概叙，让人一目了然，并从中引出自评。但要强调：切忌浮泛的空谈，切勿引经据典的论证，定性分析必须在定量证明的基础上进行。

报告性，就是要求报告人，明白自己的‚身份‛，以被考核、要接受评议、监督的身份，履行职责做报告。语言必须得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸，不可夸夸其谈，哗众取宠。

要注意将‚工作总结‛同述职报告区别开来。工作总结，可以是单位的、集体的、也可以是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都可以写，而述职报告却不同，它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。

（二）述职报告的写法

述职报告一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。1.标题

述职报告的标题，常见的写法有三种： ①文种式标题，只写†述职报告‡。

②公文式标题，姓名 时限 事由 文种名称，如†××19××至19××试聘期述职报告‡、†19××年至19××年任商业局长职务的述职报告‡。

③文章式标题

用正题，或正副题配合，如†19××年述职报告‡、†思想政治工 13 作要结合经济工作一起抓——××造纸厂厂长王××的述职报告‡。

2.抬头

①书面报告的抬头，写主送单位名称如‚××党委‛、‚××组织部‛或‚××人事处‛等。

②口述报告的抬头，写对听者的称谓如‚各位代表‛、‚各位委员‛、‚各位同志‛，或‚各位领导，同志们‛。

3.正文

述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分组成。①开头

开头，又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景；岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识；对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。

②主体

主体，是述职报告的中心内容，主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题，要强调写好以下几个方面：

对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况；对上级交办事项的完成情况；对分管工作任务的完成情况；在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些决策，解决了哪些实际问题，纠正了哪些偏差，做了哪些实际工作，取得了哪些业绩；个人的思想作风、职业道德，廉洁从政和关心群众等情况；写出存在的主要问题，并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见和措施。

这部分，要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广，量多，所以宜分条列项写出。‚条‛、‚项‛要注意内在逻 14 辑关系安排好。

③结尾

结尾一般写结束语。用‚以上报告，请审阅‛、‚以上报告，请审查‛、‚特此报告，请审查‛、‚以上报告，请领导、同志们批评指正‛等作结。

4.落款

述职报告的落款，写上述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放文尾。

十、调查报告的写法：（毛泽东„兴国调查‟）

调查报告大致可分为三类：综合调查报告（社情调查）、专题调查报告（研究型、总结型、探讨型、披露型）、考察报告。特点是：以事喻理，重在说明；材料求实，刻意求真；形式多样，适应性强。在调查研究，获取大量材料数据的基础上，可以着手写调查报告。一般分为前言、正文、结语三部分。

（一）前言。包括的内容：一是说明调查的缘起和目的—调查什么，解决什么问题；二是说明调查的对象和范围；三是调查的经过—时间、地点、过程等。

（二）正文。可分为横式结构和纵式结构两种：

一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明和阐述。二是纵式结构，将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织，前面的内容是后面的前提和条件，后面的内容是前面的发展和结果，次序不能颠倒。

在写作时要注意做到：既要实事求是，全面反映情况，又要有鲜明的倾向性，防止材料罗列；要详略得当，点面结合，有概述、有典 15 型，防止以偏盖全；要以说明、叙述为主要表达方式，用事例和数据说话，防止过多的议论和说理。

（三）结语。可以是前面内容的概括和补充，也可以是对策和建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。

调查报告，重在事实清楚，说明充分，观点突出，对策有效。

十一、工作总结的写法

总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是‚做了什么‛、‚怎么做‛、‚做到什么程度‛的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。

综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位工作总结等。专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如依法行政工作总结等。

（一）总结的结构形式。常见的有：

1、分点式。将内容按性质和主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。一般用于带全局性的专题总结。

2、小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者阶段性标志来写。多用于专题总结。

3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为 16 基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。

4、板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照‚总—分—总‛的思路进行安排。目前，我局总结采用的是这种格式。

5、全文贯通式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成，多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂烩。

