知识管理型企业档案信息化建设

知识管理型企业档案信息化建设（精选16篇）

1.知识管理型企业档案信息化建设 篇一

我国企业档案管理的信息化建设探讨

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4.加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。

2.知识管理型企业档案信息化建设 篇二

1.1企业档案信息化概述

我国信息化起步于20世纪70年代,落后于发达国家10余年。直到20世纪80年代,国家才开始有计划、有目的的推进电子信息技术应用。2000年,在国家信息部的指导下,企业与国家共同发起了一项重要的上网工程,开创了建国以来的新局面。

计算机的发展使得企业的办公水平越来越高,交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理是企业管理的重要形式,更是响应国家号召的举措。在信息化模式下,企业发展的利大于弊。

1.2 企业档案信息化的必要性

企业档案信息化是指企业在遵纪守法的基础上,依靠科学的管理方法,凭借高科技手段,整合企业的文件、资料,使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享,提高企业档案的重复利用率,带动企业资金流的运动,实现生产自动化、管理科学化,给企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。

2 企业档案信息化的特点

2.1 原始性

传统的档案学认为,归档文件必须是原件,以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性,也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络,使企业档案由实态转化为虚拟态,档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量,不断传输企业的档案信息,为企业增砖添瓦。

2.2 系统时效性

企业档案传递中的信息不仅包括企业以前形成的档案文件,还包括企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务,更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用,倘若企业对市场信息反应迟缓,势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。

3 当前档案管理存在的普遍问题

3.1 信息化意识淡薄

企业档案信息化管理投资较高,有些企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益,于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时,企业管理意识不强,在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善,档案人员流动性强,且不注重对档案人才的培养,导致企业档案管理水平以及业务水平达不到市场要求。

3.2 缺乏有效指导

档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划,这导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远,当然,这并不意味着档案信息化可以解决一切问题。有些企业自不量力,一味进行高科技的档案管理信息化,给企业造成了严重的经济负担,不仅发挥不了档案信息化的优势,反而起到了反作用。很多企业因为缺少专业人士的维护,使档案信息化成为一次性工程。

3.3 档案管理标准不完善

档案管理标准是指在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入,传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求, 企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。

3.4 档案管理与其他管理缺乏有效连接

企业档案部门是企业信息化的所在地,优势明显。但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。许多企业生成的电子文档由技术部门保管,未及时移交归档,使许多企业中的电子文档处于凌乱状态,无法实现文档的有效利用。目前企业档案信息化系统并不完善,档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通,这是企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接的根本原因。

4 档案信息化应对措施

4.1 强化档案管理

强化档案管理是在一定的标准下,依托网络建立完善的系统软件,确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立高技术的、方便快捷的档案系统,实现信息化的调用,延长档案寿命,做到资源共享。纸质档案管理和电子档案管理相对应,建立长期存储的可以共享的数据库,确保电子档案能够得到有效传递。

4.2 转变企业思想

企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要,是档案事业技术进步的突破口,更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。作为企业的一把手,应该充分认识档案管理的利益和未来发展前景,支持与发展企业的档案管理,促进企业档案管理信息化建设。

4.3 提高档案管理员的信息化意识

现如今,档案人员可利用网络技术,共享资源来服务企业。这要求档案人员要认清档案信息化的重要性,传统的企业模式必然会被档案工作现代化、信息化所取代。当代社会企业对档案工作者提出了更高要求,要求其服务态度更加优质,与时俱进,更新服务观念。只有这样,才能不断拓展服务范围,提高服务质量,使档案信息化充满生机和活力。

4.4 制定标准化的规范

3.企业档案管理信息化建设研究 篇三

关键词：企业；档案管理；信息化建设

作为我国的基础性产业，林业的发展与国民经济的发展有着十分重要的意义，也是农业发展的重要部分。实现林业的良好发展与建设能够维护国土资源安全，实现良好的生态环境。强化林业档案管理，对于促进林业作用发挥具有积极地意义。信息化时代，林业档案管理也逐渐实现信息化发展，应抓住时代发展的机遇促进林业档案管理的信息化建设。

一、林业档案管理信息化建设的意义

林业档案主要为森林资源档案，即林权纠纷调处、退耕还林、集体林改、林区改造危旧房，林区基础设施建设，木材采伐、林业案件查处材料等工作中形成的文件材料。林业档案涉及的内容比较多，传统的档案管理模式已经不能满足现代化发展的实际需要，当前科学技术以及经济活动逐渐增多，林业档案信息的载体逐渐多样化。可以使用计算机硬盘对林业档案进行储存，便于日后的查阅与管理，但是目前林业档案管理信息化建设还存在着一定的问题，档案数量不断增加，人员以及库房的需求量逐渐增加，档案管理的效率也提出了一定的要求。现有档案管理的硬件以及软件设施与时代发展不相适应。科学技术的进步使得现代化的档案信息载体增加，如光盘等，以上问题都需要林业档案管理信息化进行解决。

林业档案管理信息化管理有助于促进档案管理效率的提升，提高管理水平，保证林业工作的顺利进行。微缩技术等的出现使得林业档案管理的形式更加多样化，储存的信息数量更多，信息处理能力也提高了，能够更好地为社会经济发展提供服务。

二、林业企业档案管理信息化建设的措施

1.提高认识，转变观念

林业企业档案管理的信息化建设是信息化时代发展的需要，能够实现信息资源的共享，是档案管理发展进步的重要途径，有助于发挥档案的价值和作用。企业的管理者需要提高认识和重视，树立档案管理信息化的意识和观念，保證信息化建设能够顺利推进。企业管理者应将林业档案管理信息化建设变成现实，认识到档案管理信息化建设的重要性，支持这一事业的发展，加强鼓励与关注，解放思想，增加资金、设备以及人才等方面的投入，将林业档案管理信息化建设纳入到日常管理工作的重要位置上，努力解决实际工作中的问题。

2.加强信息化硬软件设施的建设

林业档案管理的信息化建设需要有完善的办公软件，并且具有一定的硬软件设施，为林业档案管理信息化建设提供一定的基础。应科学的利用现代化的信息技术手段，保证硬软件设施的更新，实现档案信息的信息化管理。档案管理人员需要利用林业档案建设的优势作用，找到合适的硬软件设备，提高服务水平。当前，作为一种新型的档案信息载体，电子文件已经被广泛的使用，并已经成为代替传统纸质档案的重要手段，促进林业档案管理信息化建设实现了良好的发展。

3.完善档案管理制度建设

林业档案管理的信息化建设还需要有完善的档案管理制度，企业的档案管理部门需要制定完善的档案管理信息化建设的制度，为信息化建设的顺利进行提供重要的依据。需要完善档案管理的技术规范，统一标准，明确档案整理的标准、统计以及服务等，还应将其规范到具体的工作环节中，对工作的各个步骤进行规范。同时，做好档案管理信息化建设的安全工作，提高安全防范意识。档案信息管理人员需要树立安全防范意识，规范自己的日常行为，在日常工作中避免出现危险。企业员工需要具有保护林业信息安全的意识。此外，对于档案室的资料需要注意防火、防盗，完善安全设施建设，保存在计算机中的信息，需要强化网络安全体系的建设，建立防火墙，定期对计算机进行检查、杀毒，对林业档案信息进行备份保存，避免材料丢失无法找回。

4.提高档案管理人员的信息化管理水平

林业档案管理信息化建设需要有一支高素质能力的专业化的档案管理队伍，档案管理人员需要努力学习，企业领导以及档案管理部门需要为档案管理人员创造良好的条件，选择优秀的档案管理人员进行培训学习，通过老带新的方式，相互帮助，形成梯队型的人才。档案管理人员也应认识自身的素质能力与新时期档案管理工作之间的距离，能够努力学习提升自己，使自己成为合格的档案管理人员。近年来，信息技术以及设备逐渐增多，档案管理部门也需要积极引进具有先进管理经验和业务能力人才，对档案管理人员的年龄、知识结构等进行调整，使其更好的掌握现代化的管理技术，促进林业档案管理信息化建设的顺利推进。

三、结语

林业档案管理的效果以及质量对于国家经济发展具有十分重要的作用和意义，林业档案管理需要满足时代发展的需要，相应信息化建设的号召，努力实现档案管理的信息化建设，为社会提供更加高素质的服务。档案管理工作中应更加技术含量，有效利用林业资源，促进档案管理服务的顺利开展，实现良好的档案管理信息化的顺利建设。

参考文献：

[1]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013，03：151-152.

