城市建设档案管理规定

城市建设档案管理规定（精选10篇）

1.城市建设档案管理规定 篇一

(12月23日建设部令第61号发布，根据7月4日建设部令第90号《建设部关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》修正，根据1月26日住房和城乡建设部令第9号《住房和城乡建设部关于废止和修改部分规章的决定》第二次修正)

第一条为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。

第二条本规定适用于城市内(包括城市各类开发区)的城建档案的管理。本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。

第四条城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。

第五条城建档案馆重点管理下列档案资料：(一)各类城市建设工程档案：1.工业、民用建筑工程;2.市政基础设施工程;3.公用基础设施工程;4.交通基础设施工程;5.园林建设、风景名胜建设工程;6.市容环境卫生设施建设工程;7.城市防洪、抗震、人防工程;8.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。(二) 建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。(三) 有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第六条建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管机关或者城建档案馆移交。

第七条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后三个月内向城建档案馆报送。

第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

第九条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

第十条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用一至五年后，按本规定全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案应当在普查、测绘结束后三个月内接收进馆。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。房地产权属档案的管理，由国务院建设行政主管部门另行规定。

第十一条城建档案馆对接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具。做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。

第十二条建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。

第十三条违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：(一)无故延期或者不按照规定归档、报送的;(二)涂改、伪造档案的;(三)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。

第十五条省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。

第十六条本规定由国务院建设行政主管部门负责解释。

第十七条 本规定自1月1日起施行。以前发布的有关规定与本规定不符的，按本规定执行。

2.城市建设档案管理规定 篇二

档案是国家的宝贵财富, 也是信息资源的重要组成部分。开发档案信息资源是档案工作为现代化建设服务的重要途径, 是档案工作自我完善的重要内容。随着科学技术的进步和社会经济的发展, 传统的城建档案管理, 难以应付飞速发展的城市建设的多方信息需求。由此, 以计算机技术为核心的现代化信息处理技术, 正在逐渐深入到城建档案管理之中。怎样有效开发应用档案信息资源、以怎样的方式实现工作管理的创新, 最大限度地服务于社会, 已经成为各级城建档案管理部门面临的急需要解决的问题。

1 城建档案管理面临的新形势

1.1 世界经济一体化与国际惯例接轨的要求

世界经济一体化的形势在不断地变化, 对城建档案管理工作来说, 至少有三个方面的要求。首先, 要落实好现有的城建档案标准化管理模式, 严格按照GB/T50328-2001《建筑工程文件归档整理规范》规定, 完善城建档案的收集、整理、存储使用程序。二是要求档案管理工作更加规范, 尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离, 满足与国际惯例接轨的要求。三是要求档案管理发挥为社会经济发展, 提供可靠支撑和依据作用, 随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的基础信息。

1.2 国家加快现代化与城市化进程的紧迫形势

对于城镇, 特别是大城市来说, 加快现代化与城市化进程的一个重要变化, 就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限, 更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展, 为更好地解决老城问题, 很多城市特别是大城市, 还将向新区拓展。城建档案管理面临的将是信息量加大和信念的更新。城建速度加快, 带来城建档案工作量的迅速加大, 这对管理手段和管理效益提出了新要求。

1.3 国家法制建设和公民法律意识加强的形势

随着市场经济体系的逐步完善, 体制和制度改革力度加大, 国家加快了立法速度, 公民的法制意识进一步增强。有关统计数据显示, 上世纪90年代中期后, 全国人大及常委会平均每13d就通过一部法律, 国务院平均每6d就制定出一部行政法规, 地方立法的速度也在不断加快。特别是与城建档案管理相关的《中华人民共和国土地管理法》的修订和《中华人民共和国物权法》的出台, 城建档案所具有的与土地、房产等相关的法律性依据特征, 往往成为解决法律纠纷的重要依据, 这对档案信息的准确性、时效性、全面性等提出了很高的要求。

2 城建档案管理的特点

2.1 复杂性

城市作为功能多元的综合体特征, 决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面和专业领域, 包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型, 以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录, 其复杂性可想而知。

2.2 动态性

城市无论是兴旺还是衰落, 都在时刻经历着不断变化的过程, 而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案, 其保管着城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理, 能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息, 发挥档案信息的时效性作用。

2.3 准确性

城市发展与城建工作精准性息息相关。大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下综合系统的建设, 中到某一个建设项目工程的改扩建, 小到一套房子的法律纠纷。城建档案作为历史性记录, 都将成为重要的建设和法律依据, 如果不能保证其准确性和可靠性, 将会给国家、企业、个人造成重大经济损失, 甚至引起灾害性的事故。

3 以创新的服务手段逐步实现城建档案管理现代化

3.1 以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理

创新是一个民族进步的灵魂, 是一个国家兴旺发达的不竭动力, 也是一个政党永葆生机的源泉。当前, 国家经济迅猛发展, 改革开放日益深入, 城市化步伐加快, 城市建设日新月异, 这就给新时期城建档案工作提出了斩新的要求。传统的藏书式的档案管理, 观念陈旧, 老的做法已难以适应新的形势。所以, 如何创新性的开展城建档案工作, 逐步实现工作的现代化, 是城建档案工作者必须着重思考的问题。城建档案管理现代化, 实质上是档案管理模式和工作方式, 从传统的以档案实体保管为主, 向现代化的档案数字化收集、存储、转送等的转变, 以信息化形式为社会提供服务。因此, 只有创新工作管理模式, 才能逐步实现档案现代化管理。

(1) 档案载体不断发展, 导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质, 它与社会发展阶段相适应, 具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入, 计算机系统所需的信息载体, 越来越成为现代档案的主要载体。电子文件、电子档案也会越来越多地出现在现实的工作和生活中。新型载体档案, 需要特定的保管条件、技术和利用手段, 这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外, 岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化, 也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化, 必然导致档案管理的现代化。

(2) 现代化城市建设发展, 是实现创新管理的主体。城建档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录, 是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比, 城建档案有其独特性:真实性、广泛性、系统性和依据性。随着国家城建开发事业发展蒸蒸日上, 城建档案数量剧增, 工作量不断增加, 利用率越来越高, 城建档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式, 已经不适应现代化城建档案管理的需求, 城建档案管理工作正在逐步从原始的手工管理, 向采用现代化技术手段过渡, 由实体化管理向信息化管理发展。