（二）总结的组成。不论那种格式，都包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。

1、开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。

2、主体。主要包括：

一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。

二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。

三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的‚瓶颈‛问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。

（三）写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作？这些 17 工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位臵上。

十二、领导讲话的写法

时下，不少人感到领导讲话稿越来越难写。这个难，我体会一是难在‚多‛上。随着思想的解放，发展的加快，开放的扩大，领导方式的转变，领导的公务活动越来越多，涉及的领域越来越宽，撰写领导讲话的任务也就越来越重。二是难在‚新‛上。由于一些新的事物、新的观点探讨的性质较强，可供参考的内容不多，比较难写。三是难在‚度‛上。有些命题，有时感到难以把握，或难以准确把握。这个难，充分说明领导的思维越来越活，听众的口味越来越高，形势发展越来越快。我觉得下面几句话，可能会给我们一些帮助：

第一句话，关门‚当领导‛。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意。可以说，这是文稿的‚生命线‛。这就要求我们在文稿的立意上，尽可能地领会领导意图，体现领导意图，实现领导意图。具体地讲，就是要求我们在写作构思过程中，一定要进入‚忘我‛境界，忘记自己的身份，关起门来做领导，从领导的角度去思考问题。如何把握领导的意图呢？一是从党和国家的大政方针中学习。特别要注意了解每个时期突出强调的方针政策，因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现，把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。领 18 导活动是领导意图的具体体现，了解领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。三是从领导者思考的热点问题中发掘。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况就会有系统、整体的理解。四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。最好是当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，澄清一些模糊问题。这样可避免写出文稿后再作较大改动，甚至推倒重来。

第二句话，少说‚普通话‛。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。权威性可以说是固有的，因而思想性、鼓动性如何，是一篇文稿成功与否的关键环节。思想越丰富，听者就越入神；鼓动性越强，领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说‚普通话‛。就像‚烧菜‛一样，必须有特点、讲口味，才能赢得‚消费者‛。少说‚普通话‛，就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导‚口味‛的文稿来。少说‚普通话‛，就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时，也不能忽视听众的身份。要针对听众的不同身份，注意运用符合听众身份的语言，并适当地穿插一些符合听众习惯的事例，这样才能使讲者‚动情‛、听者‚入神‛。如在机关干部会议上的讲话，要讲究点文采，理论性、逻辑性可以强一些。如果听众是基层干部和群众，就要注意语言的平实，必要时引用一些民谚俗语，这样，才有 19 可能拉近与听众的心理距离，收到较好的效果。少说‚普通话‛，就是要讲反映真实情况的话。这里有两点必须把握住：一是分寸的把握。不讲没有做或做不到的话，不讲夸大的话，不讲‚过头话‛。二是场合的把握。领导讲话必须考虑效果。只适宜在一定范围或部分人员中讲的，就不要在全体人员大会上讲。

第三句话，执笔‚三分主‛。有了这‚三分主‛，我们展示才华就有了机会、就有了空间。做好这‚三分主‛，重在创新。创新是一切工作进步的动力，是事物发展的要求。起草领导讲话稿也不例外。讲话稿只有创新，才能打动读者，才能发人深省，才能更好地传达意旨。具体来说，一要注重观点的创新。观点是讲稿的生命和灵魂。绝不能当‚二道贩子‛，贩卖别人的东西。要善于思考，在理论与实践的结合中，在上级决策部署与本地实际的结合中发现问题，提练观点。要善于‚沙里淘金‛，面对浩瀚的材料，善于鉴别，善于去伪存真，去粗取精。要善于从老问题中挖掘新内容，从多角度去分析它、把握它，从中挖掘出新的观点，‚化腐朽为神奇‛。二要注重结构的创新。讲话稿起草不同于文学创作，它在结构上有一定的模式和规范。但结构是为主题服务的，为了满足主题的需要，在结构安排上就不能凝固僵化，而要有所创新，让听众容易把握脉络，给听众产生一种美感。三要注重语言的创新。讲话稿固然要求平实、朴素，但这绝不等于排斥语言生动和创新；固然不需要像纯文学创作那样讲究辞藻华丽、讲究绘声绘色、讲究灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法，可以大大增强文稿的可持续性、新鲜感。