[2]朱小琳.企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科技与创新，2015，04：71+74.

4.电力企业档案信息化建设的探讨 篇四

关键词：档案；信息化；企业管理

1概述

电力企业走向国际化,有两个非常重要的标志，一个是电力系统自动化设备水平，另一个就是电力业务的网络化和数据的电子化水平。过去二十多年来，我国电力企业在设备的自动化上已经投入了天文数字般资金，尤其在控制系统上许多设备已经赶超了发达国家的水平。但是在电力业务的网络化和数据的电子化方面，也就是在信息系统的建设方面，我们离发达国家有着较大的差距。尤其是档案信息管理系统的建设。近两年来，档案信息化受到各行各界的重视，而档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联的应用肩负着为企业转型和精确化管理提供信息支撑的重大责任。

在国内对于实施档案信息管理系统，在其他行业已经有许多成功的例子和失败的教训。电力企业如何实施档案信息管理系统值得展开探求。信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统“实体档案”管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。

2当前电力企业档案管理模式及存在问题

2.1档案管理模式

目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。

当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），目前通过OA系统，保证了公文的正常规范流转和归档，而其他形式的档案材料在移交档案部门时尽可能提供电子文件，基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。

随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。

2.2档案存储模式

当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

2.3档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。

由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。

3集团数字档案馆的设想和建设方案

集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

3.1档案信息系统实现的功能

档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

3.2技术方案

开放档案信息系统（Open Archival Informa－tionSystem，OAIS）参考模型针对数字信息的长期保存和维护的档案系统提供一个概念性的框架，描述了一个档案系统存在的环境、档案系统的功能组织以及支持档案处理的信息基础结构。

参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。

采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用(Remote Method Invocation)。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。

4实施方案

第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。

第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。

第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。

第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。

5.知识管理型企业档案信息化建设 篇五

摘要：文章探索了档案信息化建设与工程档案管理的涵义，对工程档案信息化管理的重要性进行了分析，并就如何加强工程档案信息化管理提出优化路径。

关键词：档案;信息化;工程建设

档案信息化就是以档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。

2、促进档案信息化建设的几点建议

2、1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、2提高档案信息化水平技术

(1)配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

(2)档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

(3)对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2、3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

(1)随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在，國家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

(2)档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的`整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

(3)“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3、1加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3、2建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3、3档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4、结语

6.知识管理型企业档案信息化建设 篇六

为了实现医院的稳定发展，需要结合医院的实际管理情况，对医院档案信息化管理系统进行完善。在完善医院档案信息化系统时需要对医院的档案管理系统进行统一规划，协调各部门之间相互配合，提升医院档案管理的综合水平。在建设和完善医院档案管理系统时要遵循系统化、标准化和规范化的原则进行规划和建设，并且采用双轨制进行严格的限制，确保归档材料的完整性和有效性。在医院档案管理信息化建设过程中要重视对于信息化建设的资金投入和技术投入，在充足资金的支持下注重技术投入，积极培养专业化人才，推动医院的现代化发展。

3.2维护医院档案管理信息化建设

医院档案管理信息化建设需要进行定期维护和系统更新，医院档案管理信息化离不开计算机技术和网络通信技术的支持，及时对档案管理系统硬件和软件进行维护能够确保系统正常运行。加强维护档案信息系统的力度，将安全控制和权限控制做好，能够有效保证医院档案信息的安全性和保密性，并且方便检索使用。医院不仅要保证档案管理信息化设施设备的正常使用，而且要定期对于医院的的规章制度进行更新以确保医院的相关规章制度与信息化建设相配合，便于医院档案管理信息化工作的正常进行。

3.3加强对于医院档案信息化建设人员培养

医院档案进行信息化建设对于传统医院档案管理人员是一大挑战，信息化建设过程中需要工作人员具备更高的素质和专业技能，需要医院管理部门组织培训和学习来提高档案管理工作人员的信息化档案管理能力。医院可以通过定期组织培训的方式组织员工学习档案管理信息化理论知识，学习档案管理信息化专业技能，并且通过合适的激励政策提高员工的工作积极性，促进档案管理信息化系统能够稳定运行。医院在建设档案信息化人才队伍的过程中可以在选拔人才时选择同时具备档案管理知识和信息化操作节能的综合型人才，也可以通过对于现有档案管理人才进行信息技术手段培养来提升医院档案管理人才的综合素质和专业化技能。

4结语

医院档案信息化建设能有效促进医院档案管理工作的科学化和现代化，为医院适应时代发展需求奠定基础。在医院档案管理过程中推进档案信息化建设需要管理人员和工作人员摒弃陈旧工作观念，从新的视角和新的角度出发，全方位、多形式的开发和利用档案信息资源，解决医院工作中存在的诸多问题。医院档案信息化建设能够有效推动医疗资源的共享共建，促进医疗卫生事业达到新的高度，推动我国医疗卫生事业的现代化发展水平。

参考文献:

[1]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务,(3):183.

[2]方孝梅,明星辰,杨婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公室业务,(13):160-161.

[3]覃曈.档案信息化建设在医院档案管理中的作用研究[J].财经界：学术版,(6):271.

[4]孙锐.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].城建档案,2015(7):19-20.

7.知识管理型企业档案信息化建设 篇七

1.企业档案馆人力资源现状

面对知识管理时代的到来及市场经济理念的深入, 企业档案馆在管理思想与制度、员工业务水平及工作作风等综合素质方面, 存在着与新形势、新任务不相适应的问题, 尤其是在人力资源的建设与人员的素质建设等方面与新形势的要求还相差很大。主要体现在以下几方面:一是企业档案馆的管理体制僵化, 思想传统落后, 重馆藏轻馆员的管理方法在企业档案馆中颇为普遍, 导致了企业档案馆发展缺乏活力;二是企业档案馆人员队伍年龄结构不尽合理, 断层现象严重且馆员性别比相对失衡。据不完全统计, 企业档案馆管理人员中年龄偏大、体弱, 近乎退休的人偏多, 年轻员工偏少;三是企业档案人员档案专业知识缺乏且知识结构较为单一。企业现有的档案管理员科班出身少, 几乎都是半路出家, 加之鲜有外出学习深造的机会, 对档案工作的认识仅仅停留在传统简单的收集、整理、保管的水平。在知识结构上, 档案人员对企业主要技术领域的知识及计算机技术的欠缺表现尤为突出。同时, 企业档案馆具有高级职称的人才偏少, 有的企业干脆没有, 一旦人才跳槽, 将直接影响着企业档案馆的发展;四是企业档案馆考核奖惩机制落后, 坐等吃“皇粮”的思想严重, 且人力资源显现出“只出不进”的单向流动趋势, 纷纷从档案部门流向其它领域。许多档案专业毕业生毕业后, 不愿意在企业档案馆工作, 或迫于毕业时的就业压力而非工作理想而勉强在企业档案馆工作一段时间, 积累一定的工作经验后, 再跳槽到其它岗位, 表现出“骑驴找马”的状态。

上述现象的存在, 主要原因在于社会档案意识淡薄、企业档案人员不被重视、企业档案馆的工作氛围不够活跃、以及传统的档案管理体制僵化落后等。这些因素直接导致企业档案馆在人才市场上缺乏吸引力, 难于引进人才, 更别说引进高层次人才, 进而引发企业档案馆的一系列发展难题。长此以往, 企业档案馆的发展将面临极度危险的境地, 势必会影响企业整体发展。

2.企业档案馆人力资源建设的新思考

面对知识管理时代的来临, 传统的档案人力资源管理方法已经远远跟不上时代发展的步伐。在当今环境下, 企业档案工作如何迎接知识经济时代的挑战?档案人员作为企业档案馆实施知识管理的核心, 如何才能成为优秀人才?我们应该关注现实展望未来, 重视人的力量, 采取新的举措, 用新的思维、方法和观念去重新构筑企业档案馆的人力资源建设体系。

2.1企业档案馆首先要深入领会知识管理的内涵, 重视人的作用, 注重对人才隐性知识的挖掘。

人是具有思维和创新能力的高级智能动物, 是运用其它资源要素的主导者, 是各种资源配置的决策者和实施者, 是物质财富和精神财富的创造者。在传统年代, 档案管理员主要是作为一种劳动力, 从事一些机械性的实体物质的保管工作, 扮演着典型的“守门人”、“保管员”的角色。而在知识管理年代, 档案管理员已经转变成为建设和开发档案知识的人;是作为智力资源的载体的人。进一步讲, 档案管理员已经成为了企业档案馆发展所不可或缺的最为重要的资源;是推动档案部门发展的所有因素中最活跃最积极的一个力量。当档案管理员的积极性、主动性和创造性得以充分发挥时, 必然会创造出更多的财富。因此说, 企业档案馆知识管理的内涵, 就是指企业档案馆的发展, 应以档案管理员的发展为基础, 重视档案管理员在档案馆发展过程中的重要作用。