3.2 以创新的服务理念逐步实现城建档案管理现代化

为经济建设服务、为城市建设服务是城建档案工作的根本目的。城建档案工作必须紧紧围绕这个中心。所以, 城建档案工作必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势, 紧随城市化的潮流, 适应经济建设、城市建设和社会各项事业发展的潜在需求, 注重服务观念、方式、手段的不断创新, 实现传统型服务向新型服务的转变, 实现城建档案事业的可持续发展。

服务观念上实现创新。在服务观念上, 要变被动服务为主动服务, 要破除“重藏轻用”的旧观念, 树立“以用为主”的新观念。破除旧观念、树立新观念, 必须根据社会的需求, 对档案的文件材料进行认真地分析, 以数字化手段进行规范, 开展主动性服务工作, 把城建档案由“死”变“活”。

服务方式上实现创新。服务方式的创新是服务工作创新的具体体现。社会愈发展, 社会需求愈呈现多元化、个性化, 信息的接收也多样化, 要求服务方式社会化、多元化、高效化。城建档案服务也不例外。首先, 利用互联网技术建立本单位的信息网站, 将有关城建档案的文件材料、现行文件等, 有节奏, 有梯度地向社会开放。第二, 积极主动参与本单位有关城建档案方面的活动, 提供主动服务。第三, 开展多种形式的编研工作, 及时将城建方面的信息, 进行整理、加工, 归档。建立通畅的信息渠道, 将有益的信息提供给公众和相关领导:使公众了解与关心城市规划建设, 使领导决策有科学依据。

服务手段上实现创新。服务手段的创新是城建档案工作创新的载体。传统的手工操作已经落后, 跟不上时代的步伐。现时, 国家正掀起信息化的浪潮, 各地积极建设“数字城市”, 城建档案是城市建设不可分割的一部分, 应抓住机遇, 先行实现档案管理的数字化建设。

3.3 在创新工作中随时发现和关注现代化城市档案建设中出现的问题

信息化发展参差不齐。目前, 各地城建档案信息化水平发展参差不齐, 经济发达地区和大城市档案管理部门, 信息化水平相对较高, 在管理模式、手段和方法上大多比较规范, 而中小城市由于经济发展水平和业务发展水准的不同, 有些信息化程度较高, 管理就规范, 有些则远远不够。因此, 制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则, 即档案管理模式, 是档案电子化和网络化的需要, 也是国家城建档案管理事业发展的需要。档案管理模式的规范化, 便于以计算机为核心的信息技术, 在城建档案管理中的应用, 没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化, 提高档案管理的质量和效率, 才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。实现城建档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。城建档案的内涵十分广泛, 涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案, 具有涉及面广、环节多、内容复杂、综合性和整理性强的特点。因此, 城建档案管理人员不但要有城建档案专业知识, 同时又要熟练地掌握应用计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段, 以适应信息化建设时代发展要求, 才能最大限度地发挥好城建档案的作用。

新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人们的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时, 也带来了一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比, 有着本质的不同, 例如电子文件的数字化信息形态、信息与载体的可分离性, 读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点, 存在严重不安全性。因此, 档案管理系统必须采取一定的安全防范措施, 提高信息系统的安全性, 保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏, 确保档案信息的安全可靠。

4 结语

国家社会主义经济建设突飞猛进, 城市建设飞速发展, 城建档案也将对城市建设规范发挥越来越大的作用。在当前大好形势下, 抓紧时机, 完善城市建设档案的管理机制, 建立巩固而又扎实的城市档案资源, 开发利用, 以现代化数字化信息手段增强城建档案的使用功能。与国际惯例接轨, 创造出世界一流的城市建设档案管理运行机制, 永久地全面地为国家建设事业服务。

摘要：城市建设档案是国家档案管理工作的重要内容之一, 是城市建设活动真实的历史记录, 其反映了城市发展的历史过程和现实状态。长期以来, 城建档案作为重要的城市信息资源, 在研究城市问题、开展城市规划、建设和管理, 以及在处理城市规划建设与管理方面的法律纠纷等方面, 发挥了重要的作用。本文依据城建档案管理的特点, 分析了当前城建档案管理面临的新形势, 并阐述了城市建设档案管理的现代化建设思路, 以适应城市快速发展变化的形势要求, 更好地发挥城建档案信息资源作用, 为城市社会事业发展提供高效服务。

关键词：城市建设,档案管理,创新

参考文献

3.档案信息化建设与工程档案管理 篇三

一、档案信息化建设的基本内含

档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。

二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

1.拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

3.加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

4.连云港市城市建设档案管理办法 篇四

【实施日期】2005/11/01【颁发文号】连政发〔2005〕196 号

各县、区人民政府，市各委、办、局，市各直属单位：

《连云港市城市建设档案管理办法》已经市十一届政府第50次常务会议讨论通过，现印发给你们，请遵照执行。

二○○五年十月二十六日

连云港市城市建设档案管理办法

第一章 总则

第一条

为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，促进我市经济、社会发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》和《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条

本办法所称城建档案，是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、模型等不同载体的历史记录以及相关资料。

第三条 凡在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人，必须遵守本办法。

第四条 市、县人民政府应当把城建档案事业纳入城市建设和社会发展规划，保证城建档案事业和城市发展相适应。

第五条

城建档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则。市、县人民政府负责建立健全城建档案管理机构，安排足够的经费，确保城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第六条

市城市规划行政主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作。各县建设行政主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。其主要职责是：

（一）组织实施有关城建档案管理的法律、法规、规章和政策；

（二）编制并组织实施城建档案事业规划和工作计划；

（三）负责城建档案工作的业务监督和指导，制定、实施城建档案工作的具体业务标准和技术

规范；

（四）组织并指导城建档案工作的理论研究和科研工作，负责城建档案工作人员的业务培训。乡镇人民政府负责本行政区域内城建档案管理工作。

第七条

市人民政府城市规划行政主管部门或县人民政府建设行政主管部门的城建档案馆是集中管理城建档案的事业机构，负责本行政区域内城建档案的接收、收集、整理、保管和利用等业务工作，并对城建档案的形成、管理等工作进行技术业务指导。