第四句话，‚秘密地抄书‛。有人讲，‚秘书，秘书，就是秘密地抄书‛。这句话大有讽刺的味道，但我们也可以把它从另外一种角度 20 去理解。‚秘密地‛就是要‚暗暗地下功夫‛，‚抄书‛就是学习和积累。这两条对我们来说至关重要。第一位的是学习。不学习必定落后于形势，落后于领导，落后于同事；第二是积累。积累永无止境。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就实现它的价值了。积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。比如，王义政市长在现场会上的致辞，是我在参考其他领导讲话基础上拿出来的；第三是功夫。古人说‚功夫在诗外‛，就是要热爱文稿工作，有热情才有激情，有激情才有灵感，有灵感就有好文稿了；要苦下功夫，耐得住寂寞、吃得了苦；要有责任心，比如说核对校正问题，文稿写得再好，如果校核上出现一两处错漏，效果就会大打折扣。

第三讲怎样写好机关公文

对于经常与文字打交道的人说，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。第一句是：‚万变不离其宗‛，就是说，写文章的目的是表达观点、说明问题，因此应围绕观点和主题运用多种有效的构思；第二句是：‚把握时代语言‛，就是说在语言的组织上，必须紧跟形势，体现出时代特征。比如每年都有工作总结，如果仅仅变些数字，材料的谋篇布局没有新意，语言表达还是老生常谈，这样的文章就不会有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。

一、做好准备

‚巧妇难为无米之炊‛。只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，‚十步九回头‛，写了撕、撕 21 了写，别别扭扭，很难写出‚高屋建瓴，势如破竹‛的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？

一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：‚志高者意必远。‛写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地‚言志‛，做到文意深远。另一方面，‚读书破万卷，下笔如有神‛，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。

二要掌握领导意图、语言风格。所谓‚领导意图‛，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了‚尚方宝剑‛，就知道写些什么了。‚语言风格‛就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。

三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个 22 指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现，才能保证上级指示精神的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。

四要了解实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯‚照抄、照搬、照传‛的毛病，就容易发生‚言之无物，空话连篇‛的弊端。这是公文写作的大忌。

五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取‚统—分—统‛的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。

二、谋篇布局

文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其‚首位开阖，繁简奇飞，各极其度。‛

（一）基本要求

一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有 23 尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。‚文似看山不喜平。‛文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。

（二）基本内容

文章的结构包括内部结构和外部结构两种。

1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为‚线索‛；议论性、说理性文体里，称之为‚脉络‛。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如†项链‡以项链这一事物为线索，†红楼梦‡以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为我们行政机关，平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循‚提出问题——分析问题——解决问题‛的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思 24 维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。

2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语‚起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。‛所以‚虎头龙尾‛是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。

（三）如何谋篇布局

要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻 25 辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：‚写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。‛只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透‚两头‛的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用哪些材料也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。

三、语言的锤炼

准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。

准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。简洁。毛泽东同志说：‚文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象。‛公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。

鲜明。公文，表达要清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。还要简洁易懂，不能用那些华丽而不易懂的辞藻； 26 不能用那些自己生造的语言；不能有‚学生腔‛、‚文学腔‛；不讲空泛的‚普通话‛，多讲实实在在的‚地方话‛，多用群众语言。有文采。我们说，一般情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲：言而无文，行之不远，就是这个道理。马克思†共产党宣言‡中开篇一句：‚一个幽灵，共产主义的幽灵在欧洲游荡‛就极其生动；毛泽东的著作，唐诗、宋词、汉文章信手拈来，恰到好处，各种排比句、比喻运用自如，使所要表达的思想更深刻、更生动。所以，我们在追求内容到位的同时，也要努力写出富有文采的好文章来。