领会企业档案馆知识管理的内涵, 重视档案管理员的作用, 关键是要重视和发挥人才的作用。因为富有优势的档案人才资源更是构筑现代型企业档案馆的基石。重视人才, 则是指重视将人才的才能加以最大限度的挖掘和加以最大程度的利用。随着人才的自由流动和人员的新陈代谢, 企业档案馆必须感受到留住“知识”的重要性, 而企业档案馆对员工隐性知识的挖掘和共享可以说是对人才流失的最佳的且是唯一的补救措施。

2.2企业档案馆应健全管理制度, 坚持人本管理, 注重人文关怀, 实现人性管理, 建立和谐发展的工作环境。

人本管理就是以人为中心的管理, 即把人看成是管理的根本、核心, 确立人在管理中的主导地位, 一切管理都要从人出发, 在管理中发挥人的主导作用, 实现管理系统的目标。其主要特征表现在:主人管理、人性管理、能级管理及激励管理四个方面。企业档案馆树立“人本管理”的管理思想, 首先要确立档案管理员在企业档案管理中的主导地位, 尊重档案管理员, 把档案管理员看作档案管理乃至整个档案事业的主体和核心, 继而围绕调动人的积极性、主动性和创造性去展开企业档案管理的一切工作。企业档案馆应把档案管理员的个人发展作为整个企业档案馆发展整体的一部分, 把档案管理员的个人成长与企业档案馆的发展有机的结合在一起。

同时, 企业档案馆在制度化管理的同时, 要注入人情化手段, 在管理中尊重他们的价值, 时刻以人为本, 以多样化的形式营造企业档案馆的人文氛围。管理者要关心员工, 尽力改善工作环境, 提供条件, 满足个人发展期望和精神需求。

2.3企业档案馆应加强部门文化建设, 促进成员之间知识有效共享, 加强员工培训, 构建学习型档案馆。

知识管理的核心目的不是仅进行知识的获取和存储, 而是要进行知识资源的高度共享。知识资源只有通过充分有效的共享才能最大限度的发挥它的价值。一般来讲, 知识共享可通过联谊会、座谈会、实践团队、网络论坛以及公告板、宣传栏等手段实现。这些具体途径的实现相对来说并不难, 但如何把知识共享的理念变为企业档案馆全体员工的共识, 让全体馆员都能主动积极有效的进行知识共享则是企业档案馆能否有效对员工实施知识管理的关键。任何一项管理制度的实施, 必然首先从思想文化方面进行改革和宣传教育。因此, 解决这个矛盾的最主要的途径就是从思想上对员工进行统一, 建设全体员工认同的档案馆文化。企业档案馆文化代表着整个档案馆的事业观和价值观, 同时也是档案馆成员开展一切活动的指导思想。当企业档案馆建立起了一种开放、信任、分享和和谐的档案馆文化时;当企业档案馆形成了重视知识、共享知识和创新知识的档案馆文化时, 档案员工才愿意积极主动的去与其他成员交流分享自己的知识和经验教训, 积极主动的去获取知识、利用知识、共享知识和创新知识, 而不是因惧怕合作惧怕竞争惧怕对手而垄断自己的知识。同时, 企业档案馆还应建立起一种以鼓励不断学习和创新为主题的档案馆文化, 树立员工“终身学习”的观念, 构建学习型档案馆。在如今社会飞速发展和知识快速更新的时代背景下, 唯有不断学习, 才能适应时代要求, 永葆发展活力。

2.4企业档案馆应改革传统的考核体系, 完善以知识贡献大小为标准的评价机制和激励制度。

建立起完善的以知识贡献大小为标准的考核体系是企业档案馆顺应知识管理时代潮流对人力资源实施有效管理的一个重要内容, 也是企业档案馆建立知识管理体系的一个重要环节。在日常工作当中, 企业档案馆员工对企业档案馆的发展所作出的贡献涉及到两个方面, 一方面是显性贡献, 即岗位职责本身所赋予档案管理员应尽的责任和该做出的业绩, 比如利用所学专业知识进行档案的正确整编、分类以及上架、下架、借阅等分内之事;另一方面是隐性贡献, 即档案管理员自己主动自愿为企业档案馆的发展所做出的基于岗位职责之外的贡献, 比如档案管理员对档案馆发展所做出的思考、提出的建议、将自己的经验心得通过各种方式与员工分享、在工作程序上创新了工作思路和方法、为完善提高自己的业务知识而进行学习以及发表论文等。然而在企业档案馆对员工传统的考核评价体系中, 档案馆往往只是注重了对员工看得见摸得着的显性贡献去定量考核和评价, 而忽略了对员工涉及隐性贡献方面的考核和评价, 以员工是否有效履行岗位职责为唯一考核依据和标准。很显然, 这样的评价体系对员工来说是片面的, 不公平的, 也不利于激发员工工作的主动性和积极性, 极大程度的阻碍了企业档案馆的长远发展。

对档案管理员自愿的额外的隐性知识贡献大小的考核, 企业档案馆首先应完善薪酬管理制度, 坚持定量与定性相结合的考核制度以及运用特殊奖励制度等, 充分尊重档案管理员的知识劳动成果, 将档案管理员各方面的知识成果看作企业档案馆整体成果的一部分, 并给予相应档案管理员充分薪酬激励, 达到档案管理员愿意主动贡献自己的智力资源和知识资源的目的。通过知识共享和档案管理员对知识的吸收与再创造, 在企业档案馆内部形成新的更大的生产力, 从而推动企业档案馆的良性发展。其次, 企业档案馆除了对档案管理员进行必要的薪酬激励外, 也应完善以知识贡献为基础的精神激励制度。对那些为企业档案馆的发展做出较大知识贡献的员工, 可根据其具体情况与个人需求采取区别对待的知识激励措施, 具体包括如下几种情形:①针对具有较强的管理能力的员工, 可采用职称或职位晋升的晋升制度来激励。②针对对自身荣誉非常重视的员工, 则可采取适当给予精神方面的表扬或给予适当名誉的方法来激励。③若员工对进一步深造学习非常重视, 则可采取为其提供一些免费的培训机会的方式来激励。企业档案馆在对员工作出激励时, 应坚持双重的升迁标准, 使档案员工明白:即使某一员工的本职工作做得十分出色, 如果他没有为与知识共享有关的工作做出贡献的话, 他将不会获得升迁的机会。对于那些不能为企业档案馆的持续和谐发展做出应有的知识贡献, 或者其所拥有的知识已经完全不适应时代需要的员工, 企业档案馆也应坚持实行淘汰制度, 促进档案管理员的合理有序流动, 确保企业档案馆持续发展所需的新鲜营养血液。

3.结语

在知识管理的时代背景下, 企业档案馆实现科学化、知识化管理的关键在于人才。面对社会的迅速发展, 企业档案馆只有正确认识档案人力资源, 重视档案人力资源建设, 并采取积极有效的管理策略, 才能激发企业档案管理员的工作热情, 逐步改变目前档案人力资源建设的落后被动局面, 从而形成一支高素质高水平的档案人才队伍, 在推进企业档案馆自身更好更快发展的同时, 能更好地为企业的发展提供高质量的知识资源服务。

摘要：在知识管理背景下, 档案管理员成为企业档案管理的核心。本文分析了企业档案馆人力资源建设现状, 并从宏观角度对企业档案馆在知识管理背景下的人力资源建设提出了几点看法。

关键词：企业档案馆,知识管理,人力资源建设

参考文献

[1]毛章勇, 冯系群.试析人本管理机制与档案部门人力资源开发[J].科技文汇, 2006, (01) .