第八条

城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现信息化管理。城建档案工作人员应当具备城建专业、档案专业和相关专业知识，接受继续教育和专业培训后方可上岗。

第二章 城市建设档案的接收范围

第九条

凡在本市城市规划区范围内形成的具有永久和长期保存价值的下列城建档案资料，有关单位和个人必须按规定向市城建档案馆无偿报送（含电子文件）：

（一）城市规划基础材料：包括城市历史、经济、人口、科技、文教、卫生、资源、地名、地形、地貌、地震、水文、气象、灾害等方面的基础资料；

（二）城市勘测：包括控制测量、地形测量、摄影测量、水文地质、工程地质、地下管线等图纸和技术成果等方面的档案材料；

（三）城市规划：包括国土规划、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、工程规划等方面的档案材料；

（四）城市建设管理：包括土地管理、建设用地管理、规划管理、建筑管理、房产管理、地名管理、市政公用工程管理、园林绿化管理、建设工程管理等方面的基础资料；

（五）市政、公用设施：包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供气、供热、公共交通、城市照明、供电、电信、广播、电视、环境卫生等工程方面的档案材料；

（六）交通运输设施：包括铁路、公路、航空、水运（港口、码头建设工程）等工程方面的档案材料；

（七）工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓储、仓库等工程方面的档案材料；

（八）民用建筑：包括住宅、办公、科研、旅游、外事、文化、教育、宣传、医疗、卫生、体育、商业服务、金融、保险、物资、粮食、食品仓库以及加油站等工程方面的档案材料；

（九）名胜古迹、园林绿化：包括风景区、公园、绿地、苗圃、古树名木、名人故居、古建筑、纪念性建筑、古代石刻、城市雕塑、奇峰异石等工程方面的档案材料；

（十）环境保护：环境管理、环境监测、环境治理、自然保护等工程方面的档案材料；

（十一）建设工程设计：反映各设计单位在不同历史时期具有较高设计水平和代表性的项目设计档案材料；

（十二）人防、水利、防洪、抗震防灾及军事工程（除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图）方面的档案材料；

（十三）城市建设的法规汇编、科研成果、年鉴、史志、专题调研报告、论著等具有保存价值的档案材料。

第十条

凡产生城建档案的单位必须根据国家和省、市有关城建档案管理的规定，配备专人做好城建档案材料的收集、管理和利用工作。把城建文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入相关规章制度和有关人员的职责范围。

第十一条

凡列入本办法第九条规定的城建档案材料，除建设工程档案依照本办法第十七条规定报送外，其他具有永久或长期保存价值的城建档案材料由形成单位在2至3年内向城建档案馆报送，并在每年3月底之前向市城建档案馆报送1套城建档案目录。

第三章 建设工程竣工档案的编制、报送

第十二条

凡新建、改建、扩建的建设工程，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向市城建档案馆报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分。

第十三条

向市城建档案馆报送的城建档案必须遵守下列规定：

（一）档案材料完整、准确、系统，图形清晰、字迹工整；

（二）建设工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章；

（三）竣工档案材料是原件；

（四）案卷质量达到中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》的要求。第十四条 建设单位或个人在领取建设工程规划许可证前，必须向市城建档案管理规定机构办理登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》。

第十五条

建设、勘探、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设的各个环节和有关人员的职责范围。各单位应严格按照《建设工程文件归档整理规范》中的基本规定履行相关职责。

建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承包合同时，应当明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容。

施工单位应当按照国家、省、市有关城建档案管理的规定以及合同的约定，及时编制、移交竣工图及其他工程档案材料，并对其准确性负责。

监理单位应当建立健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件材料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。第十六条

对列入市城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请市城建档案馆对建设工程档案进行预验收，档案预验收合格后，由市城建档案馆出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。建设单位在领取《江苏省建设工程档案专项验收意见书》后，方可组织竣工验收。

第十七条

在建设工程竣工验收后3个月内，建设单位应向市城建档案馆无偿报送一套符合规定要求的建设工程竣工档案（含声、像、电子资料），案卷质量应当符合《连云港市建设工程文件的归档范围及质量要求》规定。

第十八条

已建成的工程项目，其建设工程档案不完整、不准确的，产权单位应当做好补测、补绘工作，并在补测、补绘工作结束后3个月内将测绘工作成果移交城建档案馆。

第十九条

建设单位在向建设行政主管部门办理建设工程竣工验收备案手续时，应当同时提交《建设工程档案专项验收意见书》，作为备案的必备文件。

第二十条

市城建档案馆对报送的建设工程档案材料应当及时审查。对符合要求的，应出具《建设工程档案接收证明书》，并加盖城建档案接收专用章；对不符合要求的，城建档案馆应当提出整改意见，报送单位应当按城建档案馆要求的内容和期限进行整改。

第二十一条

房产管理部门在审核颁发房屋权属证书时，应当核验《建设工程档案接收证明书》。《建设工程档案接收证明书》列入房屋产权产籍档案。

第二十二条

市、县人民政府应当加强城市地下管线工程档案的管理。城市供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位应当及时向城建档案管理机构移交相关的城市地下管线工程档案材料。建设单位在地下管线工程竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项验收；竣工验收备案前，应当按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）要求，向城建档案管理机构移交城市地下管线工程档案材料。

城市管线地下档案不完整、不准确的，应当组织有关部门进行城市地下管线普查和补测补绘。

普查和补测补绘所形成的地下管线档案应当在普查和补测补绘结束后3个月内报送市城建档案馆。地下管线专业管理单位应当及时向市城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

第二十三条

各单位自行保管的工程档案，在建筑物、构筑物产权转让时移交；工程停建、缓建的由建设单位负责保管；单位撤销的应当移交上级主管部门或城建档案馆。

第四章 城建档案的管理和利用

第二十四条 城建档案馆以及形成城建档案的单位，必须建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。

第二十五条

城建档案馆接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、保护工作，对破损或者变质的档案应当及时抢救。特别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。任何单位和个人不得擅自销毁城建档案。