四、日常公文写作需注意的几个细节问题

1、公文写作的标题。标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。wenmi.net公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以偏盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。

2、公文写作的观点。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高 27 自己的‚悟性‛，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题。同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。

3、资料、语言方面的取舍。修改过程中的取舍。对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言锤炼，看看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格。对于引用的材料，关键把握一点：拿来主义，以‚有用‛为原则，吸其精华，去其糟粕。简单的引用，无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真改造，根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。

5.机关公文写作的 篇五

各省、自治区、直辖市×××厅(局)：

xxx年以来，各有关部委和我部多次发文，强调加强企业管理，充分发挥计量控制作用，保证国民经济统计数字的有效性，要求各企业上报产品质量一定要以表记值为准，指出有表但不以表记为准的企业，不得申请节能、计量和企业升级;已升级的企业，在限定时间前一律以表记值为准，否则撤销其已获得的称号。同时明确了定期抽查的时间。

在今年的抽查中发现，×××厂自××××年获得国家二级企业称号以来，放松基础工作，企业管理水平明显下降。抽查组到该厂检查时仍未按照规定如实报告表记统计数字，这种做法是错误的，情节是严重的。为认真执行国家有关部门和本部的规定，决定自即日起撤销×××厂国家二级企业称号。

希望×××厂认真吸取教训，采取措施，认真整改，扎扎实实地做好工作。各有关企业要结合×××厂的教训，按照国家有关规定做好产品计量工作。

请×××省×××厅将×××厂国家二级企业证书收回，并报告省经委。

×××工业部

6.行政机关公文写作常识 篇六

一、公文写作的特点

公文写作的对象是公务活动，是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要的工具。其特点：

(1)由法定作者制发，具有法定的权威性：

（2）具有法定的现实执行效用；

（3）具有规范的体式；

（4）必须履行法定的生效程序。

二、行政公文的种类及类型

公文的种类，共13种。主要是：（1）命令（令）；（2）决定 ：（3）公告 ：（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案：（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。

文种适用范围：

（1）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；

（2）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；

（3）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；

（4）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项；

（5）通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；

（6）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。；

三、行政公文体式

公文的一般体式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、印章、抄送机关、发文字号、机密级、缓急程序、阅读范围等。文头部分 行文部分 文尾部分

公文的规范体式：一指撰写公文所采用的语体（现代汉语语体）；二指格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作标准化，提高工作效率。

四、公文写作技巧

（一）明确主旨

公文的主旨就是公文作者为了写作目的的需要，通过公文的全部内容所表达的主要观点、基本主张、政治倾向和政策期求。它是一篇公文的“灵魂”和“统帅”。在写作过中主旨一经确立，即对材料的组织、结构的布局、语言的运用以及表达方式等起到制约和调控作用。因此，正确确立主旨，使之合乎要求，是写好公文的关键。主旨”像其他文章的主题、中心思想、中心论点一样，是公文的“灵魂”和“统帅”，也同样应该贯穿首尾，统摄全文。但公 文作为一种独立的文体，其主旨有其独特之处．

（二）、材料准备

所谓材料，在文学作品和非文学作品中的含义并不一致，在公文中材料是指作者从实际生活和工作中搜集、提取以及写入公文中的事实和论据。公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素一。具体地讲，公文材料是指公文作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时问、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，就可以提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来实现主旨，而这就必须以材料为依据。总之，公文写作离不了材料，离开材料的公文，就丧失了实际意义上的公文资格。

1、公文材料的选择

2、公文材料的使用

（三）、开头和结尾

1、开头

开头是公文正文部分的起点和入笔处。又称导语，用以唤起读者注意，引导阅好的开头，不仅是全文思路展开的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全划下“基调”开头写好了，能突出主旨，把读者紧紧抓住，又可以对下文的展示起“向”的作用。开头要开门见山，一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容。