8.知识管理型企业档案信息化建设 篇八

[关键词]企业；档案管理；信息化；信息系统

前言

当前我国许多企业对档案管理工作重视度不足，其信息化建设水平较低，不能满足大数据和互联网+时代下的企业档案管理需求，进而影响企业的快速发展。在这样的背景下，档案管理人员要转变原有的工作方法，企业也要做好档案信息系统建设，完善企业内部各类档案数据，建立数据库，为今后档案信息处理工作提供帮助。

1、企业档案管理信息化建设现状

我国企业档案信息化建设开始于上世纪九十年代，经过近30年的发展已经取得一定的成效，一些企业基本上实现了档案的信息化管理，但是还有部分企业信息化建设水平不足，无法满足信息时代下的档案管理要求，主要表现在以下三个方面：

第一，档案信息化软硬件设施配套率不高。许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。比如企业没有购进或者建立自己的档案数字化系统、计算机设备维护不及时、管理系统安全度较差等问题，为企业的发展带来巨大风险。

第二，档案信息化管理制度不完善。企业在进行档案信息化建设时没有意识到管理制度的重要性，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至来带不可弥补的损失。

第三，档案信息化管理人员素质参差不齐。目前我国许多企业档案管理人员的专业素质较差，他们大部分来自于其他工作岗位，没有经过专业化档案管理培训，对信息化操作不了解，不利于企业档案信息化管理工作的开展。还有部分管理人员管理观念陈旧，管理方法简单粗暴，精细化不足，一些信息没有录入到数据库中，无法为企业生产经营提供准确数据，影响企业的发展。

2、企业档案管理信息化建设路径

2.1建立企业档案信息系统

企业在进行档案管理时，需要建立完善的档案信息化管理系统。比如在整理、记录档案时可以依托网络信息技术，提升管理效率和管理水平，为企业各部门提供更好的档案管理服务。建立企业档案信息系统，首先要开发信息系统及配套软件，既要保证系统的信息容量，又要做好系统安全工作，实现档案管理的系统化，减少管理过程中的失误。比如硬件选择上要从质量入手，软件要从稳定性入手，遵循通用、实用、可靠、安全的原则进行信息系统建设，以保障系统建设质量。其次要提升系统的信息处理能力，使其能够结合实际录入数据定义操作模块，按照一定流程对信息进行加工处理，最终得到所需结果。最后要处理好档案信息系统个性化和通用性之间的关系，使档案管理系统能够与其他管理软件兼容，同时也要适应本企业档案管理特点，增强信息化系统的企业适应性。

2.2做好企业档案数据库建设

数据库是数据的一种集合，它能够按照一定的信息技术要求对数据进行处理，从而达到某种预期结果。企业在进行档案信息化管理时需要做好数据库建设工作，将更多数据信息纳入到数据库中，使档案信息更加完备，分析出的数据更具科学性，为企业发展提供更有利的条件。建设档案数据库时要从长远角度考虑，提升档案管理人员与信息技术人员的配合度，实现数据库的系统化发展。此外，建设人员要处理好人机交互工作，比如提升检索速度、降低查找难度、拓展数据容量等；还增强数据库运行的稳定性，避免程序错乱、服务器瘫痪等问题，为企业提供更有效、更便捷的档案管理服务。

2.3制定档案信息化管理准则

档案信息化管理过程中需要有科学的准则进行指导，以确保各项工作的顺利开展。制定档案信息化管理准则，第一要从企业实际状况出发，使准则适应本企业档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。第二要明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。比如在建档操作准则中，要求管理人员从电子档案和纸质档案两方入手，然后按照不同档案的要求进行记录、存储与保管，最后进行分类归档。第三要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。同时相关人员也要做好兼容性与开放性工作，比如要实现管理与计算机、软件、网络三项工程的融合，充分吸收以往档案管理经验，提升管理准则的科学性。

2.4培养档案信息化管理人才

企业档案信息化建设中需要有专业化人才作为支撑，但现实中许多档案管理人员专业素质较低，无法满足信息化建设需求。加强专业化人才培养，首先要转变管理人员的思想，提升他们对信息化技术的认识，在工作中能够运用计算机、软件、网络实现对档案的系统化、科学化管理。其次要培養档案管理服务型人才，未来企业发展中档案管理部门会成为一种新型服务部门，以往单纯对档案的收集、整理、归档、编目、立卷的管理方式已经无法适应时代要求，档案管理人员更多的是要考虑如何为企业其它部门提供便捷的档案搜索、查询服务，提高档案用户体验和远程服务的满意度。最后要做好档案信息系统开发维护人才培养工作，开发出更专业的档案信息管理系统，增强系统的稳定性，提高企业档案管理水平。

2.5提升档案信息化安全保障

在进行企业档案信息化建设时，管理人员要注重安全保障工作，尤其是在互联网+的时代下，各种信息的交流增多，其不稳定因素也逐渐增加。做好档案信息化安全保障工作，就要从硬件设施安全、网络安全、系统安全三方面入手。硬件设施上要加强机房环境监控，发现老化线路、问题设备时要及时更换，排除安全隐患；网络安全上要做好网络环境监测，弥补系统漏洞，时时防范病毒、黑客、木马程序的攻击，将档案信息化管理网络风险降到最低；系统安全上要建立用户访问权限平台和日志文档中心，让用户通过身份验证进入系统，限制非法用户访问。日志文档的建立可以帮助管理人员追踪突发事件，提升系统的安全性，最大限度防止档案信息泄露问题的出现。

3、总结

综上所述，企业要想提升档案管理的信息化建设水平，就要建立相应的档案信息系统和数据库，制定出科学的信息化管理准则。此外企业还要培养专业化的管理人才，在档案管理过程中能够严格按照相关流程进行操作，确保档案数据的真实性和有效性，增强档案信息的安全度，为今后企业的进一步发展奠定良好基础。

参考文献

[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014，08：184-187.

[2]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014，03：32-36.

9.档案管理信息化建设研究论文 篇九

档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。

2.2健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设

档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。

2.3加强档案管理信息化的标准体系建设

档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。

2.4加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设

各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。

3总结

10.知识管理型企业档案信息化建设 篇十

1．1转变思想观念

电子计算机能否在医院档案管理现代化和信息化中发挥出应有的作用，关键在于各部门主管是否能够积极的参与。若是没有知识型的领导主管人物，医院档案管理现代化和信息化建设完全流于形式，并不能起到应有的作用。因此，在档案管理工作中需要由专门的领导人员来管理现代化的医院档案。医院方面也需要不断加强医院领导部门的知识结构建设，适应社会的需求，提高档案管理水平。

1．2实现电子文件的归档

随着计算机技术的不断发展和应用，办公标准化、自动化和网络化是社会发展的必然趋势，医院在不断的发展过程中产生了大量的电子文件。医院电子文件形式包括文本文件、图像文件、多媒体文件以及影像文件等。文本文件主要是一些计算机处理的文字文件以及表格等，影像文件则主要是一些视频设备经过计算及处理后的文件。电子文件资源是档案信息化管理的主要来源资料，需要严格依照相关规定进行整理、编辑，档案需要一式三份，一份查阅，一份异地保存，一份封存保管。

1．3实现纸质档案的数字化管理

医院在发展建设中不仅存在大量的电子文件，还有很多的纸质档案文件，对纸质档案文件进行数字化管理主要是通过翻拍以及扫描的方式。翻拍即使用数字成像仪直接将装订的纸质档案拍摄为数字图像，扫描即采用扫描仪将档案扫描成数字图像，需要注意的是扫描仪无法扫描装订的病案，因此在扫描完后还需要重新装订。针对医院的实际情况，需要制作的档案数量很大，因此可采取外包公司制作。

1．4建立档案管理系统

医院档案管理系统为一个信息资源子系统，此系统的利用不仅能够节约人力，还能够提供更多的综合信息，因此医院在进行档案信息化建设中需要在规划中纳入标准化和现代化。档案的利用价值主要体现在开发大利用方面，在医院档案信息系统设计中需要充分考虑到医院人员的工作需求，设计出高效、简便以及实用的产品。在医院档案管理现代化和信息化建设中，各部门之间也需要相互合作，医院信息及档案管理系统主要由信息科和综合档案室两部分组成。在平常的工作中，两个部门往往出现重复工作的.情况，产生极大的浪费，因此两部门之间需要进行合作，更高效的整合档案资源，避免重复性建设。

1．5加强管理人才的培训

医院档案管理人才是实现档案管理现代化的前提，目前很多医院的档案管理人员都是身兼数职，本身对于档案管理工作内容知识不太了解，不利于医院档案管理现代化和信息化的建设。医院需要对现有的医院档案管理人员进行培训，提高管理队伍的素质结构，也需要制定档案信息化建设的短期目标和长期规划目标，争取医院的大力支持，为医院档案管理工作提供更多的人才，对现有的档案管理人员进行培训，使档案管理人员能够系统的全面的相关知识，提高医院档案管理工作的工作水平。