第二十六条

保管城建档案必须设有专用库房，库房内应保持适当的温度、湿度，配置防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物的防护设施，并具有相应的抗震和抵御其他自然灾害的能力。

新建或改建档案库房，应当严格执行国家《档案馆建筑设计规范》。

第二十七条

城建档案馆应当使用符合国家标准的档案用具和装具；城建档案的管理设施和手段要逐步采用新技术、新设备，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。

第二十八条

城建档案馆应当根据城市规划、建设和管理的需要，对城建档案实行标准化管理，并编制有关文献参考资料向社会提供利用，其收费办法依照国家和省有关规定执行。对无偿提供档案的单位或个人实行免费查阅利用。

第二十九条

在城市的道路、管线及其附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动前，建设单位和施工单位应当到城建档案馆（室）和有关部门查清该地段的地下管网分布情况。

第五章 奖励与处罚

第三十条 有下列之一的单位和个人，应当予以表彰和奖励：

（一）在城建档案的收集、整理、保护、管理和提供利用等方面做出突出成绩的；

（二）在城建档案理论研究和科学研究方面成绩显著的；

（三）将重要或珍贵的城建档案资料捐献给国家的；

（四）在非常条件下，为抢救、保护城建档案做出特殊贡献的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十一条

违反本办法，有下列行为之一的，由规划、建设行政主管部门对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

（一）违反本办法第十四条规定，不办理建设工程档案登记手续的；

（二）违反本办法第十八条规定，不按规定补测、补绘建设工程档案的；

（三）违反本办法第二十九条规定，造成损失的。

第三十二条

建设单位违反本办法在建设工程竣工后，未向城建档案馆移交建设工程竣工档案的，由市规划或县建设主管部门依法责令改正，并处以1万元以上10万元以下的罚款。

第三十三条

建设单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处1万元以上10万以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。

第三十四条

地下管线专业管理单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处1万元以下的罚款；因地下管线专业管理单位未移交管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。

第三十五条

城建档案管理人员在城建档案管理工作中，滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章 附则

第三十六条 本办法颁布前已超过移交时间的城建档案，应当在本办法颁布之日起3个月内按规定向城建档案馆移交。

第三十七条 本办法由市规划和建设主管部门按照各自职责分别负责解释。

5.加强建设项目档案管理的规定 篇五

各区人民政府,市直各有关部门、市重点建设项目及主管部门：

根据国家《档案法》和湖北省、武汉市《档案管理条例》，以及有关规定，为了进一步规范我市各类重点建设项目档案管理工作，严防建筑工程质量事故和腐败现象的发生，现将有关事项通知如下：

一、依法管理，切实加强对重点建设项目档案工作重要性的认识。重点建设项目档案是重点建设项目的真实记录。依法加强重点建设项目建设档案工作，不仅是国家、省、市档案管理法规的明确要求，而且是从制度上防止“建一个工程倒一批干部”现象发生，真正做到百年大计,百年质量,百年审计,百年责任的重要基础工作。各区、各有关部门和建设单位应当把建立重点建设项目档案列入重要的议事日程，把加强档案工作作为重点建设项目对人民负责、对历史负责的大事，作为源头治理腐败的重要措施，切实加强重点项目档案的管理工作，严按照国家、省、市有关法律法规的规定，确保重点项目档案的完整、准确、系统、安全。

二、坚持原则，进一步建立健全各类重点建设项目档案工作制度。在档案工作中要坚持与建设项目同步的原则，凡由市下达的1000万元以上和各区下达的500万元以上规模的各类重点建设项目，都必须与项目建设同步建立档案。即各重点项目建设单位在项目申请立项时，应同步开始进行项目档案、资料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收前，完成项目文件材料的归档和验收工作，作为项目竣工验收的条件。根据湖北省档案局、湖北省计委关于《加强重点建设项目档案工作的通知》（鄂档[1993]21号），凡未取得档案验收合格证的不得进行该项目的竣工验收。

根据国家档案局、国家计委印发《国家重点建设项目档案管理登记办法的通知》（国档发

[1997]15号）规定，在工程开工前必须实行登记制度，凡未取得档案登记证的不予发放建筑工程施工许可证。各重点建设项目单位应根据国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）的有关规定，建立与项目相适应的管理机构，确定分管领导和档案管理人员，配备必需的档案库房和设备，制定完善并健全管理制度，统一管理重点项目档案。

三、从今年起，市、区重点建设项目均须按此通知规定进行项目的登记、建档和验收工作。在建的市属重点建设项目也要按此规定做好档案的管理工作。市重点工程建设项目办公室、市档案局将依法定期进行检查，检查不合格者，不得参与项目的评先、评优。

四、各重点建设项目主管单位的档案机构应加强对项目建设单位及有关单位档案工作的监督指导，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，使重点建设项目档案更好地为重点项目建设服务。市、区档案行政管理部门在加强监督指导的同时，应协助有关建设项目及其主管部门做好有关档案人员的培训工作。

五、各区人民政府、市人民政府各有关职能部门应加强对重点建设项目档案工作的领导，督促重点建设项目管理部门依法加强档案工作，各级档案行政管理部门应加强对重点建设项目档案工作的监督和指导。对违反《中华人民共和国档案法》和《武汉市档案管理条例》规定的重点建设项目单位，将依法给予相应处罚。

武汉市发展计划委员会

武 汉 市 建 委

武 汉 市 档 案 局

6.流域水电建设档案管理研究 篇六

胡宜芳

（湖北清江水电开发有限责任公司）

水电建设项目档案是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。1 流域水电建设档案管理的特点

流域开发是指以自然流域为对象、以水资源开发为先导和主体的综合资源开发。这种特殊的开发模式对档案管理提出了许多新的课题。总体来看，流域开发档案管理具有以下几个明显的特点： 1.1 统一性

流域是一个整体的概念，流域开发作为一个完整的系统工程，必然要求统一规划、统一开发、统一管理。当一个企业作为流域开发的主体时，这个企业也只能实行集中统一的管理体制。因此，流域开发档案管理必须贯彻统一管理的思想。1.2 综合性