2.公文结尾

公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。

3、层次和段落

(1)、层次

公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元的“逻辑环节”。它是事物发展的各个方面，以及写作主体认识事物、构思公文的思路进程在公文中的反映。公文层次在思想内容上有其相对独立性，公文内容的展开顺序中又有一定的稳定性，在前后层次的联系上还有内在的逻辑性。因此，在安排公文层次时要根据事物的发展过程、思维活动的进程和表现主旨的顺序，着眼于事物的内部联系。这样，写作主体才能清楚地宣事明理、表情达意，才能收到层次清楚、段落分明的效果，读者才能清晰明确地理解思想内容。篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式

(2)段落

段落，通常指“自然段”，是构成篇章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于问歇、转折、强调所造成的文字停顿。段落能够使行文条理，使层次之问的意思承接得更紧密、更自然，帮助读者更好地理解公文的思想内容。

4、公文格式

公文写作与其他文体写作的最大区别，就在于公文格式的规范性。这种规范性，既体现在公文的内容上，也体现在公文处理的程式化、程序化和文面构成的相对固定化上我们这里所说的公文的格式，主要是指公文的文面要求。公文格式，指的是公文外在表现形式的各个组成部分及其各自的位置，也包括公文的用纸、留空等。

5、主题词标引

1．主题词的基本特征 ： ①体现公文内容特征和归属类别。[课件]如国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文的主题词是“文秘工作、公文、办法”其中“公文”高度概括了全文的内容特征，“文秘工作”点明了此文属于文秘工作类，“办法”则显示出公文文种。主题词的这一最本质属性，不但能使一份份公文区别开来，而且具有某些立卷特征，便于立卷归档。②具有主题性和技术性的特征。主题词既要表现公文主题的核心内容，但又不全是为了表现公文主题而确立，其作用主要是为了便于公文信息在计算机中输入、储存和检索。这就使它具有了主题性、技术性两重性的特征。③具有简明性的特征。主题词一般由3～5个能够确切表达公文主题内容的名词或名词性词组构成，(词组)与词(词组)之间空一格位置，不用标点符号，比公文标题还要简练，具有间明性。

2．主题词的标引依据

3．主题词的标引程序和方法

6、公文语言与修辞

（1）、公文语言的特点

（2）、公文语言的表述方式

（3）、公文的修辞格

7.党政机关公文行文规则研究 篇七

一、党政机关公文行文规则的基本原则

党政机关现行公文法规主要有中央办公厅1996年5月发布的《中国共产党机关公文处理条例》 (以下简称《条例》) 和国务院办公厅2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) 和2001年发布的《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》 (以下简称《意见》。本文对党政机关公文行文规则的分析主要以上述公文法规为依据。

1. 公文行文应遵循必要性原则、少而精原则、注重效用原则。

必要性原则, 要求行文必须出于实际需要, 凡不应发和可发可不发的公文, 一律不发;其旨在于克服文山会海、文牍主义、形式主义、官僚主义。少而精原则, 要求行文应短小精悍, 提倡写短文, 凡可长可短的公文, 一律求短。必要性原则、少而精原则, 最终归结于注重实效、效用。公文行文遵循必要性原则、少而精原则、效用原则是坚持公文处理活动实事求是、精简、高效的必然要求。

2. 公文行文关系根据机关隶属关系和职权范围确定原则。

行文关系是行文时发文机关与受文机关之间的关系。机关之间的工作关系是由各自的组织系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。机关之间的工作关系主要有四种情况, 一是上下级的领导与被领导关系;二是上下级主管业务部门的业务指导与被指导关系;三是同一组织系统机关之间的同级平行关系;四是非同一组织系统机关之间的不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了行文关系, 决定了公文的行文方向。依此可确定公文三个行文方向:上行文、下行文、平行文。