2结束语

11.浅谈企业档案管理与知识管理 篇十一

关键词：企业档案管理知识管理人员素质

档案作为记录人类历史的文件，在人类社会中起着非常重要的作用。对于企业档案是记录企业各项活动，存储各类信息的主要载体，是企业不可再生的资源和财富，是企业重要的知识资源。随着企业信息化进程的推进，在企业档案管理工作中，引入知识管理的理念为企业档案现代化管理带来新的发展契机。

1、企业档案管理与知识管理

1.1、企業档案管理

企业档案管理不仅是积累和保存了企业知识，维护着企业发展的真实历史全貌，而且在保护企业的合法权益不受侵犯和保护企业核心竞争力等方面也起到了重要作用，是企业知识资源管理的重要手段。就是说，企业档案是企业重要的知识资源，而企业档案管理就是对知识资源的一种管理活动和过程，包括对企业文件的形成、收集、筛选、整理、归档的监督和控制，及其对档案的整理、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。

1.2、知识管埋

知识管理是应用现代信息技术对知识进行积累组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识分为显性知识和隐性知识两个方面。显性知识的来源于组织在自身各项职能活动中直接形成的文件、档案以及外来的文件、资料，而这些文件、档案属于知识的范畴，是档案管理和知识管理共同的管理对象。隐性知识是大量存在企业员工头脑中的知识，隐性知识是企业知识资源的主体部分。隐性知识往往具有独占性，它是企业的核心知识资源，也是企业核心竞争力的源泉。实现隐性知识的显性化、档案化，对其进行有效存储，是企业档案实现知识管理的一项重要任务。

1.3、知识管理对企业档案管理的要求

档案管理是知识管理的一个重要组成部分，作为一种新的管理理念和方法，知识管理对档案管理模式、业务流程、信息技术和人员素质等方面都有新的要求。1）管理模式。从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享；2）档案管理业务流程再造。在知识管理中把企业文件档案看作为一个不可分割的文件连续体，打破企业文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程，实现文档一体化管理；3）档案信息化。推进档案信息化建设，在网络环境下实现档案信息资源的数据库、信息库多样化管理；4）人员素质。在档案专业结构上要进行合理配置，除需要信息技术专业人员外，对档案工作人员的自身业务知识的补充和更新提出了更高的要求。要具备信息技术的使用能力，信息获取、信息分析和信息加工处理能力，这样才能胜任数字化和现代化的企业档寨管理工作。

2、企业档案管理实现知识管理的关键

2.1、在于知识的共享和创新

知识管理的核心是实行知识的共享与创新，它可直接提高企业的核心竞争力。在知识资源管理中，企业档案不只是"历史的记忆"和"原始的记录"，不仅仅处于"备查、待考的史料状态"，要全面应用现代信息技术，以快速、直接、集成的方式提供服务，并在此造价值。从以档案实体的保管、利用为重点，转向以档案信息的数字化存储，网络化传输，建立综合档案信息管理系统，实现企业档案信息共享。通过档案信息管理系统平台，为企业在新产品研发及企业经营活动提供快速的、主动的、全方位的服务中心，充分发挥档案信息资源的知识价值，从而提高企业生产效率，缩短新品研发周期，助推企业的管理水平和创新能力的提升。

2. 2、在于知识的拓展

知识管理可以拓展档案管理的领域。传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件和图书等排除在管理职责之外，极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。这样，档案管理就被融入一个更广阔的活动领域，而与组织的发展战略、业务活动直接相结合，成为企业工作中必不可少的组成部分。

3、如何做好企业档案的知识管理

3.1、抓好企业档案的信息管理

知识管理的重点在于显性知识与隐性知识的相互转化。因为企业只有把国内外和自己积累的知识，通过归档、整理、提炼传递给企业员工，转化为员工的知识，并运用到每项工作中去，才能对企业目标发生作用。企业档案的信息管理主要是集中对已有的如文件、档案、电子信息等媒介载体的管理，在信息增值链上，要将数据提升为信息，并对其进行采集与选择、组织与排序、压缩与提炼、归类与导航等，对信息的外部特征的进行和组织，对信息内容进行提炼、比较、挖掘分析等进行信息管理。

3.2、实行档案数字化，服务网络化

在现伐信息技术条件下，对企业的各种实体形式文件、档案、资料等知识资源必须按照统一的和规范的格式进行数字化处理、电子化存储，整合成为知识资源库。档案数字化工作要迅速发展，档案数字化的规楱要不断扩大，档案数字化的规范要日渐成熟 ，逐渐形成档案数字化加工市场，档案数字化对象更不断丰富，不仅仅局限在档案方面，更扩展到照片、图像、录音、录像、缩微胶片等不同种类，载体档案的数字化。只有数字化的信息和知识，才能不受时间和地点的限制，及时地提供服务。并要构建综合办公自动化平台（OA系统），推进文档一体化的实现，建立档案数据库，实现档案的网络化服务。

3.3、培训档案管理队伍，提高人员素质

推进档案知识管理的关键是人才。档案管理拓展为知识资源管理之后，原有的档案人员从档案的保管者转变为知识资源的管理者和提供者，其工作性质、内容和方式都发生了根本转变，对其能力和素质提出了更高的要求。首先，要求能熟练地运用现代信息技术，能够采

用计算机和网络技术来改进档案管理手段。其次，能够积极了解想要获得知识的人员和部门的要求并帮助他们有效获取所需的知识和技巧。三是，能积极通过文件收集、借阅等服务主动引导各知识的拥有部门提供他们的独有的知识，而不仅是提供工作活动中形成的文件材料，进而丰富档案信息资源，提高知识资源的质量。四是，通过档案内容的研究、编辑、开发利用档案中蕴涵的知识，力求知识最优化地再利用。五是，档案人员还要不断地参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，才能适应社会发展的客观需要。

结束语：知识管理是企业管理未来的发展方向，是运用集团的智慧，提高企业应变能力和创新能力的手段，用知识管理思想改变传统的企业管理模式--档案管理模式是档案工作顺应时代发展趋势的明智之取，有事档案事业在现有管理条件基础上实现跨越式发展的必然选择。

参考文献：

[1]黄世酷.档案管理与知识管理（之一）[ J ]. 档案管理，2007（4）

[2]黄世酷.档案管理与知识管理（之二）[ J ]. 档案管理，2007（5）

[3]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究[ J ].山西档案，2008（1）

12.谈煤炭企业档案管理信息化建设 篇十二

一、煤炭企业档案管理信息化的必要性

企业档案管理对煤炭企业发展来说是一项必不可少的手段。企业档案对企业的权利的维护和利益保障都起到关键作用, 档案必须具备真实性, 准确的反映出一个企业发展历程和经营状况, 是煤炭企业经营的重要资料。为了提高档案管理的水平, 中央下达的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确表明档案管理信息化建设的目标和任务。希望企业能够提高档案管理建设化的水平, 按照统一标准, 对档案管理进行安全保密、分级建设和统筹规划, 进一步规范档案管理信息化的建设。

二、煤炭企业档案管理信息化存在的问题

(一) 缺乏对档案管理信息化的重视, 档案使用效率普遍不高

煤炭企业以生产为工作重心, 容易缺乏对档案管理的重视, 在缺乏重视的情况下, 档案的使用效率也大大降低。部分企业单一的储存档案, 在档案的使用上并没有突破传统的格局, 档案管理信息化的水平不高。有些企业对档案的效益了解甚少, 重视程度不高, 将更多精力投入到其他项目中, 严重阻碍档案管理信息化的发展。

(二) 档案管理制度存在不足, 档案收集效率低

在煤炭企业档案管理工作中, 档案管理制度上没有明确各项部门档案管理的分工, 缺乏专职档案管理人员, 档案管理权责关系混乱。档案管理考核检查工作不到位, 没有相关的成文规定, 档案管理制度存在严重的漏洞, 权责不明, 管理人员疏于管理, 工作积极性不高也会造成资料的收集效率大大降低, 为档案管理工作带来一定的难度。

(三) 档案信息化管理设备投入少, 管理水平较低

在个别煤炭企业生产运营中, 在档案管理工作上并没有完全分层次设置专职的档案管理人员, 大多数文秘身兼档案管理员的职位, 在档案管理上缺乏专业性。个别企业在档案管理用房上, 为了不妨碍日常办公, 档案管理室并没有明确的与办公用地分隔开来, 缺乏标准化管理。同时对档案管理信息化设备的投入不足, 导致管理及时相对落后, 不利于档案管理信息化的建设。