流域水资源功能具有多样性，在发电、供水、航运、灌溉、养殖、旅游等多个方面都有使用价值和功能，这决定了流域开发具有明显的综合性，流域开发企业也具有区域分散化和产业发展多元化的特征。所以，流域开发企业的档案管理既不同于一般工矿企业的档案管理，也不同于一般水电开发企业的档案管理，必然是一项复杂的系统工程。1.3 长期性

以水电工程为主的流域开发是一个长期的过程。因此，较之其它企业的档案管理，流域开发企业档案管理无论是从工作过程、还是从利用时效来讲，都具有显著的长期性特征。另外，在长期的流域开发，特别是流域梯级开发中，往往有许多类似的工程项目，其设计、施工资料等可以全部或部分替代，这使档案资源的利用价值较其他档案资源要高。所以，适应流域开发需要的档案管理模式，必然是长期的、可持续发展的。1.4 阶段性

流域开发作为一个长期的、系统的工程，具有明显的阶段性。从大的方面可将流域开发划分为两个阶段：第一阶段是流域水利水电资源开发阶段，同时也是流域开发主体的成长和发展阶段；第二阶段是以流域水利水电资源开发所形成的资金、技术、管理、人才的积累开展流域相关产业开发的阶段，同时也是流域开发主体的成熟与拓展性壮大阶段。每一个大的阶段中又可划分若干个小的阶段。流域开发企业的档案管理必须适应流域开发的阶段性变化．建立一种能够适应这种变化的、具有较大包容性的管理模式和相应的技术支持系统。2 归档范围及责任划分

2.1 流域水电建设项目档案的归档范围

流域水电建设专业门类多、档案内容丰富、载体形式多样，它集中反映了整个项目从勘察设计、施工建设、竣工验收、生产运行全过程，凡具有保存价值的文件、资料、图纸都应归档管理，归档的范围如下：

1）预可行性研究报告阶段：流域水电规划、预可行性研究报告、移民安置初步规划、水库淹没实物指标、投资估算、后期扶持原则的批准文件等。

2）可行性研究报告阶段：选坝报告及审查会议纪要，可行性研究报告、批复，移民安置包干协议，移民补偿投资包干合同等。

3）招投标设计阶段：设计院编制的主体工程、永久设备和项目法人委托的其它工程的招投标文件。

4）施工图设计阶段：全部施工图和施工预算。

5）施工阶段：土建施工文件，设计变更资料，设备及管线、电气、仪表安装施工文件，原材料和施工质量保证文件，设备调整方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、调试试运质量验评表、调试工作总结；监理文件、质量监督文件、试生产文件等。

6）阶段验收文件：阶段和单项工程验收鉴定书、总结，待验工程已完和未完项目清单。

7）试生产阶段：生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结）；设备命名，主系统启动及倒送厂用电方案，继电保护整定单等。

8）竣工验收阶段：工程建设总结（各参建单位）、工程总体竣工验收文件和枢纽工程、通航工程、库区移民、工程档案、消防、劳动安全卫生、环境保护等7个单项的竣工验收文件、竣工决算报告、审计报告、竣工验收鉴定书等。

9）工程管理文件：如项目审批文件、土地征用文件等，按阶段收集归档。2.2 档案收集、积累、整理的责任划分

项目文件的形成和积累。项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累的管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。

1）建设项目各阶段文件的收集、积累。

项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。

建设单位授权的项目监理单位应负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况，以及竣工验收中文件资料审核情况，并经审核、签认后向建设单位提交其监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。

项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。

2）项目文件的整理。

建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。

建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，由建设单位根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），由勘察、设计单位按项目或专业整理。

施工技术文件由施工单位按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件由监理单位按单位工程整理。设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。3 竣工文件的要求

流域水电建设的竣工资料、竣工图应准确、清楚、完整、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.1 竣工文件的编制要求

1）编制竣工文件，应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

2）竣工文件编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工资料应由外方确认。

3）将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合，管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。3.2 竣工图的编制要求

各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时必须编制竣工图。除了行业主管部门有特殊要求外，项目竣工留应由施工单位（包括总包和分包单位）编制。

凡行业规定设调一单位编制竣工图的，应同时规定更改单位责任，加更改单及竣工图更改情况，并明确责任者。

1）凡接施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章。

2）凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。

3）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图接原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。

4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

5）建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图。

6）编制竣工图总说明及各专业的领制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目标及编制情况。

3.3 竣工图的更改方法

1）更改一般是杠（划）改；局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。

2）利用施工图更改，必须在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的名称、编号、变更日期及洽商记录等的文件编号。

3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

5）有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。

6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。3.4 竣工图的审核

1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助各设计、施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

3）竣工图接单位工程或装置（专业）编制，并有详细编制说明和目录。

4）竣工图应使用新（干净）的施工图，并按要求加盖、签署竣工图章。

5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。4 档案的管理网络

流域水电建设的档案管理要实行“统一领导、分级管理、条块结合、以块为主、以我为主、兼顾其他”的档案工作管理网络；建立全流域综合档案管理网络；建立全流域档委系统计算机管理网络。即：“三维一体”档案管理网络。4.1 档案管理机构网络

流域水电建设企业一成立就要规划设置负责管理全流域水电开发建设的档案管理机构，并赋于两种职能，即档案行政业务管理指导职能和管理综合档案的职能。根据工程建设的不断发展，成立各梯级水电站档案室，并对设计、施工、监理单位档案、资料室实行档案业务指导、监督、检查职能。构成统一领导、分级管理、条块结合、以块为主、以我为主、兼顾其他的档案管理网络。4.2 档案管理对象网络

档案管理对象网络。各二级单位综合档案室负责保管本单位形成的文书、科技、声像会计、荣誉、实物档案及图书、编研资料。4.3 计算机管理网络

计算机管理网络。利用计算机等现代化设备和管理信息系统对收文、发文、档案的全过程进行管理，提高工作效率和质量，以实现档案管理与公文管理的无缝衔接。

档案管理机构网络是纽带，档案管理对象网络是核心，计算机管理网络是手段，三者有机地结合在一起，形成了一个上下统一的科学网络。各档案室人员利用计算机等现代化设备和管理信息系统，对各门类、各载体的档案实行了从公文的电子化到档案的自动分类、自动立卷、自动标引、自动编目、自动统计、自动标识、全文检索等功能，实现流域水电建设信息的资源共享（如图1所示）。