党政机关行文关系根据机关隶属关系和职权范围确定的内涵:首先, 党政机关要分开行文。该党行文的党行文, 该政行文的政行文, 该党政联合行文的就党政联合行文, 不能以党代政, 以政代党, 党政机关不交叉行文;其次, 各机关根据各自的隶属关系应逐级行文, 一般不越级行文, 否则就会造成混乱, 影响机关办事效率;再次, 不得超越机关的职责权限行文, 机关行文限定于工作所管辖的职权范围内, 超越了职权范围, 干涉了别的机关事务, 势必造成政令混乱。

二、党政机关公文行文规则的具体规定

1. 关于上行文。

(1) 关于请示与报告的规则。党政机关规定请示应当一文一事, 主送一个上级机关, 其他机关需要阅知的可以用抄送形式。但党政机关在需要抄送机关的规定上有差异, 党的机关限定的是其他相关上级机关, 而行政机关限定的是其他机关, 强调不得抄送给下级机关, 意味着行政机关可以抄送其他上级机关和同级机关, 其抄送机关的范围比党的机关要宽。

党政机关规定不得越级行文。党的机关强调不得越级请示问题, 文种限定“请示”, 而行政机关规定一般不得越级请示和报告, 文种限定“请示”和“报告”。党的机关因特殊情况必须越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关。《条例》规定党委各部门应当向本级党委请示问题。党的机关越级请示问题, 必须有本级党委同意或授权, 否则不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。而行政机关只规定一般不得越级请示和报告, 这意味着有例外情况, 但没有说明应当同时抄送被越过的上级机关。《办法》规定, 部门职权范围内的事务, 应由部门自行行文或联合行文, 属于主管部门职权范围内的具体问题, 应当直接报送主管部门处理。行政机关不须经本级政府同意或授权, 可以径直向上行文。这方面行政机关比党的机关更有自主权。对可以越级行文的例外情况, 党政机关都没作出规定, 一般结合发生事件的实际情况而定, 如重大紧急事项, 不越级请示会延误处理等。

党政机关规定, “报告”不得夹带请示事项。但党的机关规定“不应当在非请示公文中夹带请示事项”, 这一规定就比行政机关仅限于“报告”这一种文种要宽, 包括除“请示”外的所有可以上行的文种, 都不得夹带请示事项。

(2) 不得以机关名义向上级机关负责人 (或领导者个人) 报送公文。党政机关规定不得以机关名义向上级负责人 (或领导者个人) 报送公文, 但都有所限定。党的机关“除了特殊情况”, 但没有具体确指, 而行政机关确指“除上级负责人直接交办的事项”之外。党的机关对不可报送机关负责人 (或领导者个人) 的文种仅限于“请示”一种, 而行政机关指定的文种有“请示”、“报告”、“意见”三种, 比党的机关的规定要宽。公文必须遵循正确的传递渠道和处置程序进行处理, 向机关负责人 (或领导者个人) 报送公文, 违背了公文处理程序, 不符合依法行文的要求, 干扰了上级机关对文件的正常处理程序, 制造了工作矛盾, 延误公务, 影响公文处理效率。挟上级领导以令主管部门, 企图通过领导签字表态而迫使主管部门开“方便之门”, 助长了不正之风。公文行文规则的此项具体规定是杜绝人治、倡导法治, 建设社会主义法治国家的必然要求。

(3) 关于受双重领导的机关向上行文。在我国现行管理体制中, 存在一种各业务部门上下垂直的条条关系, 其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导, 大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系, 但存在业务上指导与被指导的关系, 从而形成直接的上下行文关系。党政机关规定受双重领导的机关向上行文应写明主送机关和抄送机关, 即“主送一个上级机关, 另一个上级机关用抄送”。党的机关限定于答复请示事项, 由主送机关负责, 而行政机关对此没有明确规定。