三、提高煤炭企业档案管理信息化的对策

(一) 完善企业档案管理制度, 保障档案管理信息化建设

传统的档案管理制度已不适用于当代企业的对档案管理信息化的要求。因此, 从标准化的层面对现有的档案管理制度进行完善。设立企业数据库, 与企业的管理系统相接轨。对数字化的档案保存必须确立明确的标准, 在标准化管理的情况下, 使得档案从收集, 保存和使用都有明确的记录, 保障档案管理信息化的发展。因此, 从标准化和数字化的角度出发, 完善企业档案管理制度, 更好的符合煤炭企业现代化的发展。

(二) 提高对档案管理信息化重视程度

社会意识确定社会存在, 同样在档案管理信息化管理上, 企业对档案管理的重视程度直接决定了信息化建设实施的力度和管理信息化的程度。煤炭企业高层管理除了要重视生产工作外, 也不能忽视档案信息化管理工作。将档案信息化管理的口号付诸行动, 从实际行动上实现档案信息化管理, 做好资金、人才、设备等方面的准备, 同时也要提高日后对档案管理工作重视, 及时对档案管理工作进行反馈, 适当的对管理工作进行考核评价, 给予档案管理信息化工作充分的支持。

(三) 加快培养档案管理信息化人才

煤炭企业不仅要提高对档案管理工作的重视, 还能需要在档案管理信息化的要求下对其配备相适应的档案管理信息化人才。档案管理信息化的建设, 要求档案人员能够具备相适应的技术操作能力, 如计算机操作能力、信息处理能力、设备维护能力等。因此, 为了确保档案管理信息化标准有进一步提高, 企业需要对各方面的专业人才进行培养, 加大资金投入力度, 完善企业内部档案信息管理工作。通过人才招聘培养, 进一步完善档案管理信息化建设。

(四) 提高煤炭企业档案管理水平

现代化步伐不断加快, 同时也要求煤炭企业档案管理模式实现信息化的转变。除了要求有先进的设备和技术外, 对企业档案的管理方式也需要进行相应的转变。对于纸质的档案资料, 基本上采用人工操作的方式, 管理人员在严谨负责的态度下完成档案工作基本上不存在什么问题。针对那些信息化的电子档案、声像等档案, 在管理上则需要依靠计算技术、网络技术、声像技术等, 通过现代化的手段对档案实现信息化的管理。煤炭企业在现代化的要求下, 对档案管理所需的设备、操作技术能够给予相应的重视。尽可能的通过机构设置的调整发挥档案管理信息化的作用。煤炭企业还需要根据时代发展的要求, 及时对档案管理技术和设备进行更新, 更好的实现煤炭企业档案管理信息化建设。

四、结语

煤炭企业档案管理对企业的发展有着重要的作用, 在现代化的推动下, 对档案管理要求也向科学化、信息化的转变, 实现企业档案信息化管理不仅可以及时为企业发展过程中提供重要信息, 还能为企业带来相应的经济效益和社会效益。

摘要：对企业档案管理信息化建设有利于提高企业工作效率, 有效掌握企业的运营情况。结合档案管理信息化建设的必要性, 分析档案管理信息化发展的存在问题, 提出相关对策推动企业档案管理信息化建设。

关键词：企业,档案管理,信息化,对策

参考文献

[1]江岩.档案信息化建设中需要注意的问题[J].中国管理信息化, 2012 (13) .

[2]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].商业经济, 2011 (12) .

13.知识管理型企业档案信息化建设 篇十三

【摘要】“三严三实”所提倡的“严以修身、严以用权、严以律己；谋事要实、创业要实、做人要实”，是党员干部最为基本的做人准则和政治品格。对于高校干部档案管理而言，“三严三实”可作为其在现阶段进行思想干部作风建设和思想政治建设的理论支撑。以此为背景，文中尝试分析开展“三严三实”对高校干部档案管理信息化建设的促进和辅助作用。

【关键词】三严三实；高校干部档案；信息化建设

作为高校的基础性工作，高校干部档案管理工作在校园文化传承及高水平大学创建中所起到的作用日渐凸显。建设高素质、高质量的高校干部档案管理者团队是高等教育有序发展的重要推动力。当前党内掀起的“三严三实”理论学习高潮，以总书记所提出的“严以修身、严以用权、严以律己；谋事要实、创业要实、做人要实”作为高校干部档案管理工作转型所依靠的理论和思想依据，同时促进和辅助高校干部档案管理人员队伍综合素养的提升，尤其是对塑造高校干部档案管理干部形象，改善其工作方式，改变其工作作风和理念等方面能起到极为重要的促进意义。

一、高校干部档案管理工作目前存在的问题

（一）工作认知错误，队伍素质不高。并非所有的高校都重视干部档案管理工作，部分高校领导者认为所谓的干部档案管理仅仅是将证明材料收集起来，只有在干部提拔和调整时才有其工作的“价值”，日常此项工作用处不大，无足轻重。此种思想不仅仅会导致干部档案工作被边缘化和被弱化，还会影响到高校干部档案管理工作人员对自身认知及对岗位责任、职业道德等的履行。

目前高校干部档案管理工作团队存在着人员数量不足、学历不高、人员老化等问题，诸如此类的问题较为普遍，很多高校干部档案管理工作人员并非科班出身，其承担的档案管理任务和自身的专业技能实际匹配度有限，比如负责高校干部档案管理的档案员，在部分高校中还需要兼职组织人事部门的工作，如此，档案员的工作精力被分散，无法保障充足的时间和创意做实和做细干部档案管理工作。此外，学校定期进行换届调整，兼职和专职的档案员在每隔一段时间之后都有可能出现岗位调整或者工作调整，在调整中不排除存在因工作交接衔接度不够精准而导致资料缺失的问题。这对干部档案工作、干部档案的稳定性及连续性都会产生影响。

（二）档案信息精确度不足，复合型人才匮乏。高校干部档案馆档案信息虽然与学生相比不甚庞大，但是其所聚集的档案同样需要精细化管理，并保障数据资料的精准化。然传统管理方式多以纸质档案的辅助查询、保存等为工作内容，一则纸质档案查询起来耗费的时间和人力较多，二则长期翻查容易加剧档案的损坏率进而影响档案的完整性。目前部分高校虽然尝试使用信息录入方式，但是由于对此方面的重视度不足，很难保证录入数据的精准度。此外，数据库的不完整和不准确，降低了数据的查准率和查全率。信息数据更新速度慢和难以及时修改，都无法切实反映客观问题。目前很多高校的人事部门分别使用三种功能软件处理人事档案、工?Y调整和职称评审三种工作，对于软件相互之间的不兼容却相对忽视，这也变相导致三种需求难以互为辅助，在问题处理时难以共享信息等。

对于档案功能相对单一的问题，实际这与高素质复合型人才的缺乏密切相关。假使干部管理负责人员普遍存在开拓精神缺乏、观念陈旧、知识老化和狭窄等问题，即便是高校建立了档案信息化管理系统，也不能保障其使用效率和有效性。

二、“三严三实”促进档案管理信息化建设

（一）强化档案规范化管理，保障工作流程标准化。高校干部档案的标准化、规范化建设需要以标准的管理程序及方案作为辅助，并促进档案工作的现代化转型。在此过程中高校按照自身实际情况可由校领导组织并建立统一的档案信息录入标准和管理规章制度，各方面合理分工、密切合作，将档案信息化目标分解成不同阶段、不同时期的具体执行目标，阶段性实施，进行档案信息资源共享与整合，重视干部档案信息化管理的产出效应及应用效应等。

档案管理的网上查档便利性和管理规范性要求目标标准必须明确，管理规章制度的建立必须覆盖到技术方法体系、档案信息资源的构建、程序体系，档案管理系统的安全运行制度，重要档案查询权限以及无纸化档案运用制度等方面，干部方案的管理实际也需要融合高校已有的各类相关资源，获取其支持和辅助，甚至可尝试与高校档案资源数据库的运用挂钩。