图1 档案管理三维一体网络图 流域水电建设档案管理的对策 5.1 坚持档案工作与工程建设同步

档案管理与工程建设同步就是档案管理与工程建设两手都要抓，不能只重工程建设而偏废档案，要对档案工作予以足够重视，在做好工程建设的同时做好档案工作。工程开工档案工作启动，人员、设施、制度到位；工程建设过程中，注重档案资料的形成积累、收集、整理；工程竣工，档案资料只需短时间稍加整编就可移交归档，具备了竣工验收条件。

5.2 建立档案工作责任制

建设单位主管领导与各二级单位的项目负责人签定档案管理责任书，各项目负责人与设计、施工、监理单位负责人签定档案管理责任书，工程建设中涉及的项目延伸到哪里，档案管理就延伸到哪里。层层负责，各自实现目标管理，既确保工程竣工资料的完整性、准确性、规范性，又确保了工程质量。5.3 在工程管理各个环节中加大档案控制力度

1）工程管理要实行以项目责任制为核心、以合同为中心、以结算为纽带的管理体制。在合同条款中对档案资料提出明确的要求。在项目签订合同时，应有竣工资料专门的条款。档案资料条款应规定竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求，从源头上为竣工档案资料整编打好基础。

2）档案人员参与工程建设。在工程项目施工过程中严格执行档案人员“四参加”制度，确实做到档案人员参加有关会议、参加设备开箱验收、参加工程竣工验收。使档案人员了解工程项目的建设进展情况，了解工程项目档案资料的形成情况、流转情况，及时制订档案工作计划；定期进行指导、监督、检查．做好跟踪服务，实现重点工程项目竣工资料的完整、准确、系统、规范。

5.4 具实行竣工档案监理制，确保工程档案系统真实完整

建设单位要严格执行国家有关规定，实行建设项目全面监理制。它是确保工程质量确保档案资料完整、准确、规范的重要措施。在建设项目中，明确监理工程师对档案资料审核的职责，施工单位将竣工资料编制完成后，首先提交监理工程师审核，由监理工程师对竣工资料的系统、完整、真实逐项进行审核把关，合格后，然后再移交档案室归档办理移交签字手续。

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收稿日期：2002-04-08

7.档案数字化建设与企业档案管理 篇七

随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。

档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。

1 企业档案数字化建设的重要性

1.1 可改善档案管理工作

只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,

从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。

1.2 形势发展的需求

21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。

2 电子档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

2.1 文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.2 科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。

(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2.3 会计电子文件整理

(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

3 企业档案数字化建设优势

3.1 企业档案的载体转变

企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。

在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。

3.2 企业档案的分类变化

旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。

3.3 企业档案工作者的知识更新

企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。

4 结语

为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。

摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。

关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理

参考文献

8.城市规划管理审批档案的动态管理 篇八

一、动态管理

按照《中华人民共和国城乡规划法》的要求，我国实行“一书两证”的规划审批制度，即项目建设应取得城市规划主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证和建设工程规划许可证。然而一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建及道路改造，项目产权变更等等。这些变化客观上要求城市规划主管部门不断变更原有规划审批的结果，而从项目的成套性出发，在对规划管理审批档案（以下简称审批档案）的管理中，就要始终保持动态跟踪的机制，这样才能确保审批档案内容的完整、准确。因此，动态管理是审批档案管理的基本方式。

所谓动态管理就是指为保证审批档案内容始终与其记录的规划审批业务的一致性，档案内容应根据其记录对象的变化而变化，其管理方式必须适应档案内容不断变化的要求，随时反映规划审批管理的最新状况，提供及时、有效的档案服务。

二、审批档案动态管理的实现

审批档案的动态管理在不同的历史时期有不同的实现方式。

1、实体完全撤并卷方式

从上世纪50年代至90年代末，审批档案的动态管理普遍采用这种方式。所谓“实体撤并卷”是撤卷与并卷的统称。在传统的档案整理原则指导下，审批档案以建设项目为保管单位进行立卷。“撤”指当原有审批结果被撤销时，将内容已被废止的档案从原案卷中撤出，进行单独保管或定期销毁；“并卷”指当不改变原有审批结果时，原档案内容及顺序不变，只是将新形成的反映变更内容的档案插入相应案卷。

实体完全撤并卷是审批档案动态管理的原始方式，即项目规划审批结果的所有变更都是通过档案实体排列方式的变化来完成的。其特点是项目成套和符合经办人员的利用习惯。规划审批的经办人员在受理一个项目的变更申请时，必须调阅该项目以往的审批结果。档案实体的撤并卷方式正好将项目全部档案集中，在提供利用上信息完整的优势非常明显。

但是，实体完全撤并卷方式也存在很多问题。一是档案实体整编工作量大。不仅档案实体有频繁的“撤”、“并卷”操作，当原有案卷内容改变后，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是难以保证档案的完整。档案实体的撤并卷是以许可证为核心进行的，而如果一个项目的变更未通过许可，其文件材料的归属就成为了问题。这部分未通过许可的文件被称为过程资料，习惯上由经办人负责保存，因此遗失比较严重。随着计算机技术的发展，这一方式已逐步被淘汰。

2、“半撤并卷”方式

20世纪90年代前后，随着城市建设的不断发展，规划审批业务量越来越大，规划审批变更的情况也越来越多。档案部门为了缓解频繁的“撤并卷”压力，在计算机辅助管理条件下,对前一时期实体完全撤并卷的方式进行了改良，根据是否有行政许可结果的变更（即是否核发新的许可证）来区分是否进行并卷。如果项目或土地情况的变更经过行政审批颁发了新证书，过程完整，则新产生的文件单独立卷，不进行前期有关文件实体的并卷，只在原有证书上作注销标记，同时利用计算机建立新旧案卷间的信息关联；如果审批结果未获通过，即未核发新的许可证，则办理过程中新形成的各种函复、复函文件还必须与原项目的档案案卷进行并卷保管。