2. 关于下行文。

党政机关规定向下级机关的重要行文, 应当同时抄送直接上级机关。但行政机关还包括对本系统重要行文也要抄送直接上级机关。在此项规定中, 《条例》的表述要更为严谨, 明确抄送的直接上级机关是“发文机关的直接上级机关”, 避免了《办法》所规定的“抄送直接上级机关”可能会产生抄送给发文机关自己的误读。

关于部门向下行文。党政各部门在各自职权范围内可以向下级党政各部门行文, 但《条例》规定, 党委其他部门不得对下级党委发布指示性公文, 而《办法》规定, 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外, 一般不得向下一级政府正式行文, 但需经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门发文, 文中应当注明经政府同意。

《意见》也规定, 部门如需行文时应报请本级政府批转或由本级政府办公厅 (室) 转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的, 应当报经本级政府批准, 并在文中注明经政府同意。

关于部门内设机构向下行文。党政办公厅 (室) 根据授权可以向下级党委政府行文, 党政其他部门不得向下级党委政府行文。《办法》规定, 部门内设机构除办公厅 (室) 外不得对外正式行文。《意见》对此界定为:“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关 (包括本系统) 制发政策性和规范性文件, 不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时, 只能以函的形式行文。”

在向下级行文的规定方面, 《条例》只限于办公厅 (室) , 而《办法》不仅限于办公厅 (室) , 还包括经政府授权同意的机关职能部门, 比《条例》规定要宽。

关于向受双重领导的下级机关行文。党政机关规定要抄送其另一上级机关, 但政府机关有限定词“必要时”, 而党的机关没有此限定。政府机关认为不必要就可以不抄送, 而党的机关就不可以, 必须抄送其另一上级机关。

党政机关行文中涉及其他机关部门业务范围时, 要协商一致。向上行文, 主办部门应当主动与有关部门协商, 取得一致意见后方可行文, 如有分歧, 主办部门的主要负责人应出面协调, 仍不能取得一致时, 主办部门列明各方理据, 提出建设性意见, 并与有关部门会签后报上级机关决定。向下行文, 部门之间对有关问题未经协商一致, 不得各自向下行文。如擅自行文, 上级机关应责令纠正或撤销。

三、关于平行文

党政机关对平行文方面的规定较少。《条例》规定, 不相隶属机关之间一般用函行文;《办法》规定, 政府各部门根据部门职权可以相互行文, 可以以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

在《意见》中, 对平行文作了较多的规定。首先, 确定“意见”可以用于“平行文”, 并指出作为平行文, 提出的意见供对方参考;其次, 明确“函”具有同样的法定效力;最后, 区分了“函”和“函的形式”的概念, 要求平行行文应选准平行文种。“函”是公文文种, 而“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”, 并规定以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符合的文种。以函的形式行文的平行文种主要有函、意见和知照性的通知等。

四、关于联合行文

党政机关规定必要时机关部门可以联合行文, 联合行文的必须是同级机关。联合行文应当明确主办部门。联合行文发文机关的排列顺序, 主办机关在前;行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文, 按照党、政、军、群的顺序排列。行政机关联合行文的发文字号标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文原则上应使用排列在前的机关的发文字号, 也可以协商确定, 但只能标注一个机关的发文字号。关于联合行文的会签, 一般由主办机关首先签署意见, 协办单位依次会签, 一般不使用复印件会签。关于联合行文的用印, 行政机关联合向上行文, 为简化手续和提高效率, 由主办单位加盖印章即可。联合向下行文, 都需要加盖印章。

通过对党政机关公文行文规则的阐述和分析比较, 可以看出, 党政机关的公文法规对行文规则作出了既原则又具体的规定。从事机关文秘事务工作的人员, 必须紧密结合公文处理工作的实际, 领会公文法规精神, 掌握公文行文规则, 为实现党政机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化而作出努力, 这是我们探析党政机关公文行文规则的应有之义。

参考文献

[1]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例 (1996年5月3日) .

[2]国务院办公厅.国家机关公文处理办法 (2000年8月24日) .