（二）强化数据库建设，重视并保障档案安全风险。高校干部档案数据库的建立需要干部档案的基本信息，如干部任免奖惩、年度考核、党建信息、职务、职称、学历学位、入党时间、参加工作时间、出生年月、性别、姓名等。以上信息可从纸质档案中提取。在电子档案制作的过程中，可直接从已有档案管理信息系统中自动或者人工生成多媒体文件、电子文件、各类电子表格等。数字化档案的设计及制作可借助现有干部档案中的部分纸质材料，在数码相机和电子扫描仪的辅助下经过数字处理后形成数字化档案。如此可延长纸质档案的寿命，增加其检索便捷性，提升纸质档案的重复利用率和完整性。

为保障档案信息化建设的安全性，可从网络传送过程及软件管理两个层面入手，保障信息的不泄露和完整性。在满足档案信息需求并进行档案信息服务的供应时，以系统用户安全管理为抓手，以合法用户是否在系统设定的合法权限范围内合法、安全操作为衡量标准，预防信息被窃听和非法用户进入。可使用身份认证、防密码偷窃和加密等技术来提升档案信息系统的安全性。对于非法操作和用户越权操作等情况，可从落实内部安全管理措施和制度范畴切入。

灾难备份、加密、隔离等手段均可用于干部档案数据安全管理领域，隔离可用于杜绝无权用户的尝试进入系统，物理隔离的方式可用在绝密数据和保密数据的保护范畴，加密手段可用在文件系统、硬盘、数据范畴，以增加档案系统存储复杂性，定期实施的异地数据备份可避免因为自然灾害导致数据信息的不完整及不安全。

三、“三严三实”对档案管理信息化的辅助作用

（一）严格鉴别提升归档质量，稳定队伍提升业务素质。高校干部档案管理工作的动态性要求管理者必须严把材料的入口关，加强鉴别和审核新归档的材料。逐份核对接收材料，及时发现材料的手续不完备情况和前后矛盾，及时解决问题，重点审核干部的三龄两历一身份信息，审核完毕之后必须经过本人签字确认和部门把关盖章才能存进个人档案，以维护干部档案的规范性和真实性。以“三严三实”专题教育作为契机，强化专兼职档案员培训，努力提升档案队伍业务能力和思想素质，引导并教育档案人员领会“三严三实”丰富内涵和重大意义，精准把控“三严三实”时代要求，参悟干部档案管理中“三严”“三实”之间的关系，找准管理中“不严不实”的根源，聚焦“担当、干净忠诚”，从“实”处着手，从“严”要求，以实而又实、严而又严的作风努力提升干部档案管理工作的创新性。

（二）夯实管理基础，确保依法治档。在践行“三严三实”要求的过程中，切实提升兼职档案员管理干部档案的自觉性，畅通档案信息收集的渠道，融合集中收集、定期收集、经常性收集三种模式，尽可能最大范围收集、整理并及时移交和更新资料，保障归档材料的完整齐全。落实奖惩制度和岗位责任，将兼职档案员干部档案的收集成果和表现纳入考察范围中，以此调动兼职档案员工作的主动性和积极性。

完善干部档案信息建设的“三合一”制度，运用法律手段推动干部档案信息化管理建设工作，努力规范查借阅、保管、传递、整理、审核、接收、收集工作流程，做到有规必依、有章可循，以此提升干部档案管理的水平，保障干部档案管理的制度化。

【参考文献】

14.知识管理型企业档案信息化建设 篇十四

论文关键词：档案；管理创新；信息化

一、工程档案概念

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录就是工程档案。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，含准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

二、工程概况

芜湖电厂五期工程2008年12月31日以发改能源[2008]3704号文获国家发改委核准，于2009年8月8日高标准开工建设，2010年12月24日，#1机组顺利完成168小时满负荷试运行，实现了“厂用电受电、锅炉水压、汽机扣缸、锅炉点火、汽机冲转、并网和168h满负荷试运”等“七个一次成功”，提前跨投产发电，成为中电投集团公司装机容量突破7000万千瓦的标志性机组。芜湖电厂五期工程由中国电力国际有限公司独资建设。委托管理单位为中电投电力工程有限公司，主体设计单位为华东电力设计院，监理单位为长春国电监理公司，调试单位为安徽新力电业科技咨询有限责任公司。#1至#5标段分别由安徽电建二公司、上海电建、东电烟塔、安徽电建一公司、安徽水利负责。锅炉、汽机、发电机分别由北京巴布科克·威尔科克斯有限公司、东方汽轮机有限公司和东方电气股份有限公司制造生产。

三、工程档案现代化创新管理

1.落实项目档案领导责任制，建立健全工程档案管理组织和管理制度并监督有效运行

（1）统筹部署，完善体系制度。芜湖发电厂成立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、各主要参建单位领导组成的档案管理领导小组。并按照统一领导、分级管理的原则，建立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、监理单位及参建单位档案主管组成的档案管理网络。负责各职责范围内档案的收集、整理工作，并确保归档资料的完整性、真实性和准确性。芜湖发电厂和工程公司芜湖项目部以国家、行业有关档案管理规定为依据，结合项目档案的归档要求，以文件形式编制并联合下发了《工程档案管理实施细则》，规范了各参建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。

（2）建立现场办公制度。档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考性资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对工程档案业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与各参建单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到各参建单位的好评。

（3）建立资料归档会签制度。工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。

拓宽新领域，扩大收集范围；对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。

2.稳定档案管理人员，不断提升档案业务技能

在工程建设期间，为提高大家的档案意识和档案管理知识水平，定期对各参建单位档案人员开展档案知识专业培训。稳定档案人员队伍，保证档案管理的延续性档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作持续稳定发展。同时，要加强对现有档案人员的继续教育。工程公司采取“请进来指导、走出去学习”的方法，组织档案人员通过调研、现场观摩、培训等方式提升自己的专业技能和业务水平。本项目参建单位较多，资料员的管理水平也参差不齐，针对这一情况，安工部与信息部门联手进行基础培训，组织了七次PAP管理软件培训班；努力推行PAP管理软件的全面运行。在项目建设过程中，曾多次邀请集团公司、中电建协、中电国际和工程公司的专家来到芜湖项目进行培训指导；分4次派出管理人员赴上海、北京、长沙等地参加培训、学习，回来后及时组织参建单位宣贯、培训用于施工过程中，从而更有效的确保归档文件材料的案卷质量。强化过程控制，梳理归档流程，严格把关审查归档文件，确保归档文件质量关为加强工程档案的管理工作，芜湖发电厂五期工程推行“合同管理制、建设监管制”，为工程档案的超前控制创造了良好的外部环境。工程档案管理人员从“立卷型”转变为“管理型”，由原来的档案人员集中收集档案材料、统一整编变为分级管理，谁形成、谁负责收集整编。由于工程建设周期长，所有的招投标工作、签订合同、设备文件的到货都是陆续完成的，为切实做到工程档案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定统一标准，使档案工作有章可循。根据档案管理必须与建设同步的原则，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。各参建单位进场时，便将相关管理制度和标准及时贯输到各施工单位，要求把工程档案管理纳入工程建设计划和有关档案管理人员的岗位职责，努力实现档案资料的“精细化”管理。对文件资料内容的字体、字号、行间距、编号等统一标准，并要求所有工程文件必须使用激光打印机打印，所有签名为黑色碳素墨水书写。

各专业根据评定标准以及本项目的实际情况，下发单位工程一览表，并且统一了施工技术记录、工程联系单、设计变更单等施工文件的表式以及卷内文件排序。

（2）严格过程管理，为编制高质量竣工资料打好基础。明确要求各参建单位工程文件的形成、积累、立卷和整理必须接受各管理单位的统一监督和指导，统一使用PAP软件以便于沟通，工程文件闭环后三天之内将电子版挂接到PAP中，文本和电子版一并产生，工程公司和监理公司对文件的规范性进行审核，发现问题及时通知施工单位整改闭环，这样把工作量消化在常态管理中，大大提高了竣工资料组卷和审核速度。

（3）加强设备文件完整性管理。设备资料的收集工作由设备代保管负责，再由工程公司物资主管确认，收集完整后交由工程公司资料员进行分发、组卷、归档。凡发现设备材料不齐全，签字、盖章不规范等均做好记录由物资专业协助代保管单位进行催要、完善。

（4）加强设计变更的管理。由于专业多，反应变更的形式也多样。我们要求各施工单位按专业对所有变更文件（如图纸会审、成品确认单、工程联系单、工地代表修改通知单、设计变更申请（联系）单等文件）一一整理并进行反馈，并在单位工程一览表中反映出跟本单位工程有关的所有变更。