这种管理方式虽然也是以项目为单位组织案卷，但在项目内保持了许可证的相对独立性，这样既可以保证档案实体的相对稳定，同时又减少了档案整编的工作量，也基本能满足现实的利用需求。与完全撤并卷不同的是，这一方式的实施需要依赖计算机辅助管理。

3、按规划审批阶段管理方式

按规划审批阶段管理（以下简称阶段管理）方式，是2000年以后普遍采用的一种动态管理方式。它主要以信息技术为依托，不再以档案实体的变动来反映一个项目规划审批的历史变更，而是完全利用计算机的信息处理能力实现一个项目全部规划审批信息的动态关联。

阶段管理方式的特点是：1）简化整编工作。按照这种管理方式，档案部门无需再进行组卷和档案文件的撤并卷操作，实体管理稳定，避免了卷内文件目录等各种档案登记内容的频繁变更和调整。2）档案完整性得以保证。按阶段管理后，由于不再需要以许可证为核心进行案卷的组织，从源头上解决了过程资料的问题。

当然，阶段管理方式也存在一些不足。一是档案实体利用过程比较麻烦，需要在几个阶段文件中分别调取。如果实体档案利用率居高不下的话，将增加档案部门的工作压力。二是项目之间的信息关联完全靠计算机实现，一旦出现数据错误或实体排列错误，死档将难以避免。三是库房压力明显增加。按阶段管理方式将各阶段内的文件按时间流水排列，各阶段档案又不能摆放在一起，必须预留保管空间，增大了档案库房的压力。

三、当前审批档案动态管理中普遍存在的问题

现代信息技术的应用将档案人员从繁重的撤并卷工作中解放出来，但无论是半撤并卷方式还是阶段管理方式，动态管理的实现都仅局限于档案管理环节，缺乏过程控制是当前审批档案动态管理中普遍存在的问题。

1、缺乏有效控制档案完整、准确的措施

当前，审批档案的管理普遍是由规划行政主管部门形成并移交档案，由城建档案馆负责保管和提供服务的。这种形成、管理与利用相分离的管理体制显示档案部门的工作是以被动接收档案为开端的,缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。

2、档案管理基础数据的重复采集

目前，审批档案管理系统存储与检索所需要的基础数据依然是由城建档案馆工作人员以手工录入的方式来完成的，不能有效利用规划审批业务系统中的数据，造成大量的重复劳动，工作效率低下；同时也增加了由于著录数据错误而导致档案无法利用的风险。

3、审批档案分散管理，难以实现规划审批业务的“一站式”服务

当前，各地审批档案的搜集范围基本局限在规划审批业务环节，但实际上在规划编制、公文流转和行政审批环节中还有一部分文件和规划审批业务的关系十分密切，是规划审批的依据性文件。由于档案类别的划分问题，这部分以公文形式存在的文件被作为机关的文书档案或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，而且没有与相关项目审批信息之间建立关联关系，一个项目完整的历史联系被人为地割裂。这种分散管理导致经办人在经办案件的过程中必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。

四、深化审批档案动态管理的思考

解决当前审批档案动态管理中存在的问题，深化动态管理要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术的作用。

1、实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。

如前所述，审批档案形成与管理和提供利用相分离的体制是难以有效保证档案完整、准确的关键因素，也是导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须进行前端控制，如制定科学的归档制度，统一数据格式，将档案管理的要求纳入规划审批业务系统，在文件形成的同时采集档案管理所需数据等。实际上，这些前端控制措施的实行并不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，尽早落实，这样才能使审批档案这种重要的政府信息资源更充分地发挥作用。

2、运用现代信息技术，将对结果的控制延伸到对过程的控制。

目前，审批档案的动态管理大都是在档案管理环节实现的，即在城建档案馆的检索系统，通过数据库方式实现项目信息的关联，以此提供利用服务。这种方式是造成档案数据错误和工作效率低的主要原因。在规划审批过程中，大多数工程项目在申请立项时首先都要进入收件窗口。如果在窗口收件过程中自动生成条形码，并对其信息归属进行相应的处理，这样既能准确揭示档案内容的历史联系，又有助于对项目审批过程的动态跟踪。但是在项目审批环节利用条形码建立的项目信息需包括：1）着眼于建设项目的全程管理，揭示项目不同规划审批过程的信息；2）反映项目内容交叉或包含、撤销等关系的信息，如工程分期建设、地上和地下建设、建设主体加层、建设主体变更等相关信息；3）与其他类别相关档案信息的关联信息。在完整建立以项目为核心的审批档案信息关联的过程中，将分散在办文和公文管理中的审批档案信息包含其中，这样才能真正完整地实现全部审批档案的完整揭示和便捷利用。

*该文是北京市档案科技项目成果，项目编号2008－02。

9.城市建设档案管理规定 篇九

医院档案管理信息化建设过程中需要建设良好的信息化办公环境，建设医院档案管理信息化系统是进行档案管理信息化的基础。医院档案信息化建设能够通过信息化系统平台为医院领导和相关管理部门提供权限，便于其进行查阅，信息化档案资源能够为正确的决策和意见提供支持[4]。医院档案信息化管理能够有效将医院资源最优化，档案管理信息化不仅仅是档案管理部门单个部门的事情，档案管理工作需要各个不同部门进行配合，以便于档案管理部门将不同部门收集整理的资料进行分析归类进行归档。

2.2医院档案管理信息化系统维护过程存在问题

医院档案管理信息化系统建设成功投入使用之后，缺乏对于档案管理信息化系统的及时维护，这在一定程度上影响了医院档案管理的信息化水平。医院档案管理部门定期对档案信息化系统进行检修和完善，才能够为医院档案管理部门提供良好的信息化工作环境，确保医院档案管理信息化工作的推进。医院档案管理信息系统的使用情况决定了医院档案管理信息化发展水平，对于信息化系统进行及时维护能够为医院的档案管理信息化提供基本的硬件支持，但是提高不同部门的员工积极使用信息化手段记录材料是档案管理信息化建设的核心，只有不同部门的工作人员都积极主动配合档案管理部门的信息化建设才能够促进医院档案信息化建设的真正落实。