8.机关公文写作基础知识 篇八

关键词：国家标准;公文格式;修订

Abstract： “Layout for official document of Party and government organs” plays an important role in scientific， systematic and standard document processing for party and government organs. Compared with “Layout for official document of administration”， this standard is more scientific accurate，logical，brief，and easy to understand. But the author considers that some items of the standard are still not accurate， not rigorous， not simple and lack of maneuverability. The author hopes to get timely revision.

Keywords： Management standard;Document format; Revision

为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日起正式实施。《条例》规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”[1]适应《条例》的规定要求，中共中央办公厅和国务院办公厅对国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）进行了修订，形成了现行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），于2012年6月29日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布，2012年7月1日起正式实施。

新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。

1  从标准的准确性考量

1.1  应修订“3.1字”、“3.2行”的定义。“3.1字”的定义为“标示公文中横向距离的长度单位”，“3.2行”的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标准“规范性引用文件”中的“GB 3100 国际单位制及其应用”，长度的国际单位制为m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》规定，“非法定计量单位必须废除”;1990年8月25日国家技术监督局令第14号颁布的《计量违法行为处罚细则》规定：“出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售，可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“3.1字”的定义改为“标示公文中横向距离的单位”，“3.2行”的定义改为“标示公文中纵向距离的单位”。

1.2  应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。“7.2.5 发文字号”规定：“编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一行”的要求，发文字号就需要再做调整。

1.3  应修改“标题”的排列方式 。“7.3.1 标题”中规定：“标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱形”的定义是：“在同一平面内，有一组邻边相等的平行四边形是菱形。”[2]菱形标题要求上下对称，而实际应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百科对“纺锤形”的定义，“一条对称轴的四边形称做纺锤形”，[3]故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实际。

1.4  应将“抄送机关”移至“主体”，主送机关名称过多时移至版记上方。《条例》规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现7.3.2中提到的“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况时，“应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容的情况。

1.5  应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。

2  从标准的严密性考量

2.1  应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上的数字用法》（GB/T 15835-2011）规定，选用汉字数字的情形包括“已定型的含汉字数字的词语” [5]。在常用的文字处理软件WPS和WORD中，字号没有“2号字”、“3号字”、“4号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显不同，如“五号字”比“5号字”要大得多。所以，笔者认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可” [6]的情形，“3号汉字”、“3号仿宋”、“3号阿拉伯数字”、“3号黑体”、“3号楷体”、“2号小标宋体”、“4号仿宋”、“4号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“2、3、4”应分别改为汉字“二、三、四”。

2.2  应进一步明确成文日期标注方式。标准“7.3.5.4 成文日期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、日标全。”在日常应用中，以2014年8月20日为例，除了规范标注外，常常遇到把成文日期标注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情况，可以说这三种标注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议将“7.3.5.4”条目表述为“成文日期”，内容改为“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。

3  从标准的简洁性考量

3.1  应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。

3.2  应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3 印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发二字”。

3.3  应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。

4  从标准的通俗性考量

应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。

5  从标准的操作性考量

5.1  应明确“发文机关标志”中加不加“文件”二字的具体情形。“7.2.4 发文机关标志”中有发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样也涵盖了“10.1信函格式”中“发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”的规定。

5.2  应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”。由于公文制发是先印制公文再盖章分发，所以，发文机关署名和成文日期确定在前，盖章在后，如果发文机关署名和成文日期位置不明确，居中下压的印章“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”可能无法保证。按照《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕 37 号）和《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），各级党政机关印章大小在4.2cm～6cm之间，而公文“3号字字高约为5.54mm”[7]，“一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm” [8]。据此，经过计算，为保证加盖印章符合“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”的要求，可以确定“在正文（或附件说明）下空两行编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期”。

《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。

参考文献：

[1][4]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.

[2]百度百科.菱形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.

[3]百度百科.纺锤形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.

[5][6]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：176.

[7][8]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：21.