（5）加强竣工草图的管理。要求施工单位专业技术人员根据现场实际情况编制竣工草图，在每一份竣工草图后附上本卷册编制说明以及有关变更文件的复印件，要求监理和管理公司专工对竣工草图进行审核。努力做到图实相符。

（6）把好审核关。组卷前共召开了七次竣工资料专题会，对归档范围和组卷顺序作了明确规定，要求各参建单位上报竣工资料移交计划；对竣工文件的质量，采取严密的审查流程，将竣工资料按单位工程落实到责任人。做到每一份文件在专业管理、资料管理上均有专人负责。规定每一卷竣工资料中均付上“竣工资料预检/复检情况表”，各环节审核人员进行确认签字。将存在的问题及时反馈给施工单位进行整改，以保证竣工资料的准确性、齐全性和完整性。

（7）把好整改关。认真对待各种形式的指导、检查，对其产生的不符合项，不间断地进行跟踪管理，要求施工单位自查、复查，落实整改措施，将整改问题解决在组卷之前；本项目共形成不符合项报告十六份，不符合项99条，均已进行了整改闭合。

（8）做好竣工图的管理。多次向华东设计院发出工程联系单，对竣工图的出图深度、时间以及质量提出明确要求。试运结束后，项目公司和工程公司领导多次和华东院联系，要求#1机组竣工图尽快出图，2011年1月26日工程公司芜湖项目部总经理亲自将设计变更基础资料送至华东设计院。竣工图到场后要求监理对竣工图进行了认真审核并按专业出具审核报告。根据监理审核出的竣工图审查确认单小结，把需整改的详细资料用快件寄至华东院，要求设计院限期整改，同时档案管理人员将设计变更复印件插入到相应的竣工图中。

3.竣工验收备案与档案管理工作结合

工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设工程管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。

4.成果效益

15.知识管理型企业档案信息化建设 篇十五

(一) 档案信息化建设是信息化时代的必然要求

信息技术应用到档案管理中, 为档案管理注入了新的活力。在信息社会的建设环境下, 档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体, 档案信息内容的需求更加趋向于综合化, 档案信息内容的利用需要进一步提高档案管理和服务水平, 档案资源信息化是实现档案事业跨越式发展的重要一环, 是新世纪档案事业发展的必然趋势。随着档案信息化的逐步深入, 档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。

(二) 档案管理信息化是企业加强市场竞争力的必要选择

企业档案管理信息化是企业提高竞争力的必然选择, 是现代企业生存和发展的必由之路。从企业外部看, 经济全球化与信息化呈加速趋势, 市场范围不断扩大, 竞争对手层出不穷, 科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈, 这对企业形成了强大的压力。从企业内部来看, 企业也只有不断的革新内部结构、营销方式, 才能提升企业竞争力, 提高企业抵抗外部压力的能力。这就要企业不断促进档案信息化建设, 利用信息技术, 科学合理的对内部机构进行重组、革新, 使得企业以更好的姿态迎接挑战。

二、企业档案管理信息化存在的问题

(一) 对档案管理信息化建设认识匮乏

当提到档案管理时, 不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了, 所以在实施信息化的过程中, 会遇到人为观念的影响。在现实中, 很多企业只是简单将其视为一种档案存储、使用方式的改变, 而不是一种企业管理理念的改变;事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益, 但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持, 间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

(二) 档案管理信息化全程控制不力

“信息沙滩”“信息孤岛”“信息鸿沟”等不利于企业档案管理信息化健康发展的现象大量出现。企业档案管理信息化基础工作不扎实, 粗放型的工作模式效率低下。有些企业的档案管理信息化由于建设模式封闭, 大都各自为政, 给企业档案信息资源的共享带来了很大困难。由于顶层决策者与基层业务人员缺乏有效的沟通, 使档案信息系统不能完全发挥应用功能。

(三) 档案信息化管理人员综合素质不足

随着中国企业信息化程度不断提高, 各种各样的信息系统建立起来, 其中实体文件越来越少, 取而代之是电子文件越来越多, 而企业员工该如何使用电子文件的技术水平却没有提升, 结果容易造成电子档案的流失。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力, 还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力, 更要对企业工作流程有深刻的了解, 而现有企业的档案管理人员大多不具备这样的综合素质, 只能满足传统档案管理的要求。

(四) 档案信息化建设盲目

企业档案管理在转型的过程中要有一定科学合理的标准为指导。信息化建设的规范化要求很高, 要保持各个环节的数据处理的准确性, 及时性以及可靠性。在推进企业信息化建设进程中, 软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解。

三、完善企业档案管理信息化建设的对策

(一) 转变传统型意识, 提高信息化意识

企业档案信息化是信息时代信息共享的需要, 更是加快改革开放、充分发挥档案价值、实现档案信息资源共享的战略选择。新形势开展企业档案管理信息化建设的当务之急是转变传统的管理观念, 实现观念上的现代化转变。

(二) 创新档案管理方式, 采用信息技术手段

在管理过程中, 档案管理部门必须采用信息技术管理手段, 逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度, 以尽快实现档案材料信息化管理, 积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。

(三) 培养档案人员素质, 打造精英管理团队

档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者, 其素质高低直接影响到档案管理水平高低, 因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。一方面, 提高管理人员的专业素质。在专业的技能要求上, 应培养档案管理人员的档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等。

(四) 加强规章制度建设, 提高管理工作质量

企业在档案管理信息化建设过程中, 必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度, 从而有效保障数字化档案建设安全有序地开展。首先, 建立档案管理工作制度, 明确档案管理内容和目标, 并严格按照要求进行工作;实行工作责任制度, 把档案管理工作明细到个人, 实行个人责任制, 一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。其次, 针对电子档案存在不安全、易修改等特性, 可采取以电子介质归档为主, 纸质归档为辅的做法, 将电子档案和纸质档案共同存储, 实现档案信息管理工作的高质量。最后, 要加强档案信息的安全管理工作, 不给蓄意窃密者有机可乘, 这就要求档案工作者对企业运行的各项信息系统设定防护措施和应急方案。

16.知识管理型企业档案信息化建设 篇十六

关键词：煤炭企业；档案；信息化建设

档案信息化建设主要是指在国家档案建设管理部门的协调规划与组织下，将现代信息技术应用于档案管理活动中，实现档案管理的数字化，实现档案信息资源的高效利用。加快煤炭企业档案信息化建设，有利于转变全新的档案管理模式，掌握档案信息的数字化存储并提供优质服务，从而实现档案管理网络化。在实际档案管理工作中，其管理方法和手段相对落后，导致档案工作无法适应新形势发展趋势。因此，只有加快煤炭企业档案信息化建设，才能促进煤炭企业的安全高效发展。

1.煤炭企业档案信息化建设符合时代发展趋势

原始记录性作为档案的本质属性，其信息含量已经成为档案评估的重要参数。传统的载体形式已经无法满足档案信息化建设要求，新的载体形式运营而生。因此，只有加快档案信息化建设，才能更加完善档案的分类体系。煤炭企业档案管理信息化可不断拓展档案工作的业务领域，通过传输计算机网络，高效实现档案资源配置的最优化，实现档案信息资源的共享局面。通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。

2.加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径

2.1完善档案数据库与档案网络

现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。

2.2实现优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。

2.3优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。

2.4 加强档案资源信息二次开发，建立多元化档案信息体系

档案部门充分结合档案信息，借助自动化办公系统，进行深入研究各项专题，以促进档案信息的二次开发。同时，采取多形式发布档案信息方式，比如进行建立网站等，为用户提供更多的档案资料，充分发挥档案存在的利用价值。另外，通过不断加强各种数据归档平台的开发，进行建设收藏基本目录数据库、单位基层报表、单位动态数据库等查询入口，以实现档案信息网络传输，增强用户访问系统允许的使用性能，最终集档案信息的处理、查询、传递功能为一体，从根本上提高利用者的查阅效率，最终为煤炭企业管理人员和工程技术人员提供更有利用价值的档案资料，提供更加多元化的优质服务。

2.5提升电子数据的安全性管理水平

档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。

3.结束语

煤炭企业档案信息化建设属于一个长期的过程，涉及的内容相当广泛。综上所述，合理规划各项计划，积极推动档案信息资源的利用，从根本上保障信息资源共享的实现，为企业发展提供多元化的服务。

参考文献：

[1]邵理梅. 关于加快煤炭企业档案信息化建设的思考[J]. 山东煤炭科技，2013，3（10）287-288.

[2]夏红. 对企业档案信息化建设的思考[J]. 经营管理者，2013，20（15）：263-264.