2.3医院档案管理信息化系统人才队伍存在问题

医院档案管理信息化系统建设需要专业的人才队伍做支撑，但是由于传统的档案管理人员在档案管理过程中知识维度单一，无法满足在信息化时代背景下社会对于医院档案管理人才提出的新要求，无法应对工作过程中存在的新挑战[5]。医院档案管理信息化系统人才队伍不仅需要专业的技术人员搭建档案管理信息化系统平台，而且需要及时对各工作部门人员进行培训，提高其信息化应用水平，以便各部门积极配合档案信息化管理部门收集整理档案材料。传统档案管理工作人员在信息技术方面存在一定的技术难题，但是信息技术专业人员又缺乏档案管理相关专业知识，要想扎实推进医院档案管理信息化建设，医院档案管理信息化建设人才队伍建设迫在眉睫。

2.4医院档案管理信息化相关规定的缺乏

10.安全社区建设档案管理制度 篇十

第一章 安全社区的档案概念

第一条 为了加强安全社区档案管理工作，充分发挥档案在安全社区建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合安全社区档案管理工作实际，特制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指在安全社区建设工作中形成、搜集起来的，经过整理具有保存价值的各种文件材料、照片、光盘、磁带等实物历史记录，以及电子文档、图片、影音视频等电子历史记录。它是我镇安全社区创建以来各项工作的真实反映，是做好今后安全社区建设工作的必要条件，也是街道机关档案的重要组成部分，对提高工作效率和质量有着重要作用。

第三条 本着节约资源、便于管理的原则，在工作活动中形成的实物档案均由相关责任部门自行保管，电子档案除本部门保管外，需备份一份由安全生产办公室保存。

第二章 档案工作机构和任务

第四条 各部门应根据工作需要，明确专人管理与本部门有关的安全社区档案。

第五条 该档案管理人员须具备一定的档案管理专业知识，政治上可靠，能够胜任本工作。且档案管理人员要保持相对稳定。

第六条 档案管理人员要坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，认真学习业务知识，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

第三章 归档文件整理制度

第七条 在安全社区创建活动中形成的，记录和反映本部门工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属收集归档范围，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条 接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定，载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件，并按照文件材料的有机联系，区分保存价值，分类整理。

第九条 文书档案实行随时办随时归档。录音、录像、照片、底片等档案应及时编写说明（单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录像等）后进行归档。

第四章 电子文件的归档管理制度

第十条 本制度所称的电子文件是指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网上传送的文件。第十一条 归档的电子文件是具有保存价值的电子档案，必须纳入档案管理的范畴。第十二条 电子文件实行文档一体化管理的方式，由安全生产办公室负责对电子文件进行管理，坚持前端控制与全程管理的原则，即收发、鉴定、归档各环节统一。

第十三条 为维护电子数据的安全，每年对归档的电子文件要备份处理，若有条件可刻录成光盘，异地保存。

第五章 档案保管制度

第十四条 建立档案的登记台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年检查、核对一次，做到帐实相符。

第十五条 对破损、褪变和载体材料不宜长期保存的档案，要及时进行修复、抢救。声像档案要做好防磁、防老化、防粘结等工作。

第十六条 采取有效措施，做好安全保管和科学保护等工作。

第十七条 档案人员工作变动，必须办好档案的清点、移交手续。

第六章 档案保密制度

第十八条 不断加强档案的保密观念，认真遵守保密纪律，严格执行《保密法》。第十九条 秘密以上的档案，必须妥善加以保管，如需借阅，必须经有关领导批准。第二十条 严禁携带档案进出公共场所。因公外出携带档案必须符合有关规定。第二十一条 严守档案机密，查阅档案者不得向无关人员谈论档案内容。

第二十二条 因工作需要而摘抄或复印的档案材料，必须妥善加以保管，使用完毕立即归还。

第七章 档案鉴定、销毁制度

第二十三条 根据国家有关档案保管期限的规定，对保存期满的档案，3-5年鉴定1次，销毁无继续保存价值的档案。

第二十四条 开展档案鉴定工作由安全社区促进委员会指定有关人员组成鉴定小组，提出鉴定工作意见。在主管领导组织下，直接地、逐件（卷）地、准确判定档案的价值；鉴定结束后，经安全社区促进委员会批复同意销毁后，方可销毁。

第二十五条 拟销毁档案，要编制销毁清册。销毁时，要2人以上监销，并在销毁清册上签字。

第二十六条 已销毁的档案，应从原案卷目录和有关检索工具中除去或加以注明。第二十七条 经鉴定后仍需继续保存的档案或文件材料，应视情况作相应调整。

第二十八条 鉴定工作形成的全部文件材料，即鉴定工作的组织安排、报告、销毁清册等归档为长期保存。

第八章 档案借阅、利用制度

第二十九条 凡借阅、利用档案者，必须逐项填写借阅登记表。

第三十条 借阅档案者必须保护档案，不得转借、遗失、拆卷和损毁档案。严禁在档案原件上划线、圈点、白抹、涂改、污损。未经许可，不得摘抄或复制档案。

第三十一条 若借阅本部门以外的档案材料，须经双方分管领导批准。

第三十二条 对借出后归还的档案，必须逐件、逐页、逐卷检查，发现问题立即报告、处理。

第九章 档案管理人员岗位职责

1、认真学习《档案法》，热爱档案事业，刻苦钻研业务，忠于职守，做好本职工作。

2、认真执行文件材料归档制度，积极配合、督促有关领导和有关人员按时、按质、按量办理好相关科室档案的收集工作。

3、严格遵守档案管理制度，认真做好各类档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、利用和统计等工作。

4、对各类档案实行安全有效管理，做到类别清楚、目录齐全、排列有序，便于提供利用。

5、要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时修补，复制或其它技术处理。

6、根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集等参考材料。

7、严格执行保密、利用制度，办理好借阅手续和利用效果登记等工作。使档案信息得到充分的开发和保证档案内容的安全，更好地为安全社区建设工作服务。

第十章档案收集内容

（1）安全社区建设组织机构、目标、计划等相关文件；

（2）安全促进项目计划、方案；

（3）安全管理制度；

（4）安全管理的驻地单位基本信息；

（5）各种队伍建设等文件；

（6）各类创建活动记录；

（7）事故与伤害原始记